第1篇 公文格式管理規(guī)定辦法

公文格式管理規(guī)定

第一章:公文格式管理規(guī)定

第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。

第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等內(nèi)容。

1、文件名稱 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發(fā)文字號(hào)之上,居中。兩個(gè)以上部門聯(lián)合行文,主辦部門應(yīng)排列在前。

2、發(fā)文字號(hào) 包括部門代字、年份、順序號(hào),置于文件名稱之下、橫線之上、左對(duì)齊。幾個(gè)部門聯(lián)合行文,只標(biāo)注主辦部門發(fā)文字號(hào)。

3、簽發(fā)人 向上級(jí)部門報(bào)送的文件,要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),主要負(fù)責(zé)人外出時(shí),由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號(hào)的同行右端。

第三條 公文正文部分一般包括標(biāo)題、主送部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。

1、標(biāo)題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類,要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

2、主送部門 是指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。一般置于標(biāo)題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文,可主送幾個(gè)以上部門;向上請(qǐng)示,一般只寫一個(gè)主送部門,不宜多頭主送,以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他部門,可用抄送形式。

3、內(nèi)容 是公文的主體,要求情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,層次分明,文字簡(jiǎn)煉、得體。公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

4、附件 正文的補(bǔ)充說(shuō)明或有關(guān)參考資料。附件名稱標(biāo)于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門之前,注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。

5、發(fā)文部門 又稱落款。落款應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。

6、發(fā)文日期 一般署會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文,署批準(zhǔn)日期,發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)以漢字寫明年、月、日,置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標(biāo)明主送部門的公文,發(fā)文日期加小括號(hào)置于標(biāo)題下、居中。

7、印章 除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁(yè)上,要在該空頁(yè)的左上方標(biāo)“(此頁(yè)無(wú)正文)”。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文部門都應(yīng)加蓋印章。

第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時(shí),文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等,且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會(huì)議紀(jì)要用“分送”。

1、主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組,置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會(huì)議紀(jì)要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。

2、抄送部門 除主送部門外,其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級(jí)部門的為“抄報(bào)”,送往同級(jí)部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報(bào)欄設(shè)在文尾主題詞之下。

3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù),一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門留用等方面的需要來(lái)確定,印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁(yè)下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側(cè),中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側(cè)、印發(fā)日期的下方。

第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排,左側(cè)裝訂,公文用紙通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首頁(yè)為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號(hào)用小三號(hào)新宋體、左對(duì)齊,簽發(fā)人右對(duì)齊;標(biāo)題用小二號(hào)新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號(hào)新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。

聯(lián)合行文,發(fā)文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號(hào)新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標(biāo)點(diǎn),左對(duì)齊;抄送欄全部為小四號(hào)新宋體,左對(duì)齊。打印、校對(duì)欄五新宋體。頁(yè)邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。

固定值25磅行間距。結(jié)構(gòu)層次序號(hào)要準(zhǔn)確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號(hào)外不能有標(biāo)點(diǎn)。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級(jí)依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應(yīng)有標(biāo)點(diǎn)),同級(jí)層號(hào)后的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)統(tǒng)一。(公文排版格式見附件)

第二章 行文規(guī)則

第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。上級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示問(wèn)題,應(yīng)做到一文一事,不得將請(qǐng)示事項(xiàng)夾在報(bào)告中。請(qǐng)示一般應(yīng)明確一個(gè)主送部門,不要多頭主送,不要同時(shí)抄送下級(jí)部門。

第七條 對(duì)平級(jí)的、沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)性關(guān)系的部門,不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問(wèn)題,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商。上報(bào)的公文,如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。

第九條 部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級(jí)部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第三章 公文辦理

第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。

1、收文登記

對(duì)收進(jìn)的紙質(zhì)或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉(zhuǎn)、登記及反饋。

2、閱批

收文登記后,公文由行政部門行政經(jīng)理提出擬辦意見,轉(zhuǎn)相關(guān)部門會(huì)簽后,呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批后,再由行政部門轉(zhuǎn)相關(guān)部門承辦或傳閱。急件應(yīng)即時(shí)閱批。

行政部門作為文件的流轉(zhuǎn)部門,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)文件提出的問(wèn)題要及時(shí)溝通與回饋,每位領(lǐng)導(dǎo)除參加會(huì)議、公出、溝通文件相關(guān)內(nèi)容情況,應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)將文件簽批完畢,進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因出差外出,每天必須進(jìn)行一次公司電子類文件的審查、簽批。

3、傳遞

各部門傳送文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。

4、催辦

各級(jí)文書工作人員應(yīng)及時(shí)掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況,對(duì)辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應(yīng)及時(shí)反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對(duì)各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。

5、存檔

文件會(huì)簽、合同會(huì)簽進(jìn)行完畢后,打印、整理會(huì)簽卡,并存檔。

第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、繕印、校對(duì)、復(fù)印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。

第四章 附則

第十二條 本規(guī)定由人資行政部負(fù)責(zé)解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。 附:行文樣張、結(jié)構(gòu)層次序號(hào)樣張(2頁(yè))

第2篇 公文管理規(guī)定辦法

公文管理規(guī)定【1】

1.目的

為加強(qiáng)公司文件管理,做好公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本管理規(guī)定。

2.發(fā)文的處理

1)擬稿:按照各部門誰(shuí)主管,誰(shuí)擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁(yè),按規(guī)定要求擬稿。

2)核稿:由部門經(jīng)理初核,在面頁(yè)上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。

3)簽發(fā):以公司名義對(duì)外的發(fā)文,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。

4)編號(hào):由綜合部統(tǒng)一登記、編號(hào)、計(jì)算份數(shù)等。

5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對(duì)并在頁(yè)面上簽名。

6)蓋章:由綜合部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。

7)分發(fā):由綜合部助理統(tǒng)一分發(fā),原稿與正文1份(原件)存檔。

3.收文的處理

1)拆封:當(dāng)天的來(lái)文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關(guān)部門的,由部門拆封;由政府部門所發(fā)的文件,由綜合部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。

2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統(tǒng)一由綜合部登記、編號(hào)。 各部門收到的由部門登記、編號(hào)。

