第1篇 公文管理辦法
第一章? 總則
第1條 為進一步規(guī)范公司公文管理，促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標準化，確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實，提高行政工作效率和質量，制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉與歸檔等整個過程的辦理與控制。
第3條 主要職責。
1.集團領導：負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團企業(yè)管理中心：負責重要公文的起草、公文的審核、有關公文規(guī)范的制定；
3.集團行政管理中心：負責公文的收發(fā)實施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團各中心：負責對相關收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章? 公文的類別
第4條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉）發(fā)給公司的公文。
2.內部公文指在公司內部使用的公文，包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結報告、會議紀要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問所用的公文，文種有“請示、報告”。
2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復、通知、通報、決定、決議”等。
3.平行文，指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各單位用于聯系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
第6條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括：會議通知、會議紀要、工作聯絡函、臨時授權委托書、請示、報告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示：領導對下級單位布置工作，闡明工作、活動的指導原則。
2.決定：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。
3.決議：經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。
4.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告：在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
6.布告：對公眾公布應當遵守或周知的事項。
7.公告：向國內宣布重大事件。
8.通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
9.報告：向領導、上級單位匯報工作，反映情況；重要會議的發(fā)言稿。
10.會議紀要：經營分析會、總結計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。
11.請示：向領導、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。
12.申請：向上級或同級別請求批準一般事項。
13.批復：答復下級部門（單位）的請求事項。
14.函：平行單位間聯系業(yè)務、洽談工作或知照相關方；向無隸屬關系的有關主管部門（單位）請求批準和答復審批事項。
第三章? 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負責。外來公文主要分為業(yè)務收文（含建設集團業(yè)務及其他業(yè)務）、黨委收文、工會收文三大類。
2.公司內部公文的收文工作由相關業(yè)務部門辦理，對重要公文應轉交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時，要認真核對封口與郵戳。發(fā)現函件有異常應查明原因，做出相應處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機構發(fā)來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查，發(fā)現問題要及時上報，并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進行分類編號，以利于統計和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細分類，并進行統一編號。
第11條 收文批辦流程（走oa流程），相關工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設集團收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→總裁批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
2.黨委收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
3.工會收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領導批辦→機要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項。
1.效率意識。為加速文件運轉，行政管理中心人員應根據文件緊急程度與重要度，及時發(fā)起oa流程；在領導批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內容。如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔、周轉。
第13條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料，及時送交行政管理中心進行登記（參見《檔案管理辦法》）。
第四章? 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程（走oa流程），相關工作標準詳見《內部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設集團發(fā)文：部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務分管領導審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設集團股份有限公司文件”或者“**建設集團股份有限公司××委員會文件”，代表公文屬性，如“**建設集團股份有限公司工會委員會文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成，前面用“**建設××”表示公文類別（詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設〔2011〕12號”。
3.標題。指精煉、準確概括公文主要內容的綱要性文字，末尾應含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外），如“關于××季度質量、安全大檢查通報”。
4.主送單位。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個主送單位。
5.正文。指公文的正式內容，應層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件，應緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標明附件的順序號、名稱。附件應在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長或版式復雜的，可分開裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側4個漢字距離。
8.版尾。版尾內容在公文末尾，一般有四行：第一行為關鍵詞，各關鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號隔開，末尾用句號；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個組織）及印發(fā)日期（如20××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數，靠右排列。
9.頁碼：公文超過3頁，應在文檔底部靠右標明頁碼，頁碼左右兩側無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項。
1.各類文件的起草者，應注意公文內容的嚴密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應先確認無明顯疏漏后，再發(fā)起oa流程進行批辦。
2.行政管理中心在應對公文進行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時嚴格按既定發(fā)文范圍進行發(fā)放。
第五章? 其他管理
第19條 公文的記錄、統計與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應及時在辦公自動化（oa）系統上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內部發(fā)文登記表》（附件12），按公文形成的時間順序，結合事由進行排列編號，并填寫文件目錄。目錄內容包括序號、文件名稱、類別、頁數、時間（接收、發(fā)放等）、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項目，形成系統的收文與發(fā)文臺帳。
