第1篇 酒店采購管理差旅制度
酒店(賓館)采購管理、差旅制度
為了規(guī)范酒店采購程序,降低酒店的經(jīng)營成本,保證各項(xiàng)物資的正常供應(yīng),特制定本制度。
一、采購人員必須以經(jīng)營部門的需要為中心,根據(jù)貨比三家,質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則,準(zhǔn)時(shí)、保質(zhì)、保量的完成各項(xiàng)物品的采購工作。
只有采購人員才能給供應(yīng)商下達(dá)采購指令,其他任何人下達(dá)的采購指令都是無效的,總倉有權(quán)拒絕驗(yàn)收。
二、采購程序:
⑴使用部門需要采購物資時(shí),必須填寫《采購申請單》(采購申請單必須明確:物品名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、數(shù)量、要求到貨時(shí)間等);⑵使用部門經(jīng)理核準(zhǔn);⑶送總倉確認(rèn);⑷報(bào)采購負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核;⑸報(bào)總經(jīng)理審批,采購人員才可采購。
《采購申請單》一式四聯(lián),第一聯(lián)(白)留采購部存檔,第二聯(lián)(紅)交財(cái)務(wù)部核算,第三聯(lián)(綠)交總倉作為收貨憑據(jù),第四聯(lián)(黃)交申購部門備查。
三、采購部業(yè)務(wù)操作程序:
⑴按經(jīng)過批準(zhǔn)的《采購申請單》的要求多方詢價(jià)、選擇、填寫價(jià)格及供應(yīng)商的調(diào)查表;
⑵向采購負(fù)責(zé)人匯報(bào)詢價(jià)情況,呈報(bào)調(diào)查表,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,確定最佳采購方案;
⑶按照確定的采購方案進(jìn)行采購;
⑷到貨后,送總倉驗(yàn)收,按規(guī)定辦理入庫手續(xù);
⑸如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)立即通報(bào)采購負(fù)責(zé)人,并提出處理意見;
⑹將到貨的品種、數(shù)量、付款情況通報(bào)申購部門;
⑺將貨物發(fā)票、驗(yàn)收單、采購申請單或采購合同一并交財(cái)務(wù)部審核,并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)。
第2篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準(zhǔn)弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購員應(yīng)該時(shí)刻維護(hù)酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購員應(yīng)該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財(cái)產(chǎn)物資。
第6條 采購員應(yīng)該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。
第7條 采購員應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進(jìn)行詢價(jià)的,酒店按照相關(guān)規(guī)定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)的,可先進(jìn)行采購,后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。
第10條 采購員應(yīng)按采購單保質(zhì)、保量地進(jìn)行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。
第11條 憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少彙?/p>
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經(jīng)營管理信息保密,機(jī)密文件和資料不得擅自復(fù)印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時(shí)應(yīng)保持良好的精神狀態(tài),認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應(yīng)持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應(yīng)至少向家供應(yīng)商詢價(jià),爭取最低的采購成本,并將相關(guān)詢價(jià)資料報(bào)采購主管審核。
第15條 各組采購主管應(yīng)對采購信息進(jìn)行核實(shí),確認(rèn)采購員報(bào)價(jià)屬實(shí)及最低時(shí),核準(zhǔn)采購申請單。
第16條 若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價(jià)比采購員的報(bào)價(jià)低于%時(shí),應(yīng)展開相應(yīng)的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。
第17條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期
修改標(biāo)記 修改處數(shù) 修改日期
第3篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié),加強(qiáng)采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購的計(jì)劃管理
加強(qiáng)計(jì)劃管理,嚴(yán)格審批手續(xù),是采購管理的關(guān)鍵。
(1)房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”,并于每月末報(bào)下月份“物資需求計(jì)劃”交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)采購員;
(2)倉庫補(bǔ)充請購,由倉庫保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請,填寫物品申購單,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補(bǔ)給的辦法,由餐飲部報(bào)申購計(jì)劃,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購單報(bào)采購員。
2、采購物資的擇商和價(jià)格管理
采購物品堅(jiān)持貨比三家,嚴(yán)格價(jià)格控制。
(1)所有申購計(jì)劃或申購單送到采購員后,由其具體負(fù)責(zé)對申購計(jì)劃、申購單上的采購物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià);
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時(shí)溝通,在確認(rèn)無誤后,按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商,進(jìn)行業(yè)務(wù)治談,經(jīng)過對比篩選,擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購單,并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購員;
(3)供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣等必須歸酒店所有,并在報(bào)價(jià)中注明;
(4)所有采購物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購部在充分準(zhǔn)備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑,并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向要主動(dòng)通報(bào)采購部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商;
(5)鮮活原材料的價(jià)格受市場影響浮動(dòng)較大,市場詢價(jià)小組(財(cái)務(wù)人員)每周需作市場詢價(jià),根據(jù)市場價(jià)格和采購價(jià)格對比并作出分析,上報(bào)主管副總、總經(jīng)理。
第4篇 酒店采購工作流程規(guī)章制度
酒店物資采購工作流程
1、為搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的供應(yīng),確保經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成,以及防止一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。
2、財(cái)務(wù)部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán),未經(jīng)同意不得擅自采購。
3、所有采購活動(dòng)必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。
4、相關(guān)人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務(wù)水平,適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求;講究文明禮貌,遵紀(jì)守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關(guān)。
一、采購項(xiàng)目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項(xiàng)目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲(chǔ)備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項(xiàng)目的儲(chǔ)備或替代品。
二、采購項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購買
1.經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購買項(xiàng)目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購;
3.采購員應(yīng)按照申購項(xiàng)目進(jìn)行采購,如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后,應(yīng)按照要求盡快安排采購。如該項(xiàng)物資由長期供應(yīng)商供應(yīng),可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長期供應(yīng)商應(yīng)尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談,經(jīng)過對比、篩選,并報(bào)有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購。對于零星項(xiàng)目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項(xiàng)目,申購部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣 品,供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。
6.財(cái)務(wù)部對內(nèi)要主動(dòng)與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意識, 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究,掌握市場信息;積極主動(dòng)向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品;積極主動(dòng)向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由財(cái)務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。財(cái)務(wù)部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對待;使用部門必須在工作中要主動(dòng)與財(cái)務(wù)部溝通配合,對所掌握的供應(yīng)商情況及購物意向要主動(dòng)通報(bào)財(cái)務(wù)部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。
8.確屬疑難采購項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通,研究對策,必要時(shí)可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時(shí)上報(bào),不得拖延誤事。
