電業(yè)局計(jì)量中心報(bào)告證書管理程序

報(bào)告和證書管理程序

1目的

為保證報(bào)告和證書的完整性、準(zhǔn)確性,并真實(shí)地反映結(jié)果的全部信息。

2范圍

適用于本計(jì)量中心出具的報(bào)告和證書的管理。

3職責(zé)

3.1授權(quán)簽字人批準(zhǔn)其授權(quán)領(lǐng)域的報(bào)告或證書;

3.2中心辦每年至少抽查一次報(bào)告和證書;

3.3班組負(fù)責(zé)編制、審核報(bào)告/證書,負(fù)責(zé)報(bào)告/證書的交付、管理和臺帳的建立。

4程序

4.1報(bào)告和證書的編制要求

4.1.1本計(jì)量中心的工作結(jié)果以檢測報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書的形式出具。報(bào)告/證書的內(nèi)容應(yīng)包括以下方面:

a)報(bào)告/證書的名稱;

b)本計(jì)量中心名稱與地址,聯(lián)系電話;

c)報(bào)告/證書編號標(biāo)識,第 頁及共 頁;

d)顧客的名稱;

e)所用方法的標(biāo)識;

f)檢測或校準(zhǔn)物品的描述(如名稱、型號規(guī)格、主要性能指標(biāo)等)、狀態(tài)和明確的標(biāo)識;

g)檢測/校準(zhǔn)/檢定日期;

h)如果被檢物品是抽樣得來,說明其抽樣日期、抽樣方法、抽樣地點(diǎn)、抽樣計(jì)劃和程序、抽樣環(huán)境條件等;

i)檢測和校準(zhǔn)結(jié)果,適當(dāng)時(shí),帶有測量單位(必要時(shí),當(dāng)以表格、圖、或照片加以說明);

j)報(bào)告和證書的編制、審核和批準(zhǔn)人的手簽名,必要時(shí)注明簽名日期;

k)必要時(shí)對顧客送檢/送校的樣品,作出檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果僅對所送樣品負(fù)責(zé)的聲明;

l)當(dāng)有分包項(xiàng)時(shí),則應(yīng)清晰地標(biāo)明分包方出具的數(shù)據(jù);

m)必要時(shí),注明“本檢測報(bào)告/校準(zhǔn)、檢定證書未經(jīng)本計(jì)量中心書面批準(zhǔn),不得部分復(fù)印”的聲明.

4.1.2當(dāng)需要對檢測結(jié)果作出解釋時(shí),報(bào)告中還應(yīng)包括下列內(nèi)容:

a)對檢測方法的偏離、增添或刪節(jié),及特殊檢測條件的信息,如環(huán)境條件;

b)需要時(shí)符合或不符合要求或規(guī)范的聲明;

c) 適用時(shí)評定測量不確定度的聲明。當(dāng)不確定度與檢測結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān),或顧客提出要求時(shí),或當(dāng)測量不確定度影響到規(guī)范限度的符合性時(shí),報(bào)告中還需要包括有關(guān)不確定度的信息;

d)適用且需要時(shí),提出意見和解釋;

e)特定方法、顧客和顧客群體要求的附加信息。

4.1.3如需對校準(zhǔn)結(jié)果進(jìn)行解釋時(shí),證書還應(yīng)包括下列內(nèi)容:

a)對測量結(jié)果有影響的條件(環(huán)境條件);

b)測量不確定度和(或)符合確定的計(jì)量規(guī)范或條款的聲明;

c)測量可溯源的證據(jù);

d)校準(zhǔn)證書僅可給出功能性檢測結(jié)果或量值,不應(yīng)包含對校準(zhǔn)時(shí)間間隔的建議;若需給出符合某規(guī)范聲明的,應(yīng)指明符合或不符合該規(guī)范的具體條款;做出符合性聲明時(shí),應(yīng)考慮測量不確定度;

e)若顧客事先要求,在校準(zhǔn)儀器被調(diào)整或修理后,要求給出調(diào)整或修理前后的校準(zhǔn)結(jié)果時(shí),應(yīng)在證書或報(bào)告中表明。