3)擬辦:綜合部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。

4)呈閱、呈批:根據(jù)擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。

5)交辦:根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應(yīng)提出辦理時(shí)限,加強(qiáng)督促催辦。

6)辦結(jié):經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期,然后存檔。

公文管理規(guī)定【2】

公 文 管 理 制 度

一、閱文管理制度

1、凡往來(lái)公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統(tǒng)一交由辦公室簽收,編號(hào)登記,并及時(shí)送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。

2、經(jīng)主任批示后,由辦公室及時(shí)按閱文對(duì)象分別送閱,相互之間不許遞閱。

3、閱文人閱后應(yīng)在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時(shí)交給辦公室。

4、閱文人應(yīng)遵守閱文紀(jì)律,保守秘密,嚴(yán)禁在夾內(nèi)抽出有關(guān)公文自用。如認(rèn)為公文內(nèi)容重要,可進(jìn)行必要的摘錄或交由辦公室復(fù)印。

二、發(fā)文管理制度

1、凡涉及業(yè)務(wù)性的文字材料,一律由相關(guān)科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結(jié)、綜合材料等由辦公室承辦。

2、草擬公文要按公文的類別要求規(guī)范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(bào)(送)單位、主題詞、印制份數(shù)等。

3、所有公文經(jīng)過(guò)擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發(fā)。

4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對(duì)、裝訂,辦公室分發(fā)。

5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數(shù)由辦公室按要求送(寄)發(fā)。重要公文要履行簽收或掛號(hào)郵寄,承辦人如須多加份數(shù),應(yīng)事先告知辦公室。

三、借文管理制度

1、所在內(nèi)借的公文必須履行登記手續(xù),并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。

2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁(yè),閱畢主動(dòng)及時(shí)歸還辦公室。

3、借閱人需要復(fù)印卷內(nèi)內(nèi)容的,須經(jīng)主任批準(zhǔn)同意。

4、對(duì)損壞、涂改、丟失公文者,視其情節(jié),相應(yīng)給予教育、賠款,直到紀(jì)律處分。

5、自覺遵守公文保密制度,未經(jīng)允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內(nèi)容。

第3篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定

大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定

為加強(qiáng)各級(jí)機(jī)關(guān)公文行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,依據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》以及《北京z大學(xué)公文管理制度》,結(jié)合集團(tuán)日常工作和公務(wù)活動(dòng)等特點(diǎn),制定本規(guī)定。

一、公文分類

集團(tuán)公文種類分為:

基礎(chǔ)性文件。主要是指集團(tuán)制訂的用于規(guī)范化管理、指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)管理等方面的內(nèi)部規(guī)章制度。

實(shí)施性文件。主要是指各單位根據(jù)本單位工作職能和集團(tuán)基礎(chǔ)性文件確定的實(shí)施辦法、細(xì)則、決定等類型文件。

運(yùn)行性文件。主要是指集團(tuán)為保證日常工作運(yùn)行而編制的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)等類型公文。

質(zhì)量管理文件。主要是根據(jù)質(zhì)量管理體系要求,保證工作質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的文件。

二、行文規(guī)定

行文是公文辦理的重要內(nèi)容,各級(jí)公文的行文必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,嚴(yán)禁未經(jīng)審批行文下發(fā)。公文行文過(guò)程包括擬稿、審核、審批等。

1.擬稿

⑴ 集團(tuán)各單位應(yīng)根據(jù)集團(tuán)黨政聯(lián)席會(huì)決定和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,確定文稿內(nèi)容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。

⑵ 各單位文秘人員根據(jù)文稿內(nèi)容及要求,按照公文格式起草公文。

2.審核

⑴ 集團(tuán)各單位文秘人員擬稿后由各單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

⑵ 各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)草擬的公文進(jìn)行認(rèn)真審核,審核的重點(diǎn):是否符合黨政聯(lián)席會(huì)決議和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則,是否符合擬制公文的有關(guān)要求,是否符合公文格式。

⑶ 各單位負(fù)責(zé)人審核后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審核人欄內(nèi)簽名,注明審核日期;并確定下發(fā)范圍和份數(shù)。

3.審批

⑴ 文秘人員將已審核后的文稿提交集團(tuán)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)審批。黨政辦下發(fā)的行政文件由總經(jīng)理審批,黨務(wù)文件由黨委書記審批。

⑵ 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審批意見欄內(nèi)簽署意見,并在審批人欄內(nèi)簽名,注明審批日期。

4.行文要求

⑴ 符合國(guó)家的法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

⑵ 情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

⑶下行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

⑷上行文不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

⑸結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。

⑹成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字。

⑺公文的文種應(yīng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

⑻集團(tuán)各單位編號(hào)文件應(yīng)使用集團(tuán)黨政辦公室統(tǒng)一印制的公文紙。

三、發(fā)文規(guī)定

1.所有公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。

2.集團(tuán)機(jī)關(guān)各部門和各單位印發(fā)編號(hào)公文需填寫《z后勤集團(tuán)發(fā)文報(bào)送單》,由集團(tuán)黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發(fā),行文單位下發(fā)。

3.集團(tuán)各單位發(fā)文編號(hào)方式:

發(fā)文代字按承辦單位分別為:

承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室 發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字

承辦單位:集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部發(fā)文代字:集團(tuán)財(cái)字

承辦單位:集團(tuán)人力與質(zhì)量管理部 發(fā)文代字:集團(tuán)人質(zhì)字承辦單位:集團(tuán)綜合管理部發(fā)文代字:集團(tuán)綜字

承辦單位:后勤客戶服務(wù)中心 發(fā)文代字:集團(tuán)客字

承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字

承辦單位:學(xué)生公寓管理服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)學(xué)字

承辦單位:動(dòng)力服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動(dòng)字

承辦單位:餐飲服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)餐字

承辦單位:接待服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)接字

承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)商字

承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字

沙河后勤保障服務(wù)中心和社區(qū)辦發(fā)文根據(jù)學(xué)校及集團(tuán)規(guī)定執(zhí)行。

4.辦公室文秘人員應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》,在公文左上角打印單位號(hào),蓋受控狀態(tài)章,發(fā)至各單位,并責(zé)成接收人在《發(fā)文登記表》上簽名,注明收文日期。