9.所有采購項(xiàng)目依據(jù)有效申購單由財(cái)務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容,堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項(xiàng)目的驗(yàn)收
1.無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后,庫管員應(yīng)開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。
3.庫房在驗(yàn)貨過程中對項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請使用部門一起驗(yàn)收。
4.在驗(yàn)收過程中庫房或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報(bào)告協(xié)調(diào)解決。
四、采購項(xiàng)目的結(jié)算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算,超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3.辦理結(jié)算時(shí),必須按照報(bào)賬程序填好報(bào)銷單,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算
第5篇 某酒店能源采購管理制度
酒店能源采購管理制度
1.酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況,編制各類能源的使用量,制定出季度使用計(jì)劃和年度使用計(jì)劃;
2.制定實(shí)際采購使用量的季度計(jì)劃和年度計(jì)劃(一式四份)交總經(jīng)理審批,同意后交采購部按計(jì)劃采購;
3.按照酒店設(shè)備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況,定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量,并填寫請購單,交采購部經(jīng)理呈報(bào)總經(jīng)理審批同意后,交能源采購組辦理;
4.超出季度和年度使用計(jì)劃而需增加能源的請購,必須另填寫請購單,提前一個(gè)月辦理;
5.當(dāng)采購部接到工程部油庫請購單后,應(yīng)立即進(jìn)行報(bào)價(jià),將請購單送總經(jīng)理審批同意后,將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗(yàn)收之用,一聯(lián)交能源采購組。
第6篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項(xiàng)填寫內(nèi)部用車申請單,經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。
②將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦,根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車。
2.審批權(quán)限
①使用小車由總經(jīng)理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車,并報(bào)行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報(bào),以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計(jì)劃,提高車輛使用率.
4.市內(nèi)用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應(yīng)提前半天將用車申請單報(bào)總辦。
②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時(shí)間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時(shí)補(bǔ)單。
③未經(jīng)批準(zhǔn),禁止無調(diào)度單(特殊情況為申請單)找司機(jī)出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)付費(fèi),同時(shí)扣發(fā)司機(jī)部分效益工資。
第7篇 某酒店物品采購制度
為了加強(qiáng)物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質(zhì)等損失,結(jié)合酒店的實(shí)際情況,特別定本制度:
采購人員須認(rèn)真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當(dāng)而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報(bào)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)方可簽署。
采銷合同專人統(tǒng)一編寫,登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財(cái)務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
三、物品的采購
物品的采購,必須按每月使用計(jì)劃及合理庫存需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應(yīng)避免因超計(jì)劃采購帶來積壓或損失。
采購人員在采購物品時(shí),應(yīng)根據(jù)請購單的數(shù)量,規(guī)格質(zhì)量要求,用途、審核同意后報(bào)總經(jīng)理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產(chǎn),*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理及董事長批準(zhǔn)后統(tǒng)一購買。
辦理購物付款時(shí),應(yīng)附付款申請單,購銷合同,請購單已經(jīng)董事長審批的付款計(jì)劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報(bào)財(cái)務(wù)部審核后,方可付款。
財(cái)務(wù)部門在辦理付款時(shí)應(yīng)核實(shí)付款手續(xù)是否齊全,否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒付,并要求補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。
采購人員報(bào)銷時(shí),應(yīng)辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚,數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、保質(zhì)日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進(jìn)行分析,對庫存物品的積壓,變質(zhì),沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負(fù)直接責(zé)任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點(diǎn)情況匯總制成報(bào)表報(bào)財(cái)務(wù)部備案,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺毀損等列示清楚,及時(shí)處理減少不必要的損失。
五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟(jì)私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴(yán)厲追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任。
六、本制度由財(cái)務(wù)執(zhí)行并負(fù)責(zé)解續(xù)。
七、其他未盡事宜見采購和保管等相關(guān)補(bǔ)充條例。
第8篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強(qiáng)物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質(zhì)等損失,結(jié)合酒店的實(shí)際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認(rèn)真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當(dāng)而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報(bào)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn),方可簽署。
2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財(cái)務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計(jì)劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應(yīng)避免因超計(jì)劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時(shí),應(yīng)根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、用途,審核同意后報(bào)總經(jīng)理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產(chǎn)、儀器、工具、辦公用品等,各部門應(yīng)填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一購買。
3.3辦理購物付款時(shí),應(yīng)附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批的付款計(jì)劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報(bào)財(cái)務(wù)部審核后,方可付款。
3.4財(cái)務(wù)部門在辦理付款時(shí)應(yīng)核實(shí)付款手續(xù)是否齊全,否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒付,并要求補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。
3.5采購人員報(bào)銷時(shí),應(yīng)辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚齊全,如需要質(zhì)檢的物品,應(yīng)附質(zhì)檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財(cái)務(wù)要求,發(fā)票應(yīng)在開出一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷,逾期未報(bào)銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔(dān),該部門經(jīng)理負(fù)同等責(zé)任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進(jìn)行分析,對庫存物品的積壓、變質(zhì)、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負(fù)直接責(zé)任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點(diǎn)情況匯總表報(bào)財(cái)務(wù)部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時(shí)處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當(dāng)事人要承擔(dān)責(zé)任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟(jì)私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴(yán)厲追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。
6、本制度由財(cái)務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。
第9篇 酒店采購管理制度6
酒店采購管理制度6
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5. 采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)
6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.
