第1篇 酒店采購管理制度6
酒店采購管理制度6
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責(zé)酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責(zé)
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會
6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜
10. 采購部負責(zé)跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務(wù)信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復(fù)查 董事同意 采購部詢價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務(wù)部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價,在此確認期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應(yīng)商管理
1. 財務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應(yīng)商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、n個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資,一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第2篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購員應(yīng)該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購員應(yīng)該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產(chǎn)物資。
第6條 采購員應(yīng)該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。
第7條 采購員應(yīng)該主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關(guān)規(guī)定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經(jīng)理批準的,可先進行采購,后補辦相關(guān)手續(xù)。
第10條 采購員應(yīng)按采購單保質(zhì)、保量地進行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定進行驗收。
第11條 憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少彙?/p>
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經(jīng)營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復(fù)印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時應(yīng)保持良好的精神狀態(tài),認真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應(yīng)持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應(yīng)至少向家供應(yīng)商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關(guān)詢價資料報采購主管審核。
第15條 各組采購主管應(yīng)對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。
第16條 若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價比采購員的報價低于%時,應(yīng)展開相應(yīng)的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。
第17條 本制度由采購部負責(zé)制定,報總經(jīng)理批準后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數(shù) 修改日期
第3篇 酒店采購管理制度2023
酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應(yīng)。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應(yīng)。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第4篇 酒店物品原材料采購制度2
酒店物品、原材料采購制度(二)
1.物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限,物料及備用品量不得超過三個月的用量。
2.堅持“凡國內(nèi)能解決的不在國外進口,凡本地區(qū)能解決的不到外地采購”的規(guī)定。
3.各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。
4.計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部門知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后,方可采購。
5.凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應(yīng)堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。
6.高額進貨和長期定貨,均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進行。
7.從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準,方予采購,否則財務(wù)部拒絕付款。
8.凡不按上述規(guī)定采購才,財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部門的財會人員,應(yīng)一律拒絕支付,并上報給總經(jīng)理處理。
第5篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質(zhì)等損失,結(jié)合酒店的實際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當(dāng)而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經(jīng)理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應(yīng)避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應(yīng)根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、用途,審核同意后報總經(jīng)理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產(chǎn)、儀器、工具、辦公用品等,各部門應(yīng)填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買。
3.3辦理購物付款時,應(yīng)附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務(wù)部審核后,方可付款。
3.4財務(wù)部門在辦理付款時應(yīng)核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務(wù)有權(quán)拒付,并要求補齊相關(guān)手續(xù)。
3.5采購人員報銷時,應(yīng)辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚齊全,如需要質(zhì)檢的物品,應(yīng)附質(zhì)檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務(wù)要求,發(fā)票應(yīng)在開出一個月內(nèi)報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔(dān),該部門經(jīng)理負同等責(zé)任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質(zhì)、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責(zé)任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務(wù)部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當(dāng)事人要承擔(dān)責(zé)任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當(dāng)事人經(jīng)濟或刑事責(zé)任。
6、本制度由財務(wù)部制定并負責(zé)解釋。
第6篇 j酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應(yīng)。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應(yīng)。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第7篇 酒店公共用品用具采購驗收儲存及清洗保潔消毒制度
酒店公共用品用具采購、驗收、儲存及清洗保潔消毒制度
(一)采購的物品應(yīng)符合國家有關(guān)衛(wèi)生標準和規(guī)定要求并應(yīng)進行驗收.采購物品應(yīng)做好記錄,便于溯源。
(二)衛(wèi)生用品,消毒品,化妝品等產(chǎn)品應(yīng)有衛(wèi)生許可證號,生產(chǎn)日期,生產(chǎn)廠家及地址,保質(zhì)期等中文標識,同時還應(yīng)索取生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證,檢驗合格證明及發(fā)票等購貨憑據(jù),消毒劑還應(yīng)索取有效的衛(wèi)生許可批件,并做好采購記錄.