4.1.4工作人員應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、明確和客觀地報(bào)告每一項(xiàng)或一系列檢測和校準(zhǔn)結(jié)果,并符合有關(guān)方法規(guī)定的要求。

4.1.5試驗(yàn)報(bào)告的封面和格式統(tǒng)一制定(見附錄)。

4.1.5.1所有報(bào)告均用a4紙(附圖等可除外)。

4.1.5.2封面應(yīng)至少含:報(bào)告編碼(應(yīng)在右上角)、報(bào)告名稱、試驗(yàn)類型、委托單位、報(bào)告單位、報(bào)告日期。

4.1.5.3簽批頁(封二)應(yīng)含編寫、審核、批準(zhǔn)。

4.1.5.4封三應(yīng)含本計(jì)量中心聲明。

4.1.5.5目錄:少于10頁可不用。

4.1.5.6主體部分:應(yīng)含“報(bào)告的內(nèi)容”所定義的項(xiàng)目,其中分層方法應(yīng)按如下規(guī)定執(zhí)行。第一層用“123 ……”;第二層用“1.1 1.2 1.3……”;第三層用“1.1.1 1.1.2 1.1.3……”;其余可自定義。

4.1.6檢測報(bào)告、檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書的格式由班組根據(jù)承檢產(chǎn)品/項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)的要求自行設(shè)計(jì),報(bào)中心辦備案。確定后的報(bào)告/證書格式無特殊原因不得更改,更改需經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn);

4.1.7報(bào)告和證書的標(biāo)識

4.1.7.1試驗(yàn)報(bào)告標(biāo)識形式為abcd-efghij。ab為班組拼音縮寫:cd為年(2000年為00,2001年為01,依次類推),efghij由班組自行定義。

4.1.7.2檢測報(bào)告、檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書的標(biāo)識由各班組自行制定,并報(bào)中心辦備案。

4.2報(bào)告和證書的編寫

4.2.1報(bào)告/證書應(yīng)能夠準(zhǔn)確、清晰、明確和客觀地反映工作結(jié)果,并符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方法規(guī)定的要求。編寫內(nèi)容要完整、結(jié)論明確,必要時(shí)應(yīng)附以圖表、數(shù)表、曲線、簡圖、照片說明。

4.2.2報(bào)告/證書應(yīng)由具備資格的專業(yè)人員編制,實(shí)習(xí)人員不能獨(dú)立編制。

4.2.3報(bào)告/證書上的數(shù)據(jù)結(jié)論、環(huán)境條件等須與原始記錄相符。

4.2.4報(bào)告/證書的所有數(shù)據(jù)均應(yīng)采用法定計(jì)量單位和規(guī)定的術(shù)語。

4.2.5對分包方所提供的結(jié)果應(yīng)在報(bào)告中明確說明。

4.3報(bào)告和證書的審核批準(zhǔn)

4.3.1檢測報(bào)告、檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書采用編寫、審核和批準(zhǔn)三級方式。

4.3.1.1工作人員對原始數(shù)據(jù)核對后將檢測結(jié)果準(zhǔn)確無誤地填寫到報(bào)告中,并簽名。

4.3.1.2相關(guān)人員審核原始記錄、方法的適用性以及滿足顧客要求后,審核簽名。

4.3.1.3本專業(yè)授權(quán)簽字人批準(zhǔn)簽字。

4.3.2試驗(yàn)報(bào)告的審批

4.3.2.1報(bào)告的審批采用編寫、審核、批準(zhǔn)方式。

4.3.2.2常規(guī)性試驗(yàn),由助工及以上職稱人員編寫、專業(yè)組長審定、班組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.3.2.3較復(fù)雜的、跨專業(yè)的或涉及系統(tǒng)安全的檢測項(xiàng)目試驗(yàn)(如型式試驗(yàn)、機(jī)組性能鑒定試驗(yàn)等),由助理工程師以上職稱的檢測人員編寫、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或班組負(fù)責(zé)人審核,質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人或主任批準(zhǔn)。