四、收文規(guī)定

1.接收公文時(shí)應(yīng)在《發(fā)文登記表》上簽名,并注明收文日期。

2.接收公文單位應(yīng)先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉(zhuǎn)交本單位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,傳閱后及時(shí)辦理,收回存檔。

3.任何單位和個(gè)人不得擅自或隨意扣壓公文。

4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時(shí)外來(lái)文件還應(yīng)填寫《外來(lái)文件清單》、受控文件應(yīng)填寫《受控文件清單》。

凡屬于集團(tuán)以外單位,包括國(guó)家、政府和學(xué)校各職能部門下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)公務(wù)活動(dòng)的公文、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于外來(lái)文件。

凡屬于集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門、各單位下發(fā)的有關(guān)管理規(guī)章制度和指導(dǎo)工作運(yùn)行并具有長(zhǎng)期效力的公文和適用于本單位工作運(yùn)行的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于受控文件。

六、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

七、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第4篇 某后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定

后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理,規(guī)范公文行文,促進(jìn)集團(tuán)各級(jí)單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)集團(tuán)目前實(shí)際情況,現(xiàn)對(duì)《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》做出如下補(bǔ)充規(guī)定:

一、管理職責(zé)補(bǔ)充規(guī)定

(一)集團(tuán)各單位、機(jī)關(guān)各職能部門下發(fā)的編號(hào)文件必須抄送集團(tuán)黨政辦公室備案。

(二)集團(tuán)各單位下發(fā)的編號(hào)文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團(tuán)機(jī)關(guān)各職能部門備案。

1.人力資源公文抄送集團(tuán)人力資源部備案。

2.質(zhì)量管理公文抄送集團(tuán)質(zhì)量管理部備案。

3.經(jīng)營(yíng)管理公文抄送集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理部備案。

4.財(cái)務(wù)管理公文抄送集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。

5.工會(huì)公文抄送集團(tuán)工會(huì)。

二、發(fā)文管理補(bǔ)充規(guī)定

(一)根據(jù)集團(tuán)職能機(jī)構(gòu)的調(diào)整情況,將集團(tuán)及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下:

承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字

發(fā)文代字:集團(tuán)任字

承辦單位:集團(tuán)黨委 發(fā)文代字:集團(tuán)黨字

發(fā)文代字:集團(tuán)團(tuán)工字

承辦單位:集團(tuán)工會(huì)發(fā)文代字:集團(tuán)工字

承辦單位:集團(tuán)財(cái)務(wù)部發(fā)文代字:集團(tuán)財(cái)字

承辦單位:集團(tuán)人力資源部 發(fā)文代字:集團(tuán)人字

承辦單位:集團(tuán)質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團(tuán)質(zhì)字

承辦單位:集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理部發(fā)文代字:集團(tuán)經(jīng)字

承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字

承辦單位:動(dòng)力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動(dòng)工字

承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)餐字

承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)接字

承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)商字

承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字

承辦單位:信息綜合服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)信字

(二)集團(tuán)及各單位序號(hào)規(guī)定如下:

000:存檔、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱

001:總經(jīng)理

002:黨委書記

003:副總經(jīng)理

004:副總經(jīng)理

005:總工程師

006:工會(huì)主席

……

019:信息綜合服務(wù)公司

3、集團(tuán)各單位序號(hào)規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例):

019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱

019-1:總經(jīng)理

019-2:支部書記

019-3:副總經(jīng)理

……

三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求,參照集團(tuán)黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表,制定本單位的《發(fā)文審批單》。

四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)。

五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行,此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》中與本補(bǔ)充規(guī)定不符合的條款同時(shí)廢止。

第5篇 南油物業(yè)公司公文管理規(guī)定7

物業(yè)公司公文管理規(guī)定(七)

1、為進(jìn)一步提高**物業(yè)管理有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱公司)公文處理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作,實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化,特制定本辦法。

2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。

3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作,應(yīng)按照行文要求和公文處理的規(guī)定進(jìn)行,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。

4、公司總經(jīng)辦管理公司公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門公文處理工作。

5、公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實(shí)效。

第一章 公文種類

6、公司涉及行政、黨務(wù)的公文種類主要有:決定、規(guī)定、通知、通告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等。

第二章 公文的主要制發(fā)型式及適用范圍

7公司設(shè)《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》公文首頁(yè)紙,適用范圍如下:1、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》主要用于公司決定、規(guī)定、年度工作計(jì)劃、總結(jié);部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件等。2、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》主要用于向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作;批復(fù)請(qǐng)示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要報(bào)告、講話等。

第三章 公文格式

8、公文一般由標(biāo)題、公文編號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送(報(bào))單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。如有附件,附件應(yīng)在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。

9、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類。在標(biāo)題內(nèi)除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不使用或少使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),在標(biāo)題最后則不宜使用。

10、有關(guān)說(shuō)明

1《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》按'**[200*]*字 第**號(hào)'統(tǒng)一編發(fā),蓋公司印章;公司對(duì)外一般事項(xiàng)行文不編號(hào),使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續(xù)。

2、聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。

3、上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人(按領(lǐng)導(dǎo)班子分工標(biāo)注)、會(huì)簽人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文主辦單位簽發(fā)人姓名排列在前,其他單位簽發(fā)人姓名在主辦單位簽發(fā)人姓名之下,按發(fā)文單位順序依次排列。上報(bào)的請(qǐng)示性公文應(yīng)當(dāng)在印發(fā)單位名稱和印制日期之下注明聯(lián)系人的姓名和電話。

11. 機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密等級(jí),分別由總經(jīng)辦注明'絕密' '機(jī)密''秘密'。

12. 標(biāo)引主題詞,應(yīng)從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關(guān)的若干主題詞(一個(gè)文件一般不超過(guò)7個(gè))進(jìn)行標(biāo)引。

13. 上行文一般只寫一個(gè)主送單位,以公司名義發(fā)文視公文內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送單位和抄送單位。除答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人稱謂字樣。