(三)采購的物品入庫前應(yīng)進行驗收,出入庫時應(yīng)登記。
(四)公共用品用具儲藏間應(yīng)保持通風(fēng)和清潔,無鼠害、蒼蠅、蟑螂等病媒生物及霉斑,不得存放有毒有害物品及私人物品。
(五)不同物品應(yīng)分類、分架存放,物品距墻壁、地面均應(yīng)在10厘米以上。棉織品宜存放于儲藏柜中。
(六)物品的儲藏應(yīng)遵循先進先出原則,并定期檢查,及時清理過期物品。
(七)有毒有害物品應(yīng)有專間或?qū)９翊娣?上鎖、專人管理,并有物品使用登記。
(八)清洗消毒間應(yīng)有明顯標志,環(huán)境整潔,通風(fēng)換氣良好,無積水積物,無雜物存放。
(九)供顧客使用的公共用品用具應(yīng)嚴格做到一客一換一消毒。禁止重復(fù)使用一次性用品用具。
(十)清洗消毒應(yīng)按規(guī)程操作,做到先清洗后消毒,使用的消毒劑應(yīng)在有效期內(nèi),消毒設(shè)備(消毒柜)應(yīng)運轉(zhuǎn)正常,并確保消毒時間和消毒劑的濃度達到消毒效果.
(十一)清洗飲具、盆桶、拖鞋的設(shè)施應(yīng)分開,清潔工具應(yīng)專用,防止交叉?zhèn)魅尽?/p>
(十二)清洗消毒后的各類用品用具應(yīng)達到有關(guān)衛(wèi)生標準的規(guī)定并保潔存放。清洗消毒后的茶具應(yīng)當(dāng)表面光潔,無油漬、無水漬、無異味,符合《食(飲)具消毒衛(wèi)生標準》規(guī)定。
(十三))清洗消毒后的物品應(yīng)分類存放保潔.已消毒的飲具應(yīng)存放于保潔柜內(nèi),保潔柜應(yīng)定期清洗消毒,并不得存放雜物。
(十四)各類公共用品用具更換、清洗、消毒、保潔工作按照《推薦的住宿場所用品用具清洗消毒方法》。
第8篇 酒店食品采購管理制度5
酒店食品采購管理制度(五)
1.由倉管部根據(jù)餐飲部門需要,訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經(jīng)理審批,然后交采購部采購;
2.當(dāng)采購部接到總經(jīng)理批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查,由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況,定出各物資的最低庫存量和最高庫存量;
3.為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第9篇 酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認批準后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務(wù)制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預(yù)算內(nèi),核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準后方可給予報銷。
第10篇 酒店采購管理制度-范本
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責(zé)酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責(zé)
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會
6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜
10. 采購部負責(zé)跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務(wù)信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復(fù)查 董事同意 采購部詢價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務(wù)部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價,在此確認期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應(yīng)商管理
1. 財務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應(yīng)商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、n個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資,一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
第11篇 某酒店物品采購制度
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質(zhì)等損失,結(jié)合酒店的實際情況,特別定本制度:
采購人員須認真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當(dāng)而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經(jīng)理批準方可簽署。
采銷合同專人統(tǒng)一編寫,登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
三、物品的采購
物品的采購,必須按每月使用計劃及合理庫存需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應(yīng)避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員在采購物品時,應(yīng)根據(jù)請購單的數(shù)量,規(guī)格質(zhì)量要求,用途、審核同意后報總經(jīng)理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產(chǎn),*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理及董事長批準后統(tǒng)一購買。
辦理購物付款時,應(yīng)附付款申請單,購銷合同,請購單已經(jīng)董事長審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務(wù)部審核后,方可付款。
財務(wù)部門在辦理付款時應(yīng)核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務(wù)有權(quán)拒付,并要求補齊相關(guān)手續(xù)。
