第1篇 酒店采購管理制度3
酒店采購管理制度(三)
1.制定采購計劃:
(1)由酒店各部門根據每年物的消耗、損耗率和對第二年的預測,要每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核:
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2.審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3.物資采購:
(1)采購員根據核準的采購,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應;
(2)大宗用品或長期需用的物資,要據核準的計劃可向有關的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數量、規(guī)格、品種和供貨要求;
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進采購,以保證供應:
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用
4.物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收:
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
5.報銷及付款:
(1)付款
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核,經確認批準后方可付款:
②支票結賬一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據真制支票,若由采購員領空白支票與對方結賬,金額必須限制在一定的范圍內;
③按酒店財務制度規(guī)定,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現(xiàn)款;
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必須經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必須控制在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必須憑檢收員簽字的發(fā)票或連同驗收單,經出納申核是否經批準或在計劃預算內,
核準后方可給予報銷;
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部門開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證明,及驗收員的驗收的證明,經部門經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。
第2篇 酒店采購部業(yè)務操作制度5
酒店采購部業(yè)務操作制度(五)
1、按使用部門的要求和采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質量及供方的調查表;
2、向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的安排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。
第3篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業(yè)部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應根據請購單的數量、規(guī)格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統(tǒng)一購買。
3.3辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。
3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。
3.5采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據財務要求,發(fā)票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。
6、本制度由財務部制定并負責解釋。
第4篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購員應該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產物資。
第6條 采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質量地完成工作任務。
第7條 采購員應該主動學習業(yè)務知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關規(guī)定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續(xù)。
第10條 采購員應按采購單保質、保量地進行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關規(guī)定進行驗收。
第11條 憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權限和相關程序實施采購。
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時應保持良好的精神狀態(tài),認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。
第15條 各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。
第16條 若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調查,并將調查結果報相關領導處理。
第17條 本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數 修改日期
第5篇 酒店公共用品用具采購驗收儲存及清洗保潔消毒制度
酒店公共用品用具采購、驗收、儲存及清洗保潔消毒制度
(一)采購的物品應符合國家有關衛(wèi)生標準和規(guī)定要求并應進行驗收.采購物品應做好記錄,便于溯源。
(二)衛(wèi)生用品,消毒品,化妝品等產品應有衛(wèi)生許可證號,生產日期,生產廠家及地址,保質期等中文標識,同時還應索取生產企業(yè)衛(wèi)生許可證,檢驗合格證明及發(fā)票等購貨憑據,消毒劑還應索取有效的衛(wèi)生許可批件,并做好采購記錄.
(三)采購的物品入庫前應進行驗收,出入庫時應登記。
(四)公共用品用具儲藏間應保持通風和清潔,無鼠害、蒼蠅、蟑螂等病媒生物及霉斑,不得存放有毒有害物品及私人物品。
(五)不同物品應分類、分架存放,物品距墻壁、地面均應在10厘米以上。棉織品宜存放于儲藏柜中。
(六)物品的儲藏應遵循先進先出原則,并定期檢查,及時清理過期物品。
(七)有毒有害物品應有專間或專柜存放,上鎖、專人管理,并有物品使用登記。
(八)清洗消毒間應有明顯標志,環(huán)境整潔,通風換氣良好,無積水積物,無雜物存放。
(九)供顧客使用的公共用品用具應嚴格做到一客一換一消毒。禁止重復使用一次性用品用具。
(十)清洗消毒應按規(guī)程操作,做到先清洗后消毒,使用的消毒劑應在有效期內,消毒設備(消毒柜)應運轉正常,并確保消毒時間和消毒劑的濃度達到消毒效果.