14. 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn);會(huì)議通過(guò)的事項(xiàng),以通過(guò)日期為準(zhǔn)。

15. 公文用紙一般采用a4型。

16. 公文標(biāo)題、主標(biāo)詞等具體要求按(*政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章 行文規(guī)則

17.用公司名義行文的公文有:1、向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作;2、與有關(guān)單位聯(lián)系重要事務(wù);3、向各部門下達(dá)重要指示決定等。

18.以部門名義行文的公文有:1、在職權(quán)范圍內(nèi),下達(dá)計(jì)劃、制度、要求、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、了解情況、向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請(qǐng)示工作。

19.請(qǐng)示性公文應(yīng)一事一文。

20.請(qǐng)示與報(bào)告必須嚴(yán)格分開,不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公文標(biāo)題不得使用'請(qǐng)示報(bào)告'字樣。

21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問(wèn)題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

第五章公文處理程序

22.公文辦理

公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩項(xiàng)內(nèi)容。

收文辦理包括:簽收、登記、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

主要程序如下:

1、凡上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、地方行政部門來(lái)文、外單位來(lái)文及公司各部門外出開會(huì)帶回文件及材料等先由總經(jīng)辦及時(shí)簽收、登記、編號(hào)。(屬總經(jīng)理的收文,由總經(jīng)理簽收后登記;屬公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律由收件人親自拆封)

2、文件登記后,由總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質(zhì)及涉及內(nèi)容填寫'文件擬辦單'送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示,除特殊情況請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)3天內(nèi)做出批示。(請(qǐng)主批領(lǐng)導(dǎo)使用鋼筆或簽字筆在'文件擬辦單'上明示意見及批示時(shí)間,其他人或部門圈閱示為同意)。

3、公文辦理應(yīng)遵循以下原則。

3.1、需要有關(guān)部門傳閱的文件,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)分別轉(zhuǎn)交,各部門閱畢文件應(yīng)及時(shí)歸還,禁止文件橫傳。

3.2、公司對(duì)請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件,應(yīng)在收文后的7天內(nèi)答復(fù)來(lái)文單位。

3.3、送有關(guān)部門辦理的公文不能超過(guò)48小時(shí),對(duì)不能按期辦理的要及時(shí)說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的公文,應(yīng)迅速退回總經(jīng)辦并說(shuō)明情況,不得積壓逾期。

3.4、總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見,負(fù)責(zé)對(duì)各部門承辦的公文進(jìn)行催辦和督辦。

發(fā)文辦理包括:擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印制、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。

23.公文起草及需要注意的事項(xiàng)

1、起草公文應(yīng)符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示;準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況,提出的辦法、措施切實(shí)可行;觀點(diǎn)明確,表達(dá)準(zhǔn)確,文字精練,文風(fēng)端正,并做到一文一事。

2、公文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日,數(shù)字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四層為'(1)'。在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。引用文件應(yīng)注明發(fā)文時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí),應(yīng)先用全稱并加以說(shuō)明,不得使用不規(guī)范的用詞和用字。公文的結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)、數(shù)字的詳細(xì)情況按(京政發(fā)[2001]12號(hào)文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、制發(fā)公司公文需經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理同意,主辦部門負(fù)責(zé)公文的起草。

4、各部門起草好公文后,應(yīng)先到總經(jīng)辦填寫'發(fā)文稿紙',并由總經(jīng)辦對(duì)公文的文種、格式、文字、結(jié)構(gòu)、密級(jí)、主題詞等進(jìn)行把關(guān)。公文中的意圖、觀點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)術(shù)語(yǔ)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、涉密密

級(jí)、保密期限和定密依據(jù)等由起草公文的部門負(fù)責(zé)。

5、經(jīng)把關(guān)后的公文草稿由呈報(bào)部門呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,公司行政、黨務(wù)公文依領(lǐng)導(dǎo)工作分工,由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、黨支部書記、工會(huì)主席審核簽發(fā)。請(qǐng)簽發(fā)人使用鋼筆或簽字筆在'發(fā)文稿紙'上簽署自己的意見、姓名和年月日,以便查考和保存。

6、如遇公文內(nèi)容復(fù)雜特殊、涉及若干部門、需要會(huì)簽的由起草部門注明,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)送簽。

7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后的公文定稿由總經(jīng)辦安排登記、編號(hào)并打印。打字員在打印公文時(shí)要忠實(shí)于定稿,不允許改動(dòng)定稿的文字、段落、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和格式。如發(fā)現(xiàn)定稿有不當(dāng)之處,要經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)及起草公文部門同意,才能改動(dòng)。

8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關(guān)人員進(jìn)行校對(duì),校對(duì)要認(rèn)真,與定稿無(wú)誤后,在'發(fā)文稿紙'上簽字,然后才能印制。公文印刷標(biāo)準(zhǔn)按《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司公文制發(fā)和公文格式的規(guī)定》執(zhí)行。

9、公文成文時(shí)間應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)間一致。

24.公文傳遞

公文的傳遞方式根據(jù)其緊急程度、秘密等級(jí)確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經(jīng)專人傳遞,不得使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

25. 公文管理

1、上級(jí)或公司秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍要按發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行;復(fù)制上級(jí)秘密公文需經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),復(fù)印公司秘密公文需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并視同原件管理。

2、總經(jīng)辦電腦錄入員離開'機(jī)位'時(shí),應(yīng)將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設(shè)定密碼以防泄密。

3、總經(jīng)辦定期對(duì)公文進(jìn)行清理、清退和銷毀。

4、公司各部門工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),不得將個(gè)人暫時(shí)保管或借用的公文帶走,應(yīng)及時(shí)歸還總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第六章 公文立卷、銷毀

26.公文辦完后,應(yīng)歸還總經(jīng)辦,根據(jù)立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定,總經(jīng)辦及時(shí)將公文定稿正本和有關(guān)資料整理立卷。

27.沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀。

第七章 附則

第6篇 v機(jī)關(guān)公文管理規(guī)定

國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法

國(guó)務(wù)院

第一章 總則

第一條 為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)(以下簡(jiǎn)稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。