7. 采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜
10. 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查 董事同意 采購部詢價(jià) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會(huì) 申購單返回采購部
2.單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.
2. 單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價(jià)格,與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應(yīng)商管理
1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、n個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商,大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資,一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.
第10篇 酒店采購管理制度3
酒店采購管理制度(三)
1.制定采購計(jì)劃:
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物的消耗、損耗率和對第二年的預(yù)測,要每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(2)計(jì)劃外采購或臨時(shí)增加的項(xiàng)目,并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核:
(3)采購計(jì)劃一式四份,自存一份,其它三份交財(cái)務(wù)部。
2.審批采購計(jì)劃:
(1)財(cái)務(wù)部將各部門的采購計(jì)劃和報(bào)告匯總,并進(jìn)行審核;
(2)財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實(shí)績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施,對計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3.物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購,以保證及時(shí)供應(yīng);
(2)大宗用品或長期需用的物資,要據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求;
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等,由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購部,采購人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)采購,以保證供應(yīng):
(4)計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購,以保證需用
4.物資驗(yàn)收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗(yàn)收:
(2)倉管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
5.報(bào)銷及付款:
(1)付款
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款:
②支票結(jié)賬一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)真制支票,若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)賬,金額必須限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財(cái)務(wù)制度規(guī)定,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款;
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必須控制在一定的范圍內(nèi)。
(2)報(bào)銷:
①采購員報(bào)銷必須憑檢收員簽字的發(fā)票或連同驗(yàn)收單,經(jīng)出納申核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)算內(nèi),
核準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷;
②采購員若向個(gè)體戶購買商品,可通過稅務(wù)部門開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證明,及驗(yàn)收員的驗(yàn)收的證明,經(jīng)部門經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。
第11篇 酒店采購部管理制度
酒店采購部管理制度1、制定采購計(jì)劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(2)計(jì)劃外采購或臨時(shí)增加的項(xiàng)目,并制定計(jì)劃或講演財(cái)務(wù)部審核;
(3)采購計(jì)劃一式四份,自存一份,其它三份交財(cái)務(wù)部。
2、審批采購計(jì)劃:
(1)財(cái)務(wù)部將各部分的采購計(jì)劃和講演匯總,并進(jìn)行審核;
(2)財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實(shí)績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實(shí)施,對計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計(jì)劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時(shí)進(jìn)行采購,以保證及時(shí)供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購部,采購職員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購,以保證供給。
(4)計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購,以保證需用。
4、物資驗(yàn)收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗(yàn)收;
(2)倉管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報(bào)銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財(cái)務(wù)軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報(bào)銷:
①采購員報(bào)銷必需憑驗(yàn)收員簽字的發(fā)票連同驗(yàn)收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)算內(nèi),核準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。
②采購員若向個(gè)體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實(shí)并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實(shí),及驗(yàn)收員的驗(yàn)收證實(shí),經(jīng)部分經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。采購部業(yè)務(wù)操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價(jià)、選擇,填寫價(jià)格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報(bào)調(diào)查表,匯報(bào)詢價(jià)情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗(yàn)收時(shí)泛起的各種題目,應(yīng)即時(shí)查清原因,并向主管匯報(bào);
6、貨物驗(yàn)收后,將貨物送倉庫驗(yàn)收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分,同時(shí)附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財(cái)務(wù)部校對審核,并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類:
酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動(dòng)力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機(jī)械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設(shè)備倉等等。
