物業(yè)公司住戶文件提供管理控制程序

公司程序文件 版號: a

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ej-qp 6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼: 1/2

1.目的:

對提供給住戶及住戶管理機構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。

2.適用范圍:

適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.5章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1日常管理業(yè)務(wù)中需要提供給住戶的文件由各相關(guān)部門制訂。

4.2新的物業(yè)項目入住時的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負責(zé)制訂。

4.3管理者副代表負責(zé)對住戶提供文件進行規(guī)范性審查。

4.4管理者代表負責(zé)提供給住戶的文件的審批。

4.5綜合辦公室負責(zé)提供給住戶的文件的發(fā)放工作。

5.工作程序:

5.1提供給住戶的文件的制訂:

5.1.1各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時;需要召開產(chǎn)權(quán)人會議時;需向住戶發(fā)出臨時通知時,各相關(guān)部門負責(zé)文件的起草。

5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應(yīng)對上年物業(yè)管理費用的收支作出總結(jié),并制訂本年的管理工作計劃。

5.1.3新承接的物業(yè)項目,總經(jīng)理應(yīng)指定項目小組或特定人員在住戶入住前應(yīng)準(zhǔn)備住戶公約及其它管理文件。詳見ej-qp3.2《物業(yè)的入住管理》。

5.2提供給住戶文件的審批和標(biāo)識:

5.2.1各相關(guān)部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、 批準(zhǔn)。

5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標(biāo)識,并登記在《文件/資料一覽表》上。

5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:

5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關(guān)部門加蓋部門印章之后進行發(fā)放。

5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。

5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應(yīng)提供給全體住戶及其代表機構(gòu),可在開會時在小區(qū)宣傳欄公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時,必須經(jīng)原審批人復(fù)審,發(fā)放給住戶時需要聲明舊文件作廢。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《文件/資料一覽表》 ej-qr-qp6.4-01