第二條 行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào),下同),是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家秘密的安全。

第六條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第七條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:

(一)命令(令)

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

(二)決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

(三)公告

適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

(四)通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

(五)通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。

(六)通報(bào)

適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

(七)議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

(八)報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

(九)請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

(十)批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

(十一)意見

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。

(十二)函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(十三)會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

(一)涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)排列在前。

(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

(十一)公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

(十三)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。

第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。

第十六條 同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文;政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng),經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。

第十九條 部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

第二十條 向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第二十二條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

(一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。

(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(七)應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第二十六條 擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理?yè)?jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條 以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條 經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說(shuō)明理由。

第三十四條 收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十六條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文秘部門要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。

個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔。

第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章 公文管理

第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十五條 文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。

第四十六條 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第四十七條 公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文,必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。

第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

第五十二條 機(jī)關(guān)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第五十三條 密碼電報(bào)的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章 附則

第五十四條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。

第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各級(jí)行政機(jī)關(guān)可以制定本機(jī)關(guān)或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。

第五十六條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。

第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布,1994年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》同時(shí)廢止。

第7篇 區(qū)人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

一、由外單位寄(送)我院的行政公務(wù)文件、信函、材料等,由辦公室簽收、拆封,并將公文分類、登記。

二、簽收登記后,凡行政事務(wù)性文件,按文件要求,由辦公室主任分批,送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般性文書,如信息、簡(jiǎn)訊、通報(bào)等,由文秘人員整理,定期送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。

三、實(shí)行閱文、借文簽字手續(xù)。

四、各部門不論從何種途徑接到院外來(lái)文,都應(yīng)送辦公室統(tǒng)一登記,按收文處理程序辦理。

五、上報(bào)下發(fā)的公文,凡屬職能部門工作范圍之內(nèi)的,均由各職能部門起草,屬綜合性、全局性或院長(zhǎng)交辦的由院辦公室草擬。

六、公文處理完畢,須將文件及時(shí)交回辦公室,進(jìn)行保存。

第8篇 a企業(yè)公文管理規(guī)定

電力公司公文管理規(guī)定

1 總則

1.1 為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司(以下簡(jiǎn)稱公司)實(shí)際工作情況,特制定本規(guī)定。

1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門,負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度,加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進(jìn)行匯總分析,保證公文處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3 公司綜合管理部配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)且具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。

1.4 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

1.5 公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

1.6 公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。有效文件分兩類,一是有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件,二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過(guò)受控的方式管理公文,是防止各級(jí)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無(wú)效文件的主要措施。

2 公文種類及使用范圍

2.1 公司的公文種類主要有:命令(令)、決定、決議、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。

2.2 各類公文使用范圍

2.2.1 命令(令)。

適用于采取重大或強(qiáng)制性措施嘉獎(jiǎng)或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員;撤銷分公司不適當(dāng)?shù)臎Q定等。

2.2.2 決定、決議。

對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排,用“決定”。

經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。

2.2.3 通告。

適用于在一定范圍內(nèi)向員工或者往來(lái)單位公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知曉的事項(xiàng)。

2.2.4 通知。

適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細(xì)則等)和措施;傳達(dá)上級(jí)有關(guān)單位的指示;要求下級(jí)單位辦理或者需要知曉的事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)單位、同級(jí)單位和不相隸屬單位的公文;批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文;印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話;人事任免事項(xiàng)等。

2.2.5 通報(bào)。

適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

2.2.6 報(bào)告。

適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或建議,回復(fù)上級(jí)單位詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。

2.2.7 請(qǐng)示。

適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

2.2.8 批復(fù)。

適用于答復(fù)下級(jí)單位或相關(guān)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

2.2.9 函。

適用于平級(jí)單位之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。

2.2.10 會(huì)議紀(jì)要。

適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

2.3 公司的公文類別主要包括:

2.3.1 公司文件(格式一)。

公司的發(fā)字文件文種代號(hào)為“字[****]***號(hào)”。

公司人事勞資配備單獨(dú)發(fā)文字號(hào),發(fā)文字號(hào)為“字[****]***號(hào)”。

2.3.2 公司批件(格式二)。

公司批件文種代號(hào)為“字[****]***號(hào)”。

2.3.3 公司函件(格式三)。

公司函件文種代號(hào)為“函字[****]***號(hào)”。

2.3.4 公司傳真電報(bào)(格式四)。

公司傳真電報(bào)文種代號(hào)為“傳字[****]***號(hào)”。

2.4 “簽報(bào)”作為內(nèi)部文件,是各部門向公司主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或報(bào)告工作的一種形式?！昂瀳?bào)”要納入公文一體管理?！昂瀳?bào)”必須由主辦部門負(fù)責(zé)人親筆簽名?！昂瀳?bào)”原件只報(bào)一份,交綜合管理部登記編號(hào)后送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示,或由公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況分送其他領(lǐng)導(dǎo)批示。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的原件由綜合管理部登記、復(fù)印后將復(fù)印件退各部門(綜合管理部保留原件,并存檔),各部門須妥善保管,并按公司領(lǐng)導(dǎo)批示要求落實(shí)有關(guān)工作。

3 公文格式和行文規(guī)則

3.1 公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、收文單位標(biāo)識(shí)、收文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、文件編號(hào)、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。

3.1.1 涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級(jí)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”?！敖^密”、“機(jī)密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文是否定為密級(jí)文件由擬稿部門和綜合管理部根據(jù)公文內(nèi)容共同掌握。

3.1.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

3.1.3 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

3.1.4 發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。

3.1.5 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。

3.1.6 主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上,頂格排列。有些不便于在首頁(yè)列出主送單位的公文,如決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、法規(guī)性文件等,主送單位可以寫在公文末頁(yè)抄送單位之前。主送、抄送、內(nèi)部發(fā)送單位一律用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。

3.1.7 公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

3.1.8 公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

3.1.9 公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

3.1.10 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位;應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

3.1.11 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。

3.2 公文行文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級(jí)行文,因特殊情況,必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)同時(shí)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。