2、物品驗(yàn)收:
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進(jìn)行驗(yàn)收,并做到:
①發(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時(shí)不驗(yàn)收;
②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實(shí)際驗(yàn)收;
③對購進(jìn)的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。
④對購進(jìn)品已損壞的不驗(yàn)收。
(2)驗(yàn)收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價(jià)、單位、數(shù)目和金額填寫驗(yàn)收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報(bào)銷,一份交材料會(huì)計(jì)。
3、入庫存放:
(1)驗(yàn)收后的物資,除直撥的外,一律要進(jìn)倉保管;
(2)進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品,要逐項(xiàng)建立登記卡片,物品進(jìn)倉時(shí)在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時(shí)按數(shù)減出,結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查:
(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉?fàn)€變質(zhì),將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①倉管員要常常對所管物資進(jìn)行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時(shí)查對;
②材料會(huì)計(jì)或有關(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進(jìn)行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計(jì)劃或講演:
①凡領(lǐng)用物品,根據(jù)劃定須提前做計(jì)劃,報(bào)庫存部分預(yù)備;
②倉管員將報(bào)來的計(jì)劃按天天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,預(yù)備好物品,以便取貨人領(lǐng)取;
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
①各部分各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé);
②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價(jià)、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨;
③領(lǐng)料單一式三份,領(lǐng)料單位自留一份,單位負(fù)責(zé)人憑單驗(yàn)收;倉管員一份,憑單入賬;材料會(huì)計(jì)一份,憑單記明細(xì)賬;
④發(fā)貨時(shí)倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。
(3)貨物計(jì)價(jià):
①貨物一般按進(jìn)價(jià)發(fā)出,若統(tǒng)一種商品有不同的進(jìn)價(jià),一般按均勻價(jià)發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資,一般按原進(jìn)價(jià)或均勻價(jià)加手續(xù)費(fèi)和治理費(fèi)調(diào)出。
6、清點(diǎn):
(1)倉庫物資要求每月月中小清點(diǎn),月底大清點(diǎn),半年和年終徹底清點(diǎn);
(2)將盤結(jié)果列明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(3)清點(diǎn)期間休止發(fā)貨。
7、記賬:
(1)設(shè)立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶;
(3)記賬時(shí)要先審核發(fā)票和驗(yàn)收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)時(shí)及時(shí)解決,在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗(yàn)收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補(bǔ)齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計(jì)價(jià),月終泛起的發(fā)貨計(jì)價(jià)差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財(cái)務(wù)部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費(fèi)、手續(xù)費(fèi),不得用來沖減材料本錢,應(yīng)由財(cái)務(wù)部沖減用度;
(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費(fèi)等如實(shí)折為單價(jià)人民幣入賬,發(fā)出時(shí)按加權(quán)均勻法計(jì)價(jià);
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費(fèi)等尚未到的入口物資,于月底估價(jià)發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費(fèi)等收到、沖減估價(jià)后,再按實(shí)入賬,并調(diào)整暫估價(jià),報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)調(diào)整三級賬;
(10)月底按時(shí)將材料會(huì)計(jì)報(bào)表連同驗(yàn)收單、領(lǐng)料單等報(bào)送財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì);
(11)與倉管員校對什物賬,每月與財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)對賬,保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制:
(1)倉庫檔案應(yīng)有驗(yàn)收單、領(lǐng)料單和什物賬簿;
(2)材料會(huì)計(jì)的檔案有驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會(huì)計(jì)報(bào)表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點(diǎn),以把握在一個(gè)季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個(gè)月的用量。
2、堅(jiān)持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口,凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項(xiàng)物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。
4、計(jì)劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會(huì)財(cái)務(wù)部并報(bào)總經(jīng)理審批同意后,方可采購。
5、凡購進(jìn)物料,尤其是定制品,采購部分應(yīng)堅(jiān)持先取樣品,征得使用部分同意后,方進(jìn)行定制或采購。
6、高額進(jìn)貨和長期定貨,均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進(jìn)行。
7、從國外購進(jìn)原材料、物品、商品等,凡動(dòng)用外匯的,不論金額大小一律必需取得總經(jīng)理的批準(zhǔn),方予采購,否則財(cái)務(wù)部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者,財(cái)務(wù)部以及業(yè)務(wù)部分的財(cái)會(huì)職員,應(yīng)一律拒絕支付,并上報(bào)給總經(jīng)理處理。
第12篇 酒店日常采購工作制度
某酒店日常采購管理制度
第一章 總則
第一條 為保證酒店采購工作的計(jì)劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào),加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。
第二條 本《制度》適用酒店經(jīng)營管理日常采購工作。
第三條 本《制度》由總則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、采購工作內(nèi)容、采購程序、采購業(yè)務(wù)實(shí)施規(guī)范、責(zé)任與獎(jiǎng)罰和附則七個(gè)部分組成。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 組織機(jī)構(gòu)