(十一)清洗飲具、盆桶、拖鞋的設施應分開,清潔工具應專用,防止交叉?zhèn)魅尽?/p>
(十二)清洗消毒后的各類用品用具應達到有關衛(wèi)生標準的規(guī)定并保潔存放。清洗消毒后的茶具應當表面光潔,無油漬、無水漬、無異味,符合《食(飲)具消毒衛(wèi)生標準》規(guī)定。
(十三))清洗消毒后的物品應分類存放保潔.已消毒的飲具應存放于保潔柜內,保潔柜應定期清洗消毒,并不得存放雜物。
(十四)各類公共用品用具更換、清洗、消毒、保潔工作按照《推薦的住宿場所用品用具清洗消毒方法》。
第6篇 j酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第7篇 某酒店能源采購管理制度
酒店能源采購管理制度
1.酒店工程部油庫根據各類能源的使用情況,編制各類能源的使用量,制定出季度使用計劃和年度使用計劃;
2.制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經理審批,同意后交采購部按計劃采購;
3.按照酒店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況,定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量,并填寫請購單,交采購部經理呈報總經理審批同意后,交能源采購組辦理;
4.超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購,必須另填寫請購單,提前一個月辦理;
5.當采購部接到工程部油庫請購單后,應立即進行報價,將請購單送總經理審批同意后,將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用,一聯(lián)交能源采購組。
第8篇 酒店采購管理制度2023
酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第9篇 酒店日常采購工作制度
某酒店日常采購管理制度
第一章 總則
第一條 為保證酒店采購工作的計劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進內部協(xié)調,加強內部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。
第二條 本《制度》適用酒店經營管理日常采購工作。
第三條 本《制度》由總則、組織機構及職責、采購工作內容、采購程序、采購業(yè)務實施規(guī)范、責任與獎罰和附則七個部分組成。
第二章 組織機構及職責
第四條 組織機構
酒店庫房部負責庫存物資管理,根據庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,導致酒店受損或無法正常運轉負責。
使用部門負責根據日常經營和管理的消耗進行科學合理預測,提報月度采購計劃需求。
酒店設立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計劃,并全面負責酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務部系統(tǒng),業(yè)務上同時接受管理公司采購部業(yè)務監(jiān)督與考核。
酒店成立定價評審小組:由采購部經理、使用部門負責人(食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負責人同時參加)、財務負責人、總經理組成,酒店總經理任組長。各酒店食品原材料固定周期內的定價由評審小組評定后執(zhí)行。
第五條 酒店采購部組織架構
第六條 采購部經理工作職責
1、負責持續(xù)完善酒店采購制度,細化采購流程,規(guī)范臺賬管理,確保采購質量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學。
2、根據公司招標管理相關規(guī)定,牽頭組織實施酒店權限內的招標采購。
3、掌握物資使用情況和庫存物資動態(tài),牽頭組織有關部門根據實際經營情況,合理、科學地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉。
4、組織實施酒店日常物資采購供應工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報經審批后實施采購。
5、建立和維護價格管理體系,定期了解市場行情和價格信息,堅持貨比三家的原則,落實詢、比、定價,控制物資采購成本。
6、開辟和維護優(yōu)質供貨渠道,落實'1+2+n'的供應商管理方式,保證供貨的及時性和質優(yōu)價廉。
7、按公司規(guī)定加強合同的管理,嚴格把關合同條 款,保證合同的正常履約,防止經營風險。
8、負責下屬的業(yè)務知識和業(yè)務技能培訓。
9、完成領導及上級業(yè)務部門交辦的其他工作。
相關權限:
1、部門備用金的支配權。
2、對采購程序執(zhí)行情況的獎懲建議權。
3、下屬考核權與獎懲權。
4、部門日常行政工作的安排。
第七條 雜品類采購工作職責
1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。
2、以采購計劃為依據,負責審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復采購。
3、堅持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價,并報相關領導審批。
4、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的物品負責辦理退貨或調換工作。
5、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
6、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。
7、根據酒店的實際經營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。
8、保質保量完成領導交辦的其他工作。
第八條 食品類采購工作職責
1、全面負責店內所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運部門工作的連續(xù)性、時效性。
2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。
3、堅持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關領導審批。
4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。
5、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的食品負責辦理退貨或調換工作。
6、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
7、根據酒店的實際經營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。
8、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。
9、保質保量完成領導交辦的其他工作。
第三章 采購工作內容
第九條 采購方案制定