3.3 公司發(fā)文行文規(guī)則:

3.3.1 凡是對(duì)公司外發(fā)文;公司發(fā)布指令、決定、決議;頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用**電字或**電函字。

3.4 上行文(報(bào)告、請(qǐng)示等),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位,如需同時(shí)發(fā)送其他單位,還應(yīng)寫明抄送單位。“請(qǐng)示”應(yīng)堅(jiān)持一文一事,一般只寫一個(gè)主送單位;“請(qǐng)示”不得抄送下級(jí)單位。

3.5 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

3.6 精簡(jiǎn)公文。對(duì)可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問(wèn)題的事項(xiàng),不要行文。

4 發(fā)文辦理

4.1 發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程,包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。

4.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序,誰(shuí)主管誰(shuí)主辦。涉及兩個(gè)部門以上的事項(xiàng),應(yīng)以一個(gè)部門為主,與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。

4.2.1 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

4.2.1.1 符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

4.2.1.2 情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清晰,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

4.2.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4.2.1.4 公文結(jié)構(gòu)層次數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。

4.2.1.5 應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

4.2.1.6 公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

4.2.1.7 公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙(見附件一)”要求,詳細(xì)、準(zhǔn)確填寫有關(guān)內(nèi)容。

4.2.1.8 公文擬稿應(yīng)采用a4紙型,同時(shí)必須提供電子版文件;會(huì)簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書寫,簽名應(yīng)寫清姓名、日期。

4.2.1.9 對(duì)公司重大事項(xiàng)或涉及多個(gè)部門,又需有關(guān)部門配合解決的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)先征求相關(guān)部門意見,再簽報(bào)主辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱,分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文,則由主辦部門草擬文稿。

4.3 公文審核。

4.3.1 公文審核實(shí)行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān),對(duì)所擬公文進(jìn)行初審,對(duì)發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),并簽名后送綜合管理部。

4.3.2 各類發(fā)文在送綜合管理部后,由綜合管理部負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。

4.3.2.1 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致;審核文稿內(nèi)容是否需要行文;審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策;審核文稿內(nèi)容部門間的一致性;審核文稿中所提解決問(wèn)題的意見、辦法、措施是否切實(shí)可行;審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定,文字表達(dá)是否準(zhǔn)確精練,專用術(shù)語(yǔ)和人名、地名、引文是否正確,標(biāo)點(diǎn)使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范;審核公文主送、抄送單位,內(nèi)部發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取?/p>

4.3.2.2 綜合管理部預(yù)對(duì)文稿做大的改動(dòng),應(yīng)征求主辦部門的意見;對(duì)不合格的文稿,綜合管理部有權(quán)退回?cái)M稿部門進(jìn)行修改。

4.3.2.3 發(fā)文需會(huì)簽的,應(yīng)由擬文部門送有關(guān)部門會(huì)簽后,再交綜合管理部核稿。根據(jù)來(lái)文擬辦的文稿,必須把來(lái)文原件附在文稿后。

4.4 發(fā)文編號(hào)、打印、校對(duì)、蓋章、分發(fā)。

4.4.1 公文打印、編號(hào)由綜合管理部負(fù)責(zé)。密級(jí)公文要指定專人打印,并根據(jù)先急后平、先上報(bào)后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行安排。急件隨到隨辦。

4.4.2 公文校對(duì)由擬稿人或擬稿部門負(fù)責(zé)。屬于密級(jí)的公文和上報(bào)的各類報(bào)表均由經(jīng)辦人親校,要求做到準(zhǔn)確無(wú)誤;校對(duì)人如發(fā)現(xiàn)原稿有問(wèn)題時(shí),應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。

4.4.3 公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。

4.4.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。發(fā)放公文時(shí)要在《公司文件發(fā)放登記表》(見附件一)上登記領(lǐng)用部門,并要求領(lǐng)用部門的經(jīng)辦人簽名。凡發(fā)出的公文,要嚴(yán)格登記手續(xù)并進(jìn)行編號(hào)、注明密級(jí)、郵寄地點(diǎn)、單位要書寫準(zhǔn)確,封閉要嚴(yán)密,絕密文件還要在封口處加蓋封章。

4.5 公文的更改。

4.5.1 公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,交綜合管理部核稿后,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4.5.2 文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放,即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復(fù)印件的各級(jí)機(jī)構(gòu)和部門。

5 收文處理

5.1 公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱(傳閱)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。

5.2 分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會(huì)議文件、重要資料及信件,由綜合管理部負(fù)責(zé)分發(fā);署名部門的收件,由部門簽收和處理;署名領(lǐng)導(dǎo)的收件,送交領(lǐng)導(dǎo)本人收處。

5.3 登記。有關(guān)部門、單位的正式公文,領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會(huì)議的文件,及有關(guān)部門的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對(duì)來(lái)文時(shí)間、單位、文號(hào)、標(biāo)題、承辦單位等進(jìn)行登記,并填制“文件呈批閱辦表”(見附件二)。

5.4 擬辦。綜合管理部確定專人負(fù)責(zé)公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后,即送擬辦人提出擬辦意見,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起,一般不得超過(guò)二小時(shí),擬辦人不在時(shí),直接送辦公室領(lǐng)導(dǎo)閱處。急件和限時(shí)辦理的公文,應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。

5.4.1 傳閱卷由擬辦人根據(jù)公司部門職責(zé)提出擬辦意見,確定傳閱順序,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見先送公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱,再送有關(guān)部門傳閱。

5.4.2 涉及兩個(gè)以上部門處理的請(qǐng)示件公文,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會(huì)簽辦理,再送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示;涉及公司發(fā)展的重大事項(xiàng)請(qǐng)示,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會(huì)簽后,先送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)、再送總經(jīng)理批示。

5.5 送閱(傳閱)和處理。

5.5.1 公文送閱的范圍:公司領(lǐng)導(dǎo)、以及其他相關(guān)的閱文部門。

5.5.2 公文傳閱。綜合人員要根據(jù)批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領(lǐng)導(dǎo)和閱文部門,用送文方式進(jìn)行傳閱。上級(jí)有關(guān)重要文件及“絕密”、“機(jī)密”文件,應(yīng)采取保密措施直接送總經(jīng)理閱示。