2.統計。行政管理中心應定期對收發(fā)的公文進行數量、批辦所用時間等項目進行統計分析、總結，不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中，應及時記錄、總結相關問題，將重要情況向公司領導匯報并通告相關部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文，負有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責，對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時記錄、總結，對重要情況應向公司領導匯報并通告相關部門。
3.各部門應對本部門所參與的公文進行分類統計，視文件保密等級對有關文件存根備查。
第六章? 附則
第21條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件：（1）公文式樣一[集團下行文]；（2）公文式樣二[集團上行文]；（3）公文式樣三[集團公司會議紀要]；（4）公文式樣四[集團公司函]；（5）公文式樣五[集團公司日常通知]；（6）公文式樣六[區(qū)域公司下行文]；（7）公文式樣七[區(qū)域公司上行文]；（8）公文式樣八[區(qū)域公司會議紀要]；（9）公文式樣九[區(qū)域公司函]；（10）公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內部發(fā)文登記表；（13）公司發(fā)文編號規(guī)則。
第2篇 公文格式管理規(guī)定辦法
公文格式管理規(guī)定
第一章:公文格式管理規(guī)定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內容。
1、文件名稱 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發(fā)文字號之上,居中。兩個以上部門聯合行文,主辦部門應排列在前。
2、發(fā)文字號 包括部門代字、年份、順序號,置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯合行文,只標注主辦部門發(fā)文字號。
3、簽發(fā)人 向上級部門報送的文件,要由主要負責人簽發(fā),主要負責人外出時,由主持工作的負責人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。
1、標題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類,要準確、簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外,一般不用標點符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門,應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統稱。一般置于標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文,可主送幾個以上部門;向上請示,一般只寫一個主送部門,不宜多頭主送,以免責任不明。如需同時送其他部門,可用抄送形式。
3、內容 是公文的主體,要求情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標于正文內容之后、發(fā)文部門之前,注明附件名稱和件數。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。
5、發(fā)文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規(guī)范化簡稱,置于正文內容末尾的右下方。幾個部門聯合發(fā)文,應將主辦部門排列在前。
6、發(fā)文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發(fā)日期;聯合行文,署最后簽發(fā)部門領導人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文,署批準日期,發(fā)文日期應當以漢字寫明年、月、日,置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文,發(fā)文日期加小括號置于標題下、居中。
7、印章 除會議紀要外,應當加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內容脫離的空頁上,要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯合下發(fā)的公文,發(fā)文部門都應加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數。公文為函件時,文尾只包括主題詞、抄送欄、份數等,且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會議紀要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內容的規(guī)范化名詞或名詞詞組,置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外,其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”,送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。
3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數 印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數是文件印刷的總數,一般是根據發(fā)放范圍、歸檔份數、發(fā)文部門留用等方面的需要來確定,印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數置于公文末頁下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側,中間隔一定距離。印刷份數置于其下橫線右下側、印發(fā)日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排,左側裝訂,公文用紙通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號用小三號新宋體、左對齊,簽發(fā)人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內容用四號新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。
聯合行文,發(fā)文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標點,左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體,左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應有標點),同級層號后的標點應統一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規(guī)則
第六條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題,應做到一文一事,不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門,不要多頭主送,不要同時抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領導或指導性關系的部門,不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題,主辦部門應當主動與有關部門協商。上報的公文,如有關方面意見不一致,應當如實反映。
第九條 部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級部門有權責令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。
1、收文登記
對收進的紙質或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后,公文由行政部門行政經理提出擬辦意見,轉相關部門會簽后,呈送領導閱批后,再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。
行政部門作為文件的流轉部門,對領導針對文件提出的問題要及時溝通與回饋,每位領導除參加會議、公出、溝通文件相關內容情況,應在4小時內將文件簽批完畢,進行流轉。因出差外出,每天必須進行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應由專人負責。
4、催辦
各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況,對辦理的公文要負責檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應及時反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會簽、合同會簽進行完畢后,打印、整理會簽卡,并存檔。
第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、復印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。
第四章 附則
第十二條 本規(guī)定由人資行政部負責解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。 附:行文樣張、結構層次序號樣張(2頁)
第3篇 油品調運分公司公文處理管理辦法
工貿油品調運分公司公文處理管理辦法
第一章 總則
第一條 為使zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化,根據國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合油品調運分公司實際,制定本辦法。
第二條 油品調運分公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。油品調運分公司公文分為電子公文、紙質公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第三章 公文種類
