某大學(xué)后勤處公文管理辦法

大學(xué)后勤處公文管理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)學(xué)校有關(guān)文件精神,結(jié)合后勤實(shí)際情況,制定本辦法。

第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

第三條公文處理工作應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,計(jì)劃科分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公文處理工作,并經(jīng)常檢查督促和給予指導(dǎo)。重要公文必須經(jīng)后勤處領(lǐng)導(dǎo)處理。

第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密的安全。

第六條后勤處計(jì)劃科是后勤公文處理工作的管理部門,主管后勤處及各實(shí)體的日常公文處理工作。

第二章公文種類

第七條后勤處及各實(shí)體適用的公文種類主要有:

(一)決定

適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

(二)公告

適用于向校內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

(三)通告

適用于公布學(xué)校各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

(四)通知

適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文,傳達(dá)要求下級部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。

(五)通報(bào)

適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

(六)報(bào)告

適用于向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級部門的詢問。

(七)請示

適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)。

(八)批復(fù)

適用于答復(fù)下級部門的請示事項(xiàng)。

(九)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(十)函

適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(十一)會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。

(一)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,'請示'可在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

(二)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

(三)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(四)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

(五)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會議通過的文件,以通過日期為準(zhǔn)。

(六)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級部門的要求標(biāo)注主題詞。

(七)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

第九條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。

第十一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。

第十二條后勤處及各實(shí)體對外正式行文需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事,“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。上行文一般應(yīng)經(jīng)過部門蓋章,對學(xué)校上行文由后勤處呈遞。

第五章發(fā)文辦理

第十五條發(fā)文辦理指以后勤處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十六條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。

(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、相關(guān)職能部門的職權(quán)與主送部門的行文關(guān)系確定。

(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第十七條擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦單位的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦單位可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)單位會簽后報(bào)請校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第十八條公文送處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由計(jì)劃科進(jìn)行審核并編制文號。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大,主辦單位應(yīng)根據(jù)計(jì)劃科提出的修改意見進(jìn)行修改,修改后主辦單位負(fù)責(zé)人應(yīng)再次審核。

第二十條以后勤處名義制發(fā)的上行文,一般由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以后勤處名義制發(fā)的下行文或平行文,屬分管處領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的一般由分管處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第二十一條公文正式印制前,計(jì)劃科工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一規(guī)范等。

第二十二條以后勤處名義簽發(fā)公文,由計(jì)劃科統(tǒng)一安排印制和分發(fā)。公文原稿及時(shí)存檔,需歸檔公文定時(shí)移交校檔案室。

第六章收文辦理

第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。

第二十四條對收到的公文,計(jì)劃科應(yīng)當(dāng)及時(shí)送處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批示,不得延誤。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限,對有具體工作事項(xiàng)的公文,需貼公文處理單。

第二十五條審批公文時(shí),對有具體工作事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項(xiàng)的,簽名表示已閱知。

第二十六條送處領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,計(jì)劃科要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

第七章公文歸檔

第二十七條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第二十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。

第二十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案室移交。

第三十條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第三十一條后勤處公文由計(jì)劃科統(tǒng)一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。

第三十二條上級部門的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)或者計(jì)劃科科長批準(zhǔn),可以翻印。

第三十三條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十四條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)計(jì)劃科科長批準(zhǔn),可以按照銷毀程序銷毀。

第三十五條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

第三十六條工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)當(dāng)將其本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第九章附則

第三十七條本辦法自2023年1月31日起施行。