5.5.3 領(lǐng)導(dǎo)閱批公文和各部門在閱完公文后,均應(yīng)在“文件呈批閱辦表”有關(guān)欄目簽上姓名和時(shí)間。

5.5.4 公文要求處理的事項(xiàng)由主辦部門辦理,辦完后應(yīng)在“公文呈批閱辦表”中寫明處理結(jié)果。

5.5.5 請(qǐng)示件公文主辦部門必須明確提出處理意見,會(huì)簽部門明確表示意見后報(bào)主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示。

5.6 立卷歸檔。收處的公文辦結(jié)后,應(yīng)將收文、文件呈批閱辦表、辦理結(jié)果的文件底稿立卷歸檔。

6 公文的處理時(shí)限、承辦和催辦

6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時(shí)限為一個(gè)工作日;對(duì)擬發(fā)文稿的處理,包括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送,其時(shí)限一般為二個(gè)工作日。

6.2 各部門的處理時(shí)限。對(duì)傳閱件來(lái)文,傳閱部門的處理時(shí)限一般為一個(gè)工作日;請(qǐng)示件來(lái)文,主辦部門的閱辦時(shí)限一般不超過(guò)二個(gè)工作日,會(huì)簽部門的閱辦時(shí)限一般不超過(guò)一個(gè)工作日。對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)的文件,直接轉(zhuǎn)發(fā)的公文,主辦部門的擬文時(shí)限為一個(gè)工作日;轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施,或結(jié)合本公司實(shí)際提出貫徹方案的,主辦部門的擬文時(shí)限為二個(gè)工作日。上述公文處理,如有特殊情況可適當(dāng)延長(zhǎng),但急件要隨時(shí)處理。

7 公文歸檔

7.1 公文辦結(jié)后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,按規(guī)定立卷歸檔。

7.2 分工立卷的具體方法。

7.2.1 與外單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷;

7.2.2 本公司各類發(fā)文,以及以公司名義召開的會(huì)議文件,部門發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。

7.3 部門公文材料立卷程序。

部門公文材料立卷程序包括:案卷類目的編制、文件的平時(shí)歸卷。

7.3.1 案卷類目的編制

各部門文書管理人員應(yīng)根據(jù)本部門工作情況和任務(wù),按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目,對(duì)具有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、歸檔。

7.3.2 文件的平時(shí)歸卷

根據(jù)案卷類目的條款名稱,為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對(duì)的條款,歸入有關(guān)卷夾內(nèi)并在文件登記簿上注明文件存入的卷號(hào),以備查找。

8 公文管理

8.1 秘密、機(jī)密文件、資料的復(fù)印件視同正式文件、資料,閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷毀。

8.2 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

8.3 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

8.4 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,個(gè)人不得保存文件。

9 附則

9.1 本規(guī)定由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。

第9篇 煤礦公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

一、發(fā)文管理

(一)行文格式

公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)等部分組成。

1、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

2、機(jī)要公文分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。

3、發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。

4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書名號(hào),也不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,原標(biāo)題文字過(guò)長(zhǎng),可重新概括確定標(biāo)題。

5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

6、公文成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁(yè)下部,抄報(bào)抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。

8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機(jī)關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。

(二)行文規(guī)則

1、*某某煤礦委員會(huì)、徐州礦務(wù)集團(tuán)有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀(jì)律檢查委員會(huì)、某某煤礦工會(huì)、共青團(tuán)某某煤礦委員會(huì)、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會(huì)、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會(huì)可以單獨(dú)行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號(hào)。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。

2、基層單位及機(jī)關(guān)部室上報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示按文種分別處理?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如涉及多個(gè)部門、多個(gè)事項(xiàng),原則上應(yīng)退回原單位重新行文。

3、原則上不越級(jí)行文,如需越級(jí)行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級(jí)的機(jī)關(guān)。

4、“報(bào)告”或“請(qǐng)示”只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問(wèn)題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。

5、凡礦職能部門和黨群辦事機(jī)構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委可以單獨(dú)行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)公文形成

發(fā)文辦理程序?yàn)?起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時(shí)先由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機(jī)要文書登記編號(hào)→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。

1、公文起草

礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報(bào)的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機(jī)構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負(fù)責(zé)組織起草。擬寫公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn):

(1)擬寫公文必須符合國(guó)家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說(shuō)明。

(2)內(nèi)容真實(shí),觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點(diǎn)、專用術(shù)語(yǔ)、數(shù)字、事物名稱準(zhǔn)確無(wú)誤,使用簡(jiǎn)稱應(yīng)規(guī)范,并加以說(shuō)明,日期應(yīng)寫具體的年月日。

(4)公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序號(hào)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。

(5)引用材料應(yīng)核對(duì)原件,做到準(zhǔn)確無(wú)誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)寫具體的年月日。

(6)正文部分如需使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí),一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。

(7)必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級(jí)。

(9)所有文稿一律使用計(jì)算機(jī)打印。

2、公文核稿及簽發(fā)

(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書進(jìn)行核稿,填寫發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門負(fù)責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級(jí)直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點(diǎn)是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實(shí)可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí);文字表述、文種使用、公文格式、密級(jí)標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對(duì)內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。

(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍(lán)黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對(duì)不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。

(3)礦黨政上報(bào)集團(tuán)公司黨委、行政及上級(jí)有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報(bào)送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。

(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎(jiǎng)懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項(xiàng)目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長(zhǎng)簽發(fā),或由黨委書記、礦長(zhǎng)委托的副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。

(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對(duì)口副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對(duì)文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項(xiàng)。符合發(fā)文要求的,進(jìn)行登記編號(hào)。公文編號(hào)一文一號(hào),按年依次編注,不得重復(fù)編號(hào)或空號(hào)。

(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會(huì)議紀(jì)要,由辦公室秘書核稿,會(huì)議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報(bào)請(qǐng)黨委書記、礦長(zhǎng)或其他副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會(huì)議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人出席會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)黨委書記或礦長(zhǎng)審批;需要基層各單位和機(jī)關(guān)部門副職干部參加會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。

