物業(yè)公司外來(lái)文件管理控制程序
公 司 程 序 文 件版號(hào): a
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ej-qp6.3物業(yè)公司外來(lái)文件的管理控制程序 頁(yè)碼: 1/2
1.目的:
對(duì)外來(lái)文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。
2.適用范圍:
適用于政府主管部門(mén)及上級(jí)公司、上級(jí)物業(yè)主管部門(mén)及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章
4.職責(zé):
4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類(lèi)外來(lái)文件、責(zé)成有關(guān)部門(mén)處理。
4.2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營(yíng)管理部的經(jīng)營(yíng)合同、協(xié)議書(shū)以外的外來(lái)文件,包括上級(jí)公司、政府主管部門(mén)傳來(lái)的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類(lèi)規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門(mén)傳來(lái)的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營(yíng)管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4.3各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)往來(lái)中的外來(lái)文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。
5.工作程序:
5.1外來(lái)文件的接收:
5.1.1上級(jí)公司文件由綜合辦公室派專(zhuān)人領(lǐng)取,政府主管部門(mén)下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫(xiě)《外來(lái)文件接收登記表》。
5.1.2公司各部門(mén)的業(yè)務(wù)往來(lái)文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類(lèi),登記在《外來(lái)文件接收登記表》上。
5.2外來(lái)文件的處理:
5.2.1上級(jí)公司、政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室填寫(xiě)《外來(lái)文件處理表》,綜合辦公室主任填寫(xiě)呈辦意見(jiàn)并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén),并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。
5.2.2外來(lái)的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營(yíng)管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門(mén)需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專(zhuān)用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來(lái)文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén),并由綜合辦公室存檔。
5.3外來(lái)文件的檔案管理:
5.3.1上級(jí)公司和政府主管部門(mén)的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷(xiāo)毀、立卷、歸檔意見(jiàn),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對(duì)不需要使用查閱的文件填寫(xiě)《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》后進(jìn)行銷(xiāo)毀,對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊(cè),并保存。
5.3.2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)后,提出具體處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。
5.3.3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《外來(lái)文件接收登記表》ej-qr-qp6.3-01
6.2《外來(lái)文件處理表》ej-qr-qp6.3-02
6.3《外來(lái)文件銷(xiāo)毀登記表》ej-qr-qp6.3-03
6.4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6.1-01
6.5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6.1-04