酒店庫房部負(fù)責(zé)庫存物資管理,根據(jù)庫存物資消耗情況提報(bào)庫存物資的補(bǔ)庫計(jì)劃。庫房部對因庫存盤點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購,導(dǎo)致酒店受損或無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
使用部門負(fù)責(zé)根據(jù)日常經(jīng)營和管理的消耗進(jìn)行科學(xué)合理預(yù)測,提報(bào)月度采購計(jì)劃需求。
酒店設(shè)立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計(jì)劃,并全面負(fù)責(zé)酒店物資采購的具體實(shí)施工作。采購部隸屬酒店財(cái)務(wù)部系統(tǒng),業(yè)務(wù)上同時(shí)接受管理公司采購部業(yè)務(wù)監(jiān)督與考核。
酒店成立定價(jià)評審小組:由采購部經(jīng)理、使用部門負(fù)責(zé)人(食品原材料定價(jià)須由廚師長和餐飲部負(fù)責(zé)人同時(shí)參加)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價(jià)由評審小組評定后執(zhí)行。
第五條 酒店采購部組織架構(gòu)
第六條 采購部經(jīng)理工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)持續(xù)完善酒店采購制度,細(xì)化采購流程,規(guī)范臺賬管理,確保采購質(zhì)量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學(xué)。
2、根據(jù)公司招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定,牽頭組織實(shí)施酒店權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購。
3、掌握物資使用情況和庫存物資動(dòng)態(tài),牽頭組織有關(guān)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況,合理、科學(xué)地編制并審核年度、季度、月度采購計(jì)劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時(shí)處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。
4、組織實(shí)施酒店日常物資采購供應(yīng)工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報(bào)經(jīng)審批后實(shí)施采購。
5、建立和維護(hù)價(jià)格管理體系,定期了解市場行情和價(jià)格信息,堅(jiān)持貨比三家的原則,落實(shí)詢、比、定價(jià),控制物資采購成本。
6、開辟和維護(hù)優(yōu)質(zhì)供貨渠道,落實(shí)'1+2+n'的供應(yīng)商管理方式,保證供貨的及時(shí)性和質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
7、按公司規(guī)定加強(qiáng)合同的管理,嚴(yán)格把關(guān)合同條 款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
8、負(fù)責(zé)下屬的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
9、完成領(lǐng)導(dǎo)及上級業(yè)務(wù)部門交辦的其他工作。
相關(guān)權(quán)限:
1、部門備用金的支配權(quán)。
2、對采購程序執(zhí)行情況的獎(jiǎng)懲建議權(quán)。
3、下屬考核權(quán)與獎(jiǎng)懲權(quán)。
4、部門日常行政工作的安排。
第七條 雜品類采購工作職責(zé)
1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應(yīng)情況以及各類物品的價(jià)格行情和信息。并對搜集回來的資料進(jìn)行歸類整理。
2、以采購計(jì)劃為依據(jù),負(fù)責(zé)審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復(fù)采購。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計(jì)劃做好詢比定價(jià),并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、采購?fù)戤?要配合倉庫做好物品入庫的驗(yàn)收工作。采購的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的物品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護(hù)工作。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購成本。
8、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第八條 食品類采購工作職責(zé)
1、全面負(fù)責(zé)店內(nèi)所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運(yùn)部門工作的連續(xù)性、時(shí)效性。
2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應(yīng)情況以及各類物品的價(jià)格行情和信息。并對搜集回來的資料進(jìn)行歸類整理。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價(jià)工作。并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。
5、采購?fù)戤?要配合倉庫做好物品入庫的驗(yàn)收工作。采購的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的食品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
6、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購成本。
8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護(hù)工作。
9、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第三章 采購工作內(nèi)容
第九條 采購方案制定
采購物資要滿足使用部門對質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)限性的要求,同時(shí)避免過量采購帶來的壓庫風(fēng)險(xiǎn),且價(jià)格要符合市場行情,達(dá)到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個(gè)方面:
1、數(shù)量:申購數(shù)量由使用部門提報(bào)(建議訂貨量,以及申報(bào)理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實(shí)際庫存量),采購部門依據(jù)上述條 件對實(shí)際采購數(shù)量進(jìn)一步核算。在滿足經(jīng)營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動(dòng)價(jià)值較低物資,可適當(dāng)增大安全庫存。
2、質(zhì)量和價(jià)格:須采取供應(yīng)商實(shí)物封樣或者照片封樣的方式保證驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,質(zhì)量必須經(jīng)使用部門確認(rèn)。嚴(yán)格按照詢比定價(jià)的原則執(zhí)行價(jià)格結(jié)算,采購單上須標(biāo)明三家以上可比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及聯(lián)系方式,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格。
3、進(jìn)貨地點(diǎn):按照在比價(jià)的前提下就近購買的原則,確保供貨及時(shí)性。
4、供應(yīng)時(shí)間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實(shí)際使用量為依據(jù),在供應(yīng)商協(xié)議上明確約定供應(yīng)時(shí)間,以防缺貨影響經(jīng)營管理。
5、供應(yīng)商:建立可靠穩(wěn)定信譽(yù)好的供應(yīng)商檔案,確保擁有'1+2+n'的供應(yīng)商資源,以公平的競爭機(jī)制實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)、及時(shí)的物資供應(yīng),除非特別采購請示,日常采購應(yīng)由合格供應(yīng)商供應(yīng)。
第十條 采購計(jì)劃制定
采購計(jì)劃包含計(jì)劃內(nèi)申購(月度采購計(jì)劃)和計(jì)劃外申購(采購申請單)。