采購人員報銷時,應(yīng)辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚,數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、保質(zhì)日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓,變質(zhì),沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負直接責(zé)任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況匯總制成報表報財務(wù)部備案,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺毀損等列示清楚,及時處理減少不必要的損失。
五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當(dāng)事人經(jīng)濟法律責(zé)任。
六、本制度由財務(wù)執(zhí)行并負責(zé)解續(xù)。
七、其他未盡事宜見采購和保管等相關(guān)補充條例。
第12篇 酒店公司采購稽核制度
酒店公司采購稽核
―、采購人員之稽核
采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規(guī)范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養(yǎng)采購人員應(yīng)有的道德觀念。
采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關(guān)個人品德的問題。擔(dān)任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責(zé)任,經(jīng)常督導(dǎo)所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內(nèi)部的稽核人員擔(dān)任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當(dāng)行為。
采購人員之稽核,可從下面一些現(xiàn)象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規(guī)范的事實:
(一)選擇錯誤的采購對象
若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業(yè)廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業(yè)項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然'牛頭不對馬嘴',則可能有弊端存在。
(二)故意透過中間商購買
某些貨品在國內(nèi)有總代理或經(jīng)銷商,采購人員不經(jīng)由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購。或者,貨品可直接向原制造廠商購買,卻經(jīng)由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有'圖利他人'之嫌。
(三)采購數(shù)量集中一家
當(dāng)采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數(shù)不少,而系長期需用且亦經(jīng)常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當(dāng)?shù)?默契',或供應(yīng)商有'圖標'的行為。此外,一次采購?fù)愗浧芬?guī)格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規(guī)格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數(shù)量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。
(四)準購單越級審核
有些采購主管善盡職責(zé),對各種可能發(fā)生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經(jīng)其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發(fā)現(xiàn)采購人員違規(guī)情形。
(五)報價單之筆跡與圖章可疑
某些采購人員為'保障'某一供應(yīng)商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業(yè)的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(xù)(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發(fā)現(xiàn)出自同一人;而蓋用印信時,故意將'陪標'廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經(jīng)驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲'蓋'彌彰的報價單,而追查出'蛛絲馬跡'。進而發(fā)現(xiàn)弊端。
(六)生活闊綽行為詭異
若采購人員與供應(yīng)商有所勾結(jié),并獲取不當(dāng)利益后,有些人無法掩藏'暴發(fā)戶'的舉止,一改過去'一單食,一瓢飲,居陋巷'的模樣,展現(xiàn)'瓊漿玉液,居高樓華廈'的氣派,而與供應(yīng)商過從甚密,經(jīng)常交頭接耳,形同'最佳拍檔',此種現(xiàn)象,應(yīng)予注意,并設(shè)法深入
調(diào)查該采購人員經(jīng)辦案件,是否有不軌之處。
(七)黑函檢舉
有些供應(yīng)商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發(fā)其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據(jù)以明查暗訪,以搜索采購人員的違規(guī)行為。
以上所述,是采購人員違反行為規(guī)范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:
1、建立價格差異報告制度
采購人員若處心積慮與供應(yīng)商勾串,必透過虛抬價格協(xié)助供應(yīng)商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應(yīng)提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應(yīng)送交稽核部門或會計部門評核,甚至應(yīng)呈請總經(jīng)理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發(fā)生。