采購物資要滿足使用部門對質量、數量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風險,且價格要符合市場行情,達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:
1、數量:申購數量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據上述條 件對實際采購數量進一步核算。在滿足經營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當增大安全庫存。
2、質量和價格:須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統(tǒng)一,質量必須經使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執(zhí)行價格結算,采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯(lián)系方式,堅持同等質量比價格。
3、進貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。
4、供應時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據,在供應商協(xié)議上明確約定供應時間,以防缺貨影響經營管理。
5、供應商:建立可靠穩(wěn)定信譽好的供應商檔案,確保擁有'1+2+n'的供應商資源,以公平的競爭機制實現(xiàn)優(yōu)質、優(yōu)價、及時的物資供應,除非特別采購請示,日常采購應由合格供應商供應。
第十條 采購計劃制定
采購計劃包含計劃內申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。
1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質量、數量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。
2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失,按照所負
責的節(jié)點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,其損失由庫房負責;對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺,其損失由使用部門負責;對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。
第十一條 申購
申購的分類:計劃內申購和計劃外申購
1、計劃內申購是指由倉庫按酒店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。
2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。
第十二條 采購實施
1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規(guī)模的物資)采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標采購管理制度》。
2、采購部根據分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應商發(fā)出供貨通知,并過程督進,保證及時性。
3、定價小組根據所提供的供應商資料,經多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。
4、鮮活食品每15天進行一次定價,每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調研,提供書面價格資料,經過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執(zhí)行。
5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經使用部門確認。
6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經使用部門負責人確認后(重要物質還需酒店總經理確認)方可購買。
7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經辦公室審核,然后轉采購部執(zhí)行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。
8、非采購人員通知供應商下達的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。
第十三條 付款
采購物品經庫房驗收入庫并經使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預付款除外)。月結類固定供應商付款時應注意以下幾點:
1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價格會有所區(qū)別,可以分開上報。
2、經營中的常規(guī)付款都應制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經管理公司財務總監(jiān)、總經理及董事長批準后執(zhí)行。計劃內付款各單店可直接支付。
3、對于日常付款過程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):
(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;
(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,計劃內單一事項額度超過2萬元(含2萬);
(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。
第十四條 物資進店管理
1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經理共同參加進行。
2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行,禁止供應商返利與商品加價后進店。
3、進店費用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。
第四章 采購程序
第十五條 計劃內采購程序(月度采購計劃)
計劃內采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變?yōu)榧胁少彙Ｋ械牟少徯袨槎家_賬等基礎工作的補充進行。具體執(zhí)行順序如下:
使用部門負責人→庫房主管→成本會計→財務負責人→總經理→采購部
1、各部門負責人需根據部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。
2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統(tǒng))。
3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。