第六條 油品調運分公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員,批轉、轉發(fā)公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第四章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規(guī)定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名,聯合行文應當標注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統稱。普發(fā)性的公文使用準確、統一的規(guī)范化統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文,不應以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時,署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數字標注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中“請示”應當在附注處注明聯系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他單位,應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》(gb/t9704--2022)國家標準執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標準a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
第五章 行文規(guī)則
第十一條 行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發(fā)文數量。
第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)油品調運分公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)油品調運分公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產、資金、人事等重要業(yè)務,必須經油品調運分公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)“請示”應當一文一事
。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人名義向上級機關報送公文。
第十四條 向下級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業(yè)務,應以內部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協商一致后方可行文,未協商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條 公司黨總支和行政可以聯合行文,屬于黨總支和行政各自職權范圍內的工作,不得聯合行文。
第十六條 公司向本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第六章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現發(fā)文機關意圖,并同現行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他部門和單位職權范圍內的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當按相關保密規(guī)定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內的事項,主辦部門應主動與有關部門協商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據是否準確。
(二)內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現發(fā)文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協調。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發(fā)文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應當經本單位負責人審批簽發(fā),應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協辦單位或者部門職權范圍內的事項的,應當交由協辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā),一般性的下行文由分管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯合發(fā)文由所有聯合發(fā)文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條 公文校對。公文經單位負責人簽發(fā)后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復核。已經公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內容是否符合相關規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經復核需要進行實質性修改的,應按程序復審。
第二十三條 公文登記。對復核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數并詳細記載,發(fā)文字號編號應當規(guī)范統一,避免重復。
第二十四條 公文印制。公文印制應當確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第七章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當的;
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項,未經協商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)“報告”夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯系人和聯系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單
位主要領導批示(行政文件呈送經理批示,黨總支文件呈送黨總支書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內容提出閱辦意見批轉分管業(yè)務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條 公文傳閱。根據領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定閱知范圍,經綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條 公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據需要告知其他相關單位,下級單位上報“請示”文件,要予以書面批復。
第八章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據有關國家檔案法律法規(guī)和集團公司檔案管理有關規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團公司保密相關規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應根據擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統進行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經批轉公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價值的公文,經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第四十七條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第四十八條 本辦法未盡事項按照國家法規(guī)及工貿公司要求執(zhí)行。
第4篇 物業(yè)公司公文管理辦法－3
物業(yè)公司公文管理辦法(3)
一、企業(yè)對外發(fā)送的公文或廣告文稿等一律要求使用發(fā)文稿紙謄抄工整,經發(fā)文部門和公司總經理批閱簽發(fā)。
二、企業(yè)內部公文需發(fā)文的,由部門擬稿會簽,由公司總經理批閱簽發(fā)。
三、凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號,并標引主題詞,文號按以下辦法編排。
()[]號
────────────
發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號
四、屬企業(yè)內部請示、報告類的,一律要求使用稿紙謄寫工整,經各部門(或企業(yè))負責人核稿,報公司總經理批。
五、屬財務類的資料如財務預算、財務報表、稅單、支票等,送總經理審批。
六、收到外單位公文,應即時做好收文登記,粘貼公文簽注單,呈領導批辦后,轉有關部門承辦,最后歸檔。
第5篇 某大學后勤處公文管理辦法
大學后勤處公文管理辦法
第一章總則
第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,根據學校有關文件精神,結合后勤實際情況,制定本辦法。
第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理工作應貫徹統一領導、分級管理的原則,計劃科分管領導負責公文處理工作,并經常檢查督促和給予指導。重要公文必須經后勤處領導處理。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到準確、及時、安全。