1、審批后的采購計(jì)劃最終匯總采購部組織實(shí)施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時(shí)間要求,到貨時(shí)間須滿足采購周期的一般要求。
2、因采購計(jì)劃編制不當(dāng)而造成浪費(fèi)和損失,按照所負(fù)
責(zé)的節(jié)點(diǎn)分別由申報(bào)部門、庫房、采購負(fù)責(zé)。對因庫存盤點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購,其損失由庫房負(fù)責(zé);對于日常消耗估測嚴(yán)重不準(zhǔn)造成的超額或短缺,其損失由使用部門負(fù)責(zé);對于計(jì)劃審核測算錯(cuò)誤或供貨不及時(shí)造成的損失由采購部負(fù)責(zé)。
第十一條 申購
申購的分類:計(jì)劃內(nèi)申購和計(jì)劃外申購
1、計(jì)劃內(nèi)申購是指由倉庫按酒店批準(zhǔn)的常備物品采購計(jì)劃按供貨周期分批進(jìn)行的申購。
2、計(jì)劃外申購是指確屬日常需要,但是在計(jì)劃中沒有涵蓋,臨時(shí)提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經(jīng)庫房校核、采購部核算后逐級上報(bào)審批。
第十二條 采購實(shí)施
1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價(jià)值高或單項(xiàng)品種達(dá)到一定規(guī)模的物資)采取招標(biāo)的辦法進(jìn)行采購。具體工作事項(xiàng)可參照《酒店管理公司招標(biāo)采購管理制度》。
2、采購部根據(jù)分工,按照審批后的采購計(jì)劃或者采購申請單,向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知,并過程督進(jìn),保證及時(shí)性。
3、定價(jià)小組根據(jù)所提供的供應(yīng)商資料,經(jīng)多輪報(bào)價(jià),多輪談判確定最低價(jià)格或者性價(jià)比最高的供應(yīng)商。
4、鮮活食品每15天進(jìn)行一次定價(jià),每類物品供應(yīng)商應(yīng)先報(bào)價(jià)。采購部、財(cái)務(wù)部、餐飲部三方派人對市場調(diào)研,提供書面價(jià)格資料,經(jīng)過報(bào)價(jià)-詢價(jià)-核價(jià)-多輪談判-最后由定價(jià)小組簽批后執(zhí)行。
5、非鮮活類日常物資采購要堅(jiān)持貨比三家的工作原則,詢價(jià)階段要有使用部門人員共同參加,定價(jià)小組經(jīng)多輪比價(jià)、議價(jià)后定價(jià),最終選定的物品和價(jià)格要經(jīng)使用部門確認(rèn)。
6、對于新品種除按正常的采購申報(bào)外,還須提供樣品、試驗(yàn)報(bào)告,經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后(重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認(rèn))方可購買。
7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補(bǔ)庫需經(jīng)辦公室審核,然后轉(zhuǎn)采購部執(zhí)行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。
8、非采購人員通知供應(yīng)商下達(dá)的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預(yù)采購工作。
第十三條 付款
采購物品經(jīng)庫房驗(yàn)收入庫并經(jīng)使用部門出具物品合格驗(yàn)收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預(yù)付款除外)。月結(jié)類固定供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價(jià)格會(huì)有所區(qū)別,可以分開上報(bào)。
2、經(jīng)營中的常規(guī)付款都應(yīng)制定計(jì)劃,各單店于每月10日前上報(bào)本月的付款計(jì)劃(見附件二:《本月付款計(jì)劃》),經(jīng)管理公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。計(jì)劃內(nèi)付款各單店可直接支付。
3、對于日常付款過程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報(bào)管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):
(1)對于實(shí)際需要付款的額度超出審批計(jì)劃;
(2)對于計(jì)劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,計(jì)劃內(nèi)單一事項(xiàng)額度超過2萬元(含2萬);
(4)日常零星支出如總額超出計(jì)劃,計(jì)劃外支出。
第十四條 物資進(jìn)店管理
1、所有進(jìn)店支持的談判必須要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理共同參加進(jìn)行。
2、進(jìn)店支持要在保證公司利益、維護(hù)酒店聲譽(yù)的前提下進(jìn)行,禁止供應(yīng)商返利與商品加價(jià)后進(jìn)店。
3、進(jìn)店費(fèi)用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。
第四章 采購程序
第十五條 計(jì)劃內(nèi)采購程序(月度采購計(jì)劃)
計(jì)劃內(nèi)采購程序的制定是為了加強(qiáng)各部門計(jì)劃性有序管理,將零散采購變?yōu)榧胁少?。所有的采購行為都要跟著臺賬等基礎(chǔ)工作的補(bǔ)充進(jìn)行。具體執(zhí)行順序如下:
使用部門負(fù)責(zé)人→庫房主管→成本會(huì)計(jì)→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購部
1、各部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)部門日常消耗測算出下月月度采購計(jì)劃,于每月20日報(bào)庫房校核。
2、庫房將各部門月度采購計(jì)劃匯總,結(jié)合庫存物資合理儲(chǔ)備量編制庫存物資常備物品采購計(jì)劃并上報(bào)(可參照中軟庫存系統(tǒng))。
3、成本會(huì)計(jì)審核各部門月度采購計(jì)劃和庫房常備物資采購計(jì)劃儲(chǔ)備量設(shè)置是否合理。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核各部門月度采購計(jì)劃和庫房常備物資采購計(jì)劃是否超出部門本年度預(yù)算,并對設(shè)置原則進(jìn)一步分析合理性。
5、酒店總經(jīng)理對月度采購計(jì)劃擁有最終的審批權(quán)。
6、采購部依據(jù)審批后的采購計(jì)劃執(zhí)行購買,有合格供應(yīng)商的通知供應(yīng)商送貨,沒有合格供應(yīng)商的連同使用部門共同調(diào)研篩選后上報(bào)審批,確保次月10日前到貨。
第十六條 計(jì)劃外采購程序
具體執(zhí)行程序如下:
使用部門負(fù)責(zé)人→庫房主管→采購部→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購部購買→收貨
'采購申請單'應(yīng)一式四份(見附件一:《采購申請單》)
第一聯(lián)、采購部存檔
第二聯(lián)、申請部門留存
第三聯(lián)、財(cái)務(wù)全面把控
第四聯(lián)、倉庫部門使用
各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
1、申請部門負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)自身部門消耗與儲(chǔ)備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細(xì)名稱、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報(bào)原因等,確實(shí)有必要購買,方可簽字確認(rèn)。
2、庫房主管:應(yīng)仔細(xì)審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應(yīng)及時(shí)通知使用部門讓其領(lǐng)貨。避免浪費(fèi),然后簽字確認(rèn)。
3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)研,價(jià)格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門確認(rèn)后上報(bào)。采購單上要明確寫明三家的報(bào)價(jià)及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門經(jīng)理簽字向上一級傳遞。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人:對采購部送來的采購單進(jìn)一步分析,看是否超出本年度采購預(yù)算,簽字確認(rèn)送至總經(jīng)理審批。
5、總經(jīng)理:對采購單有最終審批權(quán)。