4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算,并對設置原則進一步分析合理性。
5、酒店總經理對月度采購計劃擁有最終的審批權。
6、采購部依據審批后的采購計劃執(zhí)行購買,有合格供應商的通知供應商送貨,沒有合格供應商的連同使用部門共同調研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。
第十六條 計劃外采購程序
具體執(zhí)行程序如下:
使用部門負責人→庫房主管→采購部→財務部負責人→總經理→采購部購買→收貨
'采購申請單'應一式四份(見附件一:《采購申請單》)
第一聯(lián)、采購部存檔
第二聯(lián)、申請部門留存
第三聯(lián)、財務全面把控
第四聯(lián)、倉庫部門使用
各流程負責人職責如下:
1、申請部門負責人:應根據自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細名稱、規(guī)格、質量、所需數量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認。
2、庫房主管:應仔細審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。
3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調研,價格與質量要經使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門經理簽字向上一級傳遞。
4、財務負責人:對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算,簽字確認送至總經理審批。
5、總經理:對采購單有最終審批權。
6、采購部:根據最終審批下來的采購單組織購買。
7、庫房部:庫房部依據審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品,庫房部應予詳細核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。
第十七條 緊急采購程序
原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序,具體程序如下:
1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預見性事件或總經理認為緊急采購的物品。
2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經理,若總經理不在時須報知值班經理,并獲得簽字同意。
3、在采購部當班期間,緊急采購原則
上交由采購部執(zhí)行。使用部門填寫采購單(標注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務后,根據采購分工,由采購經理安排采購事宜。
(1)對于庫存商品,有固定供應商送貨的,馬上通知供應商送貨。
(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務負責人和總經理簽批后采購部取現(xiàn)金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。
4、在采購部非工作時間內,緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴格遵守相關制度和程序。
5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數量、規(guī)格及收貨時間,并經部門負責人批準后盡快轉給庫房。若庫管員當班,應通知庫管員驗貨。
6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內及時送交部門負責人、采購經理、財務負責人和總經理補簽。
7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內上報并審批完畢,借款人應確保緊急采購發(fā)生的款項在5個工作日內償還,否則財務部將會按相關制度執(zhí)行處罰。
第十八條 食品原材料采購程序
蔬菜、水果、肉類、水產等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購申報程序
1、廚房報單員每天根據營業(yè)情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數量,詳細填制'每日市場采購單'(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負責人簽字(若廚師長不在時,需指定授權人)。
2、廚房報單員在下午4:30點前應將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。
3、'每日市場采購單'具體執(zhí)行流程如下:
使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負責人→采購部→通知供貨商直接供貨
'每日市場采購單'應一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。
4、各流程負責人職責如下:
(1)廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據存量在采購單上明確所需食品的名稱、數量、規(guī)格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認。
(2)餐飲部負責人:應根據實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。
(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。
(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質量,保證及時供貨。
第十九條 食品原材料類詢、比、定價程序
1、詢價地點:
各單體酒店所在地及周邊一級批發(fā)市場。
2、詢價、定價人員:
采購部牽頭,協(xié)調財務部、廚房或員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下:供應商報價→詢價→核價→議價→定價→執(zhí)行。
3、基本報價:
每月1日、每月16日為供應商報價日,要求供應商對其負責的項目進行報價,并對部分遺漏單品進行補充。
4、詢價:
每月2日、每月17日為市場詢價日,財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發(fā)市場進行調查及詢價,并要有詢價記錄。
5、核價和議價:
根據市場調查后的情況,由采購部經理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。
6、定價:
(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發(fā)價格。
(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。
(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經理、餐飲部負責人簽字確認,財務部負責人審核,總經理審定。