第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第六條后勤處計劃科是后勤公文處理工作的管理部門,主管后勤處及各實體的日常公文處理工作。
第二章公文種類
第七條后勤處及各實體適用的公文種類主要有:
(一)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級部門不適當的決定事項。
(二)公告
適用于向校內外宣布重要事項或者法定事項。
(三)通告
適用于公布學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉下級部門的公文,轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文,傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(六)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(七)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(八)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十一)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,'請示'可在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(二)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(三)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。
(四)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(五)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。會議通過的文件,以通過日期為準。
(六)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(七)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。
第九條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十條行文應當確有必要,注重效用。
第十一條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十二條后勤處及各實體對外正式行文需經主管領導批準。
第十四條“請示”應當一文一事,“報告”不得夾帶請示事項。上行文一般應經過部門蓋章,對學校上行文由后勤處呈遞。
第五章發(fā)文辦理
第十五條發(fā)文辦理指以后勤處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第十六條草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第十七條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦單位應當主動與有關單位協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦單位的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦單位可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關單位會簽后報請校領導協調或裁定。
第十八條公文送處領導簽發(fā)前,應當由計劃科進行審核并編制文號。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大,主辦單位應根據計劃科提出的修改意見進行修改,修改后主辦單位負責人應再次審核。
第二十條以后勤處名義制發(fā)的上行文,一般由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以后勤處名義制發(fā)的下行文或平行文,屬分管處領導職權范圍內的一般由分管處領導簽發(fā)。
第二十一條公文正式印制前,計劃科工作人員應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一規(guī)范等。
第二十二條以后勤處名義簽發(fā)公文,由計劃科統一安排印制和分發(fā)。公文原稿及時存檔,需歸檔公文定時移交校檔案室。
第六章收文辦理
第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
第二十四條對收到的公文,計劃科應當及時送處領導圈閱批示,不得延誤。緊急公文,應當明確辦理時限,對有具體工作事項的公文,需貼公文處理單。
第二十五條審批公文時,對有具體工作事項的,主批人應當在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項的,簽名表示已閱知。
第二十六條送處領導批示或者交有關部門辦理的公文,計劃科要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第二十七條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十八條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第二十九條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期向檔案室移交。
第三十條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第三十一條后勤處公文由計劃科統一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。
第三十二條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經處領導或者計劃科科長批準,可以翻印。
第三十三條公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第三十四條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經計劃科科長批準,可以按照銷毀程序銷毀。
第三十五條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第三十六條工作人員調離工作崗位,應當將其本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第三十七條本辦法自2023年1月31日起施行。
第6篇 石油公司公文處理管理辦法
石油銷售公司公文處理管理辦法(暫行)
第一章 總則
第一條 為使hb公司的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化,根據國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合hb公司實際,制定本辦法。
第二條 公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。公司公文分為電子公文、紙質公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第二章 公文種類
第六條 公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員,批轉、轉發(fā)公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規(guī)定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注'絕密''機密''秘密'和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注'特急''加急'。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加'文件'二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名,聯合行文應當標注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統稱。普發(fā)性的公文使用準確、統一的規(guī)范化統稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文,不應以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時,署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數字標注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中'請示'應當在附注處注明聯系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他單位,應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》(gb/t9704--2022)國家標準執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標準a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發(fā)文數量。
第十二條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產、資金、人事等重要業(yè)務,必須經公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)'請示'應當一文一事。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人
名義向上級機關報送公文。