采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應(yīng)商對價格'灌水'太離譜的話,經(jīng)此詢問比對,勢必原形畢露。
2、爭取供應(yīng)商的合作
所謂'道高一尺,魔高一丈',若采購人員與供應(yīng)商勾結(jié),在采購案件繁多的情況下,作業(yè)時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業(yè)技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應(yīng)商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應(yīng)商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復(fù),通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應(yīng)商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應(yīng)商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必?zé)o功而退。最好是,平日定期造訪供應(yīng)商,建立情誼,以使對方自愿充當(dāng)'線民',舉發(fā)采購人員需索無度之劣行。
二.采購作業(yè)之稽核
前面所述之采購人員的'品德'之稽核,固然重要,但是相對地,也應(yīng)該注意檢討整個采購作業(yè)體系與工作結(jié)果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構(gòu)所賦予采購部門之職責(zé)。茲將采購作業(yè)之稽核重點,介紹如下:
(一)采購計劃過程之稽核
1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產(chǎn)銷預(yù)測來擬訂,二者之間是否容易協(xié)調(diào)配合,或經(jīng)常各行其道
2、采購部門是否參與酒店策略規(guī)劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致
3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責(zé)、人員編制、作業(yè)系統(tǒng)、表單使用等,是否均有詳細的解說
4、對于新材料、新來源、可能預(yù)見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應(yīng)
5、采購部門之人員與費用預(yù)算是否合理能否達成酒店所付托的責(zé)任有無編制采購預(yù)算,提供財務(wù)部門資金籌劃之參考
(二)采購作業(yè)執(zhí)行之稽核
1、請購方面
(1)在新產(chǎn)品設(shè)計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法
(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或?qū)σ?guī)格做不必要之限制,以致減少供應(yīng)商競爭之程度
(3)若已建立材料需求計劃,是否請購數(shù)量尚須依賴人為的判定加以調(diào)整
(4)所有請購是否以制式之請購單提出申請,有無未經(jīng)請購或由其他部門核準采購案
(5
)采購人員對請購之需求,認為有不符合酒店最佳利益時,是否可以質(zhì)疑并要求申請部門變更條件
(6)購運時間是否合理,是否經(jīng)常發(fā)生緊急采購
(7)決定存量水準時,是否考慮訂購成本、倉儲成本、預(yù)期的價格變動,以及貨源充?；蚨倘眴栴}
(8)耗用性物料及資本支出之請購,是否使用不同的請購單,以便對需求狀況作不同程度的說明與管制
2、選擇供應(yīng)商方面
(1)大量使用之物料,是否同時與二家以上之供應(yīng)商維持關(guān)系
(2)參與報價或投標者,是否為經(jīng)過審查的合格廠商
(3)詢價的供應(yīng)商家數(shù),是否足以構(gòu)成自由且充分的競爭
(4)對于供應(yīng)商有無獎罰制度是否認真執(zhí)行
(5)采購人員與供應(yīng)商之間的行為規(guī)范,有無明文規(guī)定
(6)是否曾邀請國外供應(yīng)商參與報價或競標
(7)是否曾利用公開招標的采購方式
(8)對于主要的物料,是否做過自制或外包的決策分析
(9)是否要訪問供應(yīng)商之工廠或辦公處所,以了解其營運狀況
3、采購價格方面
(1)對獨家供應(yīng)的廠商所決定的價格,是否加以認真的審議
(2)對報價最低的廠商未給予訂單,是否有足夠的理由
(3)對于供應(yīng)商所提供的價格優(yōu)待條件,是否未曾利用譬如現(xiàn)金折扣或數(shù)量折扣等。
(4)當(dāng)制造物料所需的模具由買方提供時,是否有知情之工廠仍將此項模具費用包含在報價中
(5)資本設(shè)備的報價中,是否包含定期或緊急維護所需零件的費用
(6)在進行國外或國內(nèi)采購決策時,是否將政府所提供的投資抵減獎勵措施,列為采用國產(chǎn)物品之有利的比價條件
(7)在與供應(yīng)商進行談判前,是否有充分的準備(包括對產(chǎn)品之性能技術(shù)等方面之了解;對制造成本、價格之研究;對買賣雙方優(yōu)勢和弱點的分析等)
(8)議價是否參考底價或預(yù)算重大的采購案是否要求廠商提供成本分析表
(9)除了貨款以外,是否支付額外費用
4、交貨與品質(zhì)方面
(1)在訂購后,若交貨數(shù)量與規(guī)格發(fā)生變動,是否立即修改訂購單
(2)采購部門是否曾派員前往供應(yīng)商工廠,實地查核主要物料或訂制的機器能否按照預(yù)定進度交貨
(3)有無設(shè)立追查或催辦制度若發(fā)現(xiàn)遲延交貨,采購人員是否采取必要的處置
(4)訂購未交數(shù)量加上庫存數(shù)量超過未來正常用量甚多時,采購部門是否與物料需求計劃部門商議降低將來訂購數(shù)量或取消部分訂購量
(5)當(dāng)一供應(yīng)商無法如期交貨,采購部門另向其他供應(yīng)商下訂單時,原未能履約的供應(yīng)商之訂單是否已經(jīng)取消
(6)在訂購單或合約中,是否已經(jīng)明確訂定物料的品質(zhì)檢驗標準
(7)對于重要的物料或機器設(shè)備,是否委派品質(zhì)保證部門的人員常駐供應(yīng)商工廠督導(dǎo)品質(zhì)
(8)買賣雙方對于交貨品質(zhì)認定不同所發(fā)生的紛爭,是否經(jīng)常發(fā)生在未完成驗收手續(xù)前,這些貨品的責(zé)任誰屬
(9)訂購單或合約中,有關(guān)交貨遲延或完工保固、保證責(zé)任,是否有明文規(guī)定