6、采購部:根據(jù)最終審批下來的采購單組織購買。
7、庫房部:庫房部依據(jù)審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗(yàn)收貨物。對于供應(yīng)商送交庫房物品,庫房部應(yīng)予詳細(xì)核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。
第十七條 緊急采購程序
原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度與程序,具體程序如下:
1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預(yù)見性事件或總經(jīng)理認(rèn)為緊急采購的物品。
2、有關(guān)緊急采購必須先通知財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時(shí)須報(bào)知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。
3、在采購部當(dāng)班期間,緊急采購原則
上交由采購部執(zhí)行。使用部門填寫采購單(標(biāo)注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務(wù)后,根據(jù)采購分工,由采購經(jīng)理安排采購事宜。
(1)對于庫存商品,有固定供應(yīng)商送貨的,馬上通知供應(yīng)商送貨。
(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后采購部取現(xiàn)金購買。物品買回后補(bǔ)填采購單交庫房填寫價(jià)格,報(bào)賬時(shí)附上。
4、在采購部非工作時(shí)間內(nèi),緊急采購可由使用部門實(shí)行,但必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和程序。
5、使用部門在收到貨物時(shí)需記錄注明收貨名稱、數(shù)量、規(guī)格及收貨時(shí)間,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后盡快轉(zhuǎn)給庫房。若庫管員當(dāng)班,應(yīng)通知庫管員驗(yàn)貨。
6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時(shí)內(nèi)及時(shí)送交部門負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理補(bǔ)簽。
7、所有緊急采購相關(guān)的財(cái)務(wù)程序必須在3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并審批完畢,借款人應(yīng)確保緊急采購發(fā)生的款項(xiàng)在5個(gè)工作日內(nèi)償還,否則財(cái)務(wù)部將會(huì)按相關(guān)制度執(zhí)行處罰。
第十八條 食品原材料采購程序
蔬菜、水果、肉類、水產(chǎn)等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購申報(bào)程序
1、廚房報(bào)單員每天根據(jù)營業(yè)情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細(xì)填制'每日市場采購單'(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字(若廚師長不在時(shí),需指定授權(quán)人)。
2、廚房報(bào)單員在下午4:30點(diǎn)前應(yīng)將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補(bǔ)充當(dāng)日晚餐所需部分物資時(shí),需將補(bǔ)充申請單于當(dāng)日下午1點(diǎn)前報(bào)采購部。
3、'每日市場采購單'具體執(zhí)行流程如下:
使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負(fù)責(zé)人→采購部→通知供貨商直接供貨
'每日市場采購單'應(yīng)一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。
4、各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
(1)廚師長:仔細(xì)檢查各個(gè)冷庫、菜庫,根據(jù)存量在采購單上明確所需食品的名稱、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費(fèi)或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認(rèn)。
(2)餐飲部負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)實(shí)際消費(fèi)傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲(chǔ)備不足或超量儲(chǔ)備,然后簽字確認(rèn)。
(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨(dú)購買,然后及時(shí)通知供貨商明早送貨。
(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時(shí)備貨,確保食品質(zhì)量,保證及時(shí)供貨。
第十九條 食品原材料類詢、比、定價(jià)程序
1、詢價(jià)地點(diǎn):
各單體酒店所在地及周邊一級批發(fā)市場。
2、詢價(jià)、定價(jià)人員:
采購部牽頭,協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、廚房或員工食堂各指定專人負(fù)責(zé)參與詢價(jià)工作。制定價(jià)格時(shí),由參與詢價(jià)人員共同談判制定。務(wù)求準(zhǔn)確、公正以維護(hù)酒店利益。具體流程如下:供應(yīng)商報(bào)價(jià)→詢價(jià)→核價(jià)→議價(jià)→定價(jià)→執(zhí)行。
3、基本報(bào)價(jià):
每月1日、每月16日為供應(yīng)商報(bào)價(jià)日,要求供應(yīng)商對其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)價(jià),并對部分遺漏單品進(jìn)行補(bǔ)充。
4、詢價(jià):
每月2日、每月17日為市場詢價(jià)日,財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發(fā)市場進(jìn)行調(diào)查及詢價(jià),并要有詢價(jià)記錄。
5、核價(jià)和議價(jià):
根據(jù)市場調(diào)查后的情況,由采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、餐飲部負(fù)責(zé)人共同與供應(yīng)商再次進(jìn)行核價(jià)、議價(jià)。
6、定價(jià):
(1)定價(jià)原則:酒店采購定價(jià)不高于市場批發(fā)價(jià)格。
(2)每月3日、18日召開定價(jià)會(huì)議,確定采購定價(jià)。
(3)確定最后價(jià)格后,由廚房廚師長、采購部經(jīng)理、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理審定。
7、執(zhí)行:
將最終審核后的價(jià)格交財(cái)務(wù)部執(zhí)行,財(cái)務(wù)部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價(jià)格清單進(jìn)行存檔。
8、核價(jià)周期:
(1)干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水:
定價(jià)周期為一個(gè)月一次,每月17日為詢價(jià)執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后于每月20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購部,定價(jià)周期為本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:
定價(jià)周期為一個(gè)月兩次,每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后每月5日、20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購部,定價(jià)周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十條 固定資產(chǎn)采購程序
各酒店在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)確定下年度固定資產(chǎn)購置計(jì)劃,報(bào)管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后,按照計(jì)劃購置固定資產(chǎn)。預(yù)算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購置,由擬購部門申請固定資產(chǎn)購置,財(cái)務(wù)部門審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購部統(tǒng)一購置。