第十四條 向下級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業(yè)務,應以內部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協商一致后方可行文,未協商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條 公司黨支部和行政可以聯合行文,屬于黨支部和行政各自職權范圍內的工作,不得聯合行文。
第十六條 公司向本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現發(fā)文機關意圖,并同現行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六) 公文涉及其他部門和單位職權范圍內的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當按相關保密規(guī)定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內的事項,主辦部門應主動與有關部門協商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現緊急原因,并根據實際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據是否準確。
(二)內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現發(fā)文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協調。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發(fā)文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應當經本單位負責人審批簽發(fā),應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協辦單位或者部門職權范圍內的事項的,應當交由協辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā),一般性的下行文由分管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯合發(fā)文由所有聯合發(fā)文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條 公文校對。公文經單位負責人簽發(fā)后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復核。已經公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內容是否符合相關規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經復核需要進行實質性修改的,應按程序復審。
第二十三條 公文登記。對復核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數并詳細記載,發(fā)文字號編號應當規(guī)范統一,避免重復。
第二十四條 公文印制。公文印制應當確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第六章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當的;
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項,未經協商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)'報告'夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯系人和聯系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單位主要領導批示(行政文件呈送總經理批示,黨支部文件呈送黨支部書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內容提出閱辦意見批轉分管業(yè)務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,
其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條 公文傳閱。根據領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定閱知范圍,經綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條 公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據需要告知其他相關單位,下級單位上報'請示'文件,要予以書面批復。
第七章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據有關國家檔案法律法規(guī)和集團公司檔案管理有關規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團公司保密相關規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應根據擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統進行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經批轉公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價值的公文,經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第四十七條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
第7篇 職中公文流轉管理辦法
廠三職中公文流轉管理辦法
一、總則：
1、為加強公文流轉管理，運用現代計算機技術，使公文處理進一步規(guī)范化、制度化、科學化、程序化，提高公文處理質量和工作效率，結合我校實際情況，特制定本辦法。
2、公文處理應當堅持實事求是、精確、高效的原則，做到及時、準確、安全。
3、根據我校實際，適用公文流轉管理的公文主要種類有：
上級來文、教育局網上文件、學校有關文件材料的上輸等
4、對上述公文的流轉、記載、歸檔、銷毀等工作由辦公室專人實行文件收轉登記薄登記管理或計算機專人管理。
5、公文的原件應當保存完好,重要的公文原件應當通過現代技術手段在計算機中予以備份。
二、收文管理：
1、收文及其處理工作應當做到從辦公室口子進，從辦公室口子出。
2、外部公文由辦公室接收，及時做出內部流轉處理意見，并在文件收轉登記簿上予以登記。
3、本校其他部門接收的公文，應當先送交辦公室予以書面登記后，再予辦理。
4、外部公文初始目錄文件收轉登記薄登記內容包括：1）收文登記系統自編號；2）收文時間(年／月／日)：3）來文單位；4）來文自編號、批件登記號；5）公文標題；
5、公文處理完畢，具體承辦部門應當將處理意見、處理過程及處理結果交由辦公室予以登記。
6、公文處理過程及處理結果登記內容包括但不限于：1）辦公室擬辦意見；2）其他處室處理意見；3）校領導批復、處理意見；4）最后處理結果。
7、公文處理完畢，應當整理歸檔，歸檔去處及編號應當在文件登記薄中登記。
8、重要的公文原件應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，并與相應的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。
第三章 發(fā)文管理
1、凡由本校各部門起草，須加蓋本校公章的公文應當由辦公室實行嚴格的計算機登記管理。
2、發(fā)文計算機登記內容包括：發(fā)文登記系統自編號、擬稿部門、擬稿人、簽發(fā)人、發(fā)文單位、發(fā)文字號、發(fā)文時間、發(fā)文標題、發(fā)文類別、抄送抄報單位、發(fā)文份數、發(fā)文主題詞、其他。
3、重要的發(fā)文原件審批稿應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，并與相應的電子登記目錄建立超級鏈接，以備將來快速查詢。
第四章 文件銷毀
1、不具備歸檔和存查價值的公文經負責人批準，可以銷毀。公文的銷毀，需進行登記并由專人監(jiān)銷，確保不錯銷、不漏銷。
2、銷毀的公文目錄應當予以保存，以備查詢。
第五章 附則
1、本管理辦法由校長室負責解釋。
第8篇 公文運轉管理辦法模版
一、 辦公室是公文收文的管理部門,負責機關公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負責,文書具體處理。
二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報。
三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。
四、 當天收到的文件要及時登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。
五、 對簽署擬辦意見的文件要及時送各領導及處室傳閱。
六、 對各領導批示的文件,要按批示內容交有關部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的,應向批辦領導說明理由,同意后迅速退回文書。
七、 送領導批示或交有關部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
八、 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。
九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。
十、 上級行政機關的秘密公文,除絕秘和注明不準翻印的以外,經主管領導和辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,要注明翻印的時間、份數、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報不得翻印、復印。