4.4報(bào)告的管理和交付

4.4.1中心辦根據(jù)授權(quán)簽字人的批準(zhǔn)簽名加蓋試驗(yàn)報(bào)告專用章和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證標(biāo)志章,并留存二份,定期歸檔。報(bào)告/證書的保存期一般不少于五年。 認(rèn)可認(rèn)證范圍之外的項(xiàng)目,不允許加蓋實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證標(biāo)志章。班組應(yīng)將原始記錄和報(bào)告一同存檔。

4.4.2檢測報(bào)告、檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書由各班組根據(jù)授權(quán)簽字人的批準(zhǔn)簽名加蓋試驗(yàn)報(bào)告專用章和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證標(biāo)志章。一般不保留證書副本,只保留原始記錄。認(rèn)可認(rèn)證范圍之外的項(xiàng)目,不允許加蓋實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證標(biāo)志章。

4.4.3中心辦每年對班組的報(bào)告和證書至少抽查一次;

4.4.4試驗(yàn)報(bào)告在交付給顧客時(shí),顧客在《報(bào)告交付單》上簽名。郵寄交付的報(bào)告以郵寄回執(zhí)作為交付記錄。在交付過程中,應(yīng)注意報(bào)告的防潮等。檢定證書、測試報(bào)告、校準(zhǔn)證書的交付,由顧客在委托單上簽名。

4.4.5當(dāng)用戶要求用電話、電傳或其他電子媒體傳遞數(shù)據(jù)或結(jié)果時(shí),要核實(shí)對方的身份。

4.4.5本計(jì)量中心相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格為顧客保密,未經(jīng)允許報(bào)告和記錄不得給其他方查閱;保密性管理執(zhí)行《保護(hù)顧客機(jī)密信息及所有權(quán)程序》。

4.5報(bào)告和證書的更改

4.5.1當(dāng)對報(bào)告/證書中的數(shù)據(jù)有疑義時(shí),由責(zé)任部門組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、質(zhì)量監(jiān)督員分析原因,對可疑數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。

4.5.2若經(jīng)核查證實(shí)已發(fā)出的報(bào)告/證書有差異,責(zé)任部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即書面通知接收單位,停止使用該報(bào)告/證書。

4.5.3原報(bào)告/證書的編寫人員填寫《報(bào)告和證書更改審批表》,說明更改理由及更改的內(nèi)容,并由原報(bào)告的審批人確認(rèn)更改理由成立,批準(zhǔn)人提出處理意見。

4.5.4更改若涉及重新進(jìn)行檢測/校準(zhǔn)/檢定,則檢測/校準(zhǔn)/檢定程序、數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量控制、記錄要求等應(yīng)符合《程序文件》的相關(guān)要求。

4.5.5修改后或重新檢測/校準(zhǔn)/檢定后所出具的報(bào)告/證書應(yīng)附加說明,說明修改的原因和主要修改內(nèi)容。

4.5.6責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)收回原報(bào)告,并按照報(bào)告交付程序,將修改后的報(bào)告和證書送至原報(bào)告持有人手中。

4.5.7責(zé)任部門保存修改后的報(bào)告證書應(yīng),并由資料管理員同原報(bào)告/證書一并保管。

5相關(guān)文件

5.1gaepc/qp-01(a/0)《保護(hù)顧客機(jī)密信息和所有權(quán)程序》

5.2gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》

6記錄

6.1 gaepc/qr-066《技術(shù)報(bào)告審核、審定、批準(zhǔn)表》

6.2 gaepc/qr-082《試驗(yàn)報(bào)告交付單》

6.3 gaepc/qr-083《報(bào)告/證書臺帳》

6.4 gaepc/qr-084《報(bào)告和證書更改審批表》