7、執(zhí)行:
將最終審核后的價格交財務部執(zhí)行,財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。
8、核價周期:
(1)干貨、調料、凍品、糧油、酒水:
定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執(zhí)行日。經單店總經理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:
定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調研日。經單店總經理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十條 固定資產采購程序
各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產購置計劃,報管理公司及地產總公司批準后,按照計劃購置固定資產。預算范圍內的固定資產購置,由擬購部門申請固定資產購置,財務部門審核,酒店總經理、管理公司審批后,由采購部統(tǒng)一購置。
不可預見的計劃外購置固定資產,可以追加購置計劃,經酒店、管理公司及地產總公司批準后采購。嚴禁未經批準的預算外資產購置行為。
1、固定資產購買
采購部在購買固定資產前應進行多輪詢價、議價,提供固定資產詢價單,詢價單列明至少三家同類同規(guī)格產品價格信息,堅持同等質量比價格,同等價格比質量的原則。詢價單要附經使用部門確認的多輪報價、談判記錄。經財務核實后交使用部門確定所需資產,采購部按使用部門要求辦理采購業(yè)務。
2、固定資產驗收
購置的固定資產由資產使用部門和財務部負責實物驗收,驗收合格的固定資產驗收單由經辦人、驗收人、主管領導簽字確認后,連同固定資產購置申請、購置發(fā)票交財務部門辦理報賬事宜。
酒店財務部根據驗收單登記固定資產明細表,表上記載資產名稱、規(guī)格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產明細臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產盤點和資產調撥、報廢等工作。
第二十條 印刷品、宣傳類物品采購程序
1、定樣
(1)需求發(fā)起部門要確定印刷品的內容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經營銷部美工制定稿樣。
(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門負責人簽字認可。
(3)有關酒店經營事項的重要稿樣,還需經酒店總經理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。
2、申購
(1)需求發(fā)起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質要求。
(2)采購部經理根據附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。
3、下單
根據已審批的印刷品申購單,采購部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應協(xié)調過程中溝通和打樣,經美工認可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。
4、收貨
(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關部門簽字審批后的樣品予以驗貨。
(2)對于供應商送交庫房的印刷品,收貨部應予詳細核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。
5、對于過程中品質把關不嚴,造成低質物品進店,由各個環(huán)節(jié)相關人員承擔責任與損失。
第五章 其他相關工作規(guī)范
第二十一條 采購業(yè)務的相關工作
當訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。過程中出現(xiàn)以下問題應規(guī)范操作。
1、采購訂單取消。分為以下兩種情況:
(1)酒店取消訂單:
如因某種原因,酒店根據需要取消己發(fā)出之訂單,采購部應規(guī)避供應商可能提出的賠償,制定預案并及時談判,爭取雙方均不造成損失。
(2)供應商取消訂單:
如因某種原因,供應商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部一方面要第一時間補充其他供應商并立即通知需求部門,保障酒店利益。另一方面在供應商評價中給予降級等處罰,根據規(guī)定相應降低該供應商的送貨比例。
2、違約管理:在合同應寫明詳細的違約責任,若供應商違約要嚴格按合同相關違約條 款執(zhí)行,保證酒店利益。
3、基礎資料管理:
所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購物資信息庫。(見附件六:《采購物資信息庫》)
第六章 責任與獎罰
第二十二條 采購責任與義務
采購人員的責任與義務包括但不僅限于:
1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規(guī)、違紀現(xiàn)象發(fā)生。
2、定期執(zhí)行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規(guī)。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現(xiàn)象發(fā)生。
3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質量優(yōu)良、價格合理、數量適當、到貨準時,無人為原因影響經營正常進行。
4、堅守廉政條 約,無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經濟損失的行為發(fā)生。
5、開展市場調查研究,不斷開發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應達到'1+2+n'的供應商積累和動態(tài)管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。
第二十三條 相關獎懲
1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現(xiàn)或已實現(xiàn)的利益,酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎勵。
(1)完善'1+2+n'的合格供應商資源,并有效展開競爭管理;
(2)開辟新的供應渠道,帶來更優(yōu)性價比的物資來源;
(3)價格獲得同區(qū)域優(yōu)勢,并規(guī)范管理信用,獲得供應商的額外支持;
(4)價格預測超前準確,并進行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。
(5)其他公司認定的情形。
2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經濟或名譽損失的。根據情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經濟處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責任:
(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正?；顒拥?。
(2)私自接收或向供方索取財、物的。
(3)接收財、物后未主動上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。
第七章 附則
第二十四條 本制度由公司采購部負責解釋、修訂和補充。
第二十五條 本制度由公司采購部監(jiān)督各級采購部門實施。
第二十六條 各酒店可依據本制度結合實際情況補充制度細則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。
第10篇 酒店集團采購供應工作管理制度
為了提高管理水平,加強控制,節(jié)能降耗,爭取最大盈利空間,必須加強食品原材料、酒水飲料和物品的計劃、信息、詢價、采購、驗收、存儲、領發(fā)、報銷等管理,現(xiàn)就有關問題規(guī)定如下:
一、信息聯(lián)網共享
(一)、信息聯(lián)網的內容、來源及要求
1、由管理部物價科每月2號、12號、22號定蔬菜類、水果類的價格;每月1號、15號定海鮮類、魚類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價格;每月30號定干貨調料類、豆制品類、牛肉類、雞蛋、油米的價格,在網上公布食品原材料、酒水飲料和各類物品的執(zhí)行價格;
2、各個庫房每月30日,負責各個庫房信息的上網公布;
3、各個部門負責相關信息的公布;
(二)、共享信息的人員及部門
集團總經理、集團副總經理、財務部、財務部各庫房、財務部各營收點、管理部、管理部物價科、各酒店(日月湖生態(tài)園)總經理、副總經理、總經理助理、行政部、房務部、宴會部、康體部、動力部、采購供應部。
(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務
1、利用網絡信息,每月編制采購計劃;
2、在成本核算時,可以在網上查找相關資料;
3、在驗收時,可以在網上查找價格信息,而且必須將當期價格,在驗收單上注明清楚;
4、在報銷時,可以通過網絡一一核對。
(四)、信息網絡的設置與管理
由集團總經理辦公室信息管理科負責信息網絡的設置與管理。
二、以月為周期,酒店日常運行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購程序。酒店宴會部、房務部經理、動力部經理和財務部庫房一起,確定酒店日常運行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,報總經理確認。各酒店每月10日,由倉庫保管員根據物品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,列出所需要采購物品的清單,交使用部門經理,各酒店部門經理必須認真查核聯(lián)網信息,確認購物清單后簽字,并報分管副總經理簽字后,上報集團財務部,財務部根據聯(lián)網所獲取各酒店的信息資料,科學平衡和調配制定采購計劃,由財務部部長簽字,交給采購供應部,由采購部部長再次審核后簽字執(zhí)行采購。各酒店宴會部可根據市場行情,提出新品種的申購,通過有關審批程序后,交采購部采購;在月采購計劃中,數字預測月偏差的,由各倉庫按照最高儲量和最低儲量及程序直接補貨。
三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購:如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當天晚上9:00前以報表形式,由宴會部廚房申購,廚師長簽字后,報采購部執(zhí)行采購。
四、高檔食品原材料的申購:如魚翅、燕窩、鮑魚等,酒店各部門經理和財務部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低于最低貯量的品種,由各酒店庫房開出清單,部門經理及分管副總經理簽字后,上報集團財務部,財務部根據集團各酒店聯(lián)網所獲取的信息資料,科學調配制定采購計劃,由財務部總監(jiān)或部長簽字,交給采購部,由采購部總監(jiān)或部長簽字,并報集團總經理批準后執(zhí)行采購。
(五)急購物品的報銷程序
可以根據總經理簽字采購的原件附發(fā)票報銷。
九、采購信用政策
(一)、供貨商的信用資質
1、要選擇有實力的供貨商。比如:海鮮,集團應該選擇能做大流通的供貨商,建立養(yǎng)殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時送到各酒店;
2、如果不能提供,應該考核,必要時取消供貨商資格;
3、如果不能提供,由集團自己聯(lián)系的價格差,應該由供貨商負責;
4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;
5、甲乙雙方應該以協(xié)議或合同形式約定。
(二)、集團對供貨商的信用承諾
1、平等競爭,公正、公開;
2、每兩個月結一次帳, 結清上兩個月的貨款;
3、可以辦理個人匯款。
十、其他相關制度
1、物品、食品原材料和酒水飲料執(zhí)行詢價制度:網上詢價;同行業(yè)詢價;到市場詢價;
2、建立每月盤點制度,規(guī)定每月30日為盤點日;
3、建立過期食品原材料和酒水飲料的報告制度,規(guī)定提前一個月報告財務部,統(tǒng)一協(xié)調處理;
4、財務部分析集團采購運行規(guī)律后,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫存量及資金占用定額;
5、必須建立每日成本統(tǒng)計匯總每周累計匯總統(tǒng)計成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;
(1)、財務部成本核算員必須統(tǒng)計出成本,采購部、倉庫、宴會部、房務部必須配合;
(2)、與前廳部配合統(tǒng)計營業(yè)收入;
(3)、根據每日成本統(tǒng)計,每周累計匯總統(tǒng)計成本,編制經營情況周報表,每周一在一周工作指令會上通報。如果有問題,應該查清原因。
第11篇 酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核,經確認批準后方可付款;
②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;
③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。
第12篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內部用車申請單,經部門經理審核、簽字。
②將用車申請單轉到總辦,根據需要和車輛調度情況派車。
2.審批權限
①使用小車由總經理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節(jié)假日用車持部門經理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經批準,禁止無調度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費標準付費,同時扣發(fā)司機部分效益工資。