十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
十二、要及時將公文辦理結果向批辦領導反饋。
十三、公文辦完后,及時將公文歸檔立卷。電報隨同文件一起立卷。個人不得保存應歸檔的公文。
十四、沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第9篇 電子政務電子公文操作管理辦法
第一條為加強電子政務和電子公文管理,進一步規(guī)范電子政務和電子公文流程應用,特制訂本辦法。
第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規(guī),凡涉密內容嚴禁發(fā)布。
第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網頁的首頁,并堅持每天上班后,以個人名義登錄電子政務,以便隨時查看有關通知、公告。
第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務局發(fā)布的通知、公告,并將所接收到的內容按正式文件運轉方式運轉。
第五條各部門要及時更新電子政務工作動態(tài)欄目。
第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發(fā)文流程運轉,各環(huán)節(jié)操作人員要對所經手的公文進行嚴格把關,避免發(fā)生紕漏。
第七條電子公文發(fā)文流程
1、上行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導審閱→局長簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送
2、下行文和平行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送。
第八條電子公文中“部門負責人”指各部門正、副職,公文一般由分管此項工作的負責人審核;如果擬稿人是部門負責人,則提交給另外一名負責人審核;如果僅有一名部門負責人,且該負責人為擬稿人,則提交給本人,由其本人負責審核(這是公文流程中必須的一步)。
第九條擬稿人在送紙質文檔交辦公室審核、局領導簽發(fā)時,要同時提交電子公文,否則,辦公室、局領導不予受理。擬稿人有協助局領導完成電子公文處理的義務和職責。
第十條部門負責人、辦公室核稿人員和局領導在對電子公文審核后,需填寫意見并保存,否則,電子政務系統將不記錄審核過程。
第十一條關于公文附件
附件如果是擬稿人所寫,為便于修改,要將附件直接附于正文之后,不必用“增加附件”的方式,以避免修改時的繁瑣;如附件是上級或下級來文,可點擊“增加附件”添加。
如擬稿人將其所擬附件作為附件添加,各環(huán)節(jié)經手人員如需對附件進行修改,在修改前,要首先將該附件另存到指定位置,修改后將該附件作為附件添加,不可直接在附件上修改,因為電子政務系統無法保存所修改內容。
不可將正文作為附件添加,也不可有附件而不予添加,否者,辦公室要將該文退回擬稿人。
第十二條關于公文會簽
文件如需多個領導會簽,已簽署意見的領導,要點擊“轉交相關領導”,向其他領導發(fā)送,最后簽署意見的領導點擊“送秘書”,轉交給辦公室負責人。
第十三條如果發(fā)送錯誤,在收文者尚未打開該文件之前,可將該文件收回。
第十四條電子公文收文流程
長垣秘書登記→提交辦公室主任擬辦→長垣秘書→領導1→領導2→領導3(直至全部領導閱畢)→長垣秘書→發(fā)送至辦理部門→發(fā)送至長垣秘書→結束。
第十五條局領導閱畢收文后,要將公文發(fā)送至“長垣秘書”,而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。
第十六條各部門收文人員在收到文件后,要及時將文件存于本人計算機,為公文的下一步處理做準備,并將收到的文件通知本部門負責人批辦。然后將文件發(fā)送至“長垣秘書”,以便辦公室人員能夠及時將該文件發(fā)布到電子政務首頁。否則,文件將滯留本部門而無法得到發(fā)布。對不及時處理電子公文的各部門收文人員,將給予通報批評,并作為工作差錯列入本部門年終考核。
第十七條本辦法由辦公室負責解釋。
第10篇 公文制發(fā)管理辦法規(guī)定
為促進**公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質量,特制定本辦法。
一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負責本機關公文發(fā)文處理工作。由專人具體負責。
二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網上通知等。
三、公文制發(fā)堅持控制數量,提高質量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個;辦公室發(fā)文原則上不超過40個。公文正文字數原則上不超過3000字。簡報由辦公室統一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動,篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。
四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。
五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結構、層次是否合理,語句是否通順,數字、詞句是否準確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領導審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。
六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。
七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關部門協商、會簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規(guī)定。文稿技術性問題,由核稿人員直接修改,非技術性問題可提出修改意見,發(fā)回擬稿部門,由擬稿部門負責修改。
八、 送審文稿一律為微機打字稿。
九、 辦公室根據文稿字數和緊急程度限時核稿。**字以內文稿在1天內核完;**字以上的3天內核完;內容復雜、需與有關方面協商的,適當延長核稿時間,同時有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領導有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。
十、 文稿審核后,核稿人員要根據領導分工送分管領導審簽后,由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見,送主要領導簽發(fā)。
十二、文稿經主要領導簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。
十三、文件印完后辦公室文書負責按印數加蓋印章,按規(guī)定份數連同原稿存檔。
第11篇 公文運轉管理辦法范本
公文運轉管理辦法
一、 辦公室是公文收文的管理部門,負責機關公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負責,文書具體處理。
二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報。
三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。
四、 當天收到的文件要及時登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。
五、 對簽署擬辦意見的文件要及時送各領導及處室傳閱。
六、 對各領導批示的文件,要按批示內容交有關部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的,應向批辦領導說明理由,同意后迅速退回文書。
七、 送領導批示或交有關部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
八、 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。
九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。
十、 上級行政機關的秘密公文,除絕秘和注明不準翻印的以外,經主管領導和辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,要注明翻印的時間、份數、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報不得翻印、復印。
十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
十二、要及時將公文辦理結果向批辦領導反饋。
十三、公文辦完后,及時將公文歸檔立卷。電報隨同文件一起立卷。個人不得保存應歸檔的公文。
十四、沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒別和主管領導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第12篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項,并要在公司內部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文。
聯合行文應當明確主辦部門。
須經公司審批的事項,經公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協調或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統
一、規(guī)范等。
經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請上級部門協調或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經發(fā)文部門批準。
經批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2023年4月7日起施行。