不可預(yù)見的計(jì)劃外購置固定資產(chǎn),可以追加購置計(jì)劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后采購。嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外資產(chǎn)購置行為。
1、固定資產(chǎn)購買
采購部在購買固定資產(chǎn)前應(yīng)進(jìn)行多輪詢價(jià)、議價(jià),提供固定資產(chǎn)詢價(jià)單,詢價(jià)單列明至少三家同類同規(guī)格產(chǎn)品價(jià)格信息,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格,同等價(jià)格比質(zhì)量的原則。詢價(jià)單要附經(jīng)使用部門確認(rèn)的多輪報(bào)價(jià)、談判記錄。經(jīng)財(cái)務(wù)核實(shí)后交使用部門確定所需資產(chǎn),采購部按使用部門要求辦理采購業(yè)務(wù)。
2、固定資產(chǎn)驗(yàn)收
購置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)物驗(yàn)收,驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單由經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,連同固定資產(chǎn)購置申請、購置發(fā)票交財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)賬事宜。
酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收單登記固定資產(chǎn)明細(xì)表,表上記載資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、單價(jià)、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產(chǎn)明細(xì)臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產(chǎn)盤點(diǎn)和資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢等工作。
第二十條 印刷品、宣傳類物品采購程序
1、定樣
(1)需求發(fā)起部門要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營銷部美工制定稿樣。
(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。
(3)有關(guān)酒店經(jīng)營事項(xiàng)的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報(bào)批酒店管理公司。
2、申購
(1)需求發(fā)起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。
(2)采購部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。
3、下單
根據(jù)已審批的印刷品申購單,采購部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應(yīng)協(xié)調(diào)過程中溝通和打樣,經(jīng)美工認(rèn)可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。
4、收貨
(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關(guān)部門簽字審批后的樣品予以驗(yàn)貨。
(2)對于供應(yīng)商送交庫房的印刷品,收貨部應(yīng)予詳細(xì)核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。
5、對于過程中品質(zhì)把關(guān)不嚴(yán),造成低質(zhì)物品進(jìn)店,由各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任與損失。
第五章 其他相關(guān)工作規(guī)范
第二十一條 采購業(yè)務(wù)的相關(guān)工作
當(dāng)訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。過程中出現(xiàn)以下問題應(yīng)規(guī)范操作。
1、采購訂單取消。分為以下兩種情況:
(1)酒店取消訂單:
如因某種原因,酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單,采購部應(yīng)規(guī)避供應(yīng)商可能提出的賠償,制定預(yù)案并及時(shí)談判,爭取雙方均不造成損失。
(2)供應(yīng)商取消訂單:
如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部一方面要第一時(shí)間補(bǔ)充其他供應(yīng)商并立即通知需求部門,保障酒店利益。另一方面在供應(yīng)商評價(jià)中給予降級等處罰,根據(jù)規(guī)定相應(yīng)降低該供應(yīng)商的送貨比例。
2、違約管理:在合同應(yīng)寫明詳細(xì)的違約責(zé)任,若供應(yīng)商違約要嚴(yán)格按合同相關(guān)違約條 款執(zhí)行,保證酒店利益。
3、基礎(chǔ)資料管理:
所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價(jià)格信息每天須錄入至采購物資信息庫。(見附件六:《采購物資信息庫》)
第六章 責(zé)任與獎(jiǎng)罰
第二十二條 采購責(zé)任與義務(wù)
采購人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于:
1、貫徹落實(shí)采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項(xiàng)管理制度,無違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。
2、定期執(zhí)行貨源報(bào)價(jià)。集體定價(jià)、價(jià)格審批程序合規(guī)。每次采購堅(jiān)持貨比三家,貨比三家價(jià)格合理,無虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生。
3、每次原材料、物品采購能堅(jiān)持做到品種對應(yīng)、質(zhì)量優(yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí),無人為原因影響經(jīng)營正常進(jìn)行。
4、堅(jiān)守廉政條 約,無串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。
5、開展市場調(diào)查研究,不斷開發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到'1+2+n'的供應(yīng)商積累和動(dòng)態(tài)管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實(shí)施。
第二十三條 相關(guān)獎(jiǎng)懲
1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實(shí)現(xiàn)或已實(shí)現(xiàn)的利益,酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)表揚(yáng)、月度考核加分、評先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎(jiǎng)勵(lì)。
(1)完善'1+2+n'的合格供應(yīng)商資源,并有效展開競爭管理;
(2)開辟新的供應(yīng)渠道,帶來更優(yōu)性價(jià)比的物資來源;
(3)價(jià)格獲得同區(qū)域優(yōu)勢,并規(guī)范管理信用,獲得供應(yīng)商的額外支持;
(4)價(jià)格預(yù)測超前準(zhǔn)確,并進(jìn)行補(bǔ)庫計(jì)劃的合理建議,實(shí)施效果良好。
(5)其他公司認(rèn)定的情形。
2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責(zé)任:
(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正?；顒?dòng)的。
(2)私自接收或向供方索取財(cái)、物的。
(3)接收財(cái)、物后未主動(dòng)上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來事實(shí)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失的。
第七章 附則
第二十四條 本制度由公司采購部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補(bǔ)充。
第二十五條 本制度由公司采購部監(jiān)督各級采購部門實(shí)施。
第二十六條 各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況補(bǔ)充制度細(xì)則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。