(9)付印前的公文,由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認(rèn)真細(xì)致校對(duì)文稿,經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。

(10)公文要嚴(yán)格按規(guī)定格式打印。機(jī)要公文密級(jí)和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號(hào)黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號(hào)小標(biāo)宋體,正文為3號(hào)仿宋體?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字,詞目用3號(hào)宋體字。正文一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過(guò)渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)相符。公文頁(yè)數(shù)超過(guò)兩頁(yè)的,必須編印頁(yè)碼。涉密文件應(yīng)指定專人打印,所使用的計(jì)算機(jī)軟盤專用并加密,必要時(shí)要做消除處理。

(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)與文稿核對(duì)準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

(四)公文分發(fā)及報(bào)送

1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無(wú)論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負(fù)責(zé)發(fā)放,嚴(yán)禁在各類會(huì)議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》。基層各單位和機(jī)關(guān)各部室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時(shí)領(lǐng)取。

2、凡主送集團(tuán)公司黨委、行政的請(qǐng)示或報(bào)告,只報(bào)送一份給集團(tuán)公司黨政辦公室機(jī)要科,嚴(yán)禁多頭報(bào)送。抄報(bào)、抄送集團(tuán)公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機(jī)要文書定期集中報(bào)送,緊急情況下須隨時(shí)報(bào)送。

(五)公文歸檔

1、公文形成后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機(jī)要文書向檔案室核對(duì)交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。

2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會(huì)議所形成的會(huì)議文件、材料,由承辦部門人員負(fù)責(zé)收集整理后,及時(shí)交檔案室歸檔。

(六)隨著無(wú)紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時(shí)另行下發(fā)。

二、收文管理

(一)礦黨政辦公室接收的外來(lái)各類文件、電報(bào)、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)簽收、分類、登記、編號(hào)、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。

(二)對(duì)集團(tuán)公司通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類文件材料,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時(shí)接收。同時(shí),要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見,及時(shí)轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門辦理。

(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。

(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對(duì)外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。

(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國(guó)家、省、市及外地區(qū)召開的各種會(huì)議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機(jī)要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。

三、考核規(guī)定

(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負(fù)責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對(duì)所在部門罰款100元。

(三)對(duì)手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機(jī)要文書不得予以編號(hào),否則每發(fā)生一次,對(duì)機(jī)要文書罰款50元。

(四)公文校稿人要認(rèn)真對(duì)照核稿修改的意見,對(duì)付印前的文稿認(rèn)真細(xì)致地校對(duì),并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯(cuò)誤沒(méi)有校對(duì)改正,對(duì)校對(duì)人罰款50元,并責(zé)成改正。

(五)公文印刷人員要嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對(duì)責(zé)任人罰款50元。

(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯(cuò)蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。

(七)黨政辦公室要加強(qiáng)文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺(tái)帳,落實(shí)專人負(fù)責(zé),及時(shí)督促機(jī)關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯(cuò)發(fā)的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元。

(八)黨政辦公室機(jī)要文書要加強(qiáng)收文管理,確保準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。

(九)黨政辦公室秘書要增強(qiáng)工作責(zé)任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。

第10篇 雅居樂(lè)物業(yè)行政公文管理規(guī)定

雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定

一、管理范圍:

1、外來(lái)公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級(jí)單位及兄弟單位來(lái)文;便函。

2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級(jí)或兄弟單位、政府機(jī)關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請(qǐng)示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。

3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。

4、各部門、物業(yè)管理中心的會(huì)議紀(jì)要、通知等。

二、管理程序:

1、公文接收

2、登記

1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進(jìn)行拆封。

2)按來(lái)文機(jī)關(guān)進(jìn)行分組編號(hào),填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來(lái)文的頁(yè)數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補(bǔ)的建議,按照來(lái)文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說(shuō)明。

3、擬辦

所有公文登記后報(bào)送綜合管理部負(fù)責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡(jiǎn)明具體,對(duì)有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時(shí)間。

4、批示

由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時(shí),可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認(rèn)為不妥可重新批示或加注明。

5、分辦及傳閱

1)綜合管理部文員將經(jīng)過(guò)批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關(guān)人員和部門傳閱。

2)傳閱時(shí)各部門應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進(jìn)行登記,以便查閱傳閱進(jìn)展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。

3)傳閱文件時(shí),傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補(bǔ)充和糾正事項(xiàng)應(yīng)通知綜合管理部。

6、傳閱后的落實(shí)。

1)承辦部門在接到公文后,立即組織對(duì)公文的處理,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

2)對(duì)于不屬于本部門所承辦時(shí),應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進(jìn)行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔(dān)責(zé)任。

3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向綜合管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

7、回復(fù)、存檔

1)辦理完的公文,需要回復(fù)時(shí),由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時(shí)將辦完的公文交綜合管理部歸檔。

2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時(shí)間不得超過(guò)一周。

8、擬稿

1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項(xiàng)填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會(huì)簽等(見附表)。

2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項(xiàng)規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時(shí),應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。

3)擬稿要注意情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。

4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。

5)請(qǐng)示問(wèn)題的公文應(yīng)采取一文一事。

6)對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門草擬,對(duì)外來(lái)公文的復(fù)文,由承辦部門草擬。

7)草擬公文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所擬公文進(jìn)行審核:

8)文中情況無(wú)虛假不實(shí)之詞;

9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專用術(shù)語(yǔ)正確并書寫清楚;

10)公文中內(nèi)容正確。

9、會(huì)簽

公文中的內(nèi)容涉及其它部門時(shí),由公文草擬部門組織各部門會(huì)簽。

10、核稿

公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會(huì)簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。

11、綜合管理部審核公文草稿是否達(dá)到公文的基本要求,并著重審查下列問(wèn)題:

1)公文的政策性;

2)有關(guān)部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;

3)無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)法上的病句等。

12、審核及簽發(fā)

1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對(duì)公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。

2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。

3)業(yè)務(wù)部門代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。

4)各職能部門或項(xiàng)目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:

a、簽發(fā)人對(duì)文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負(fù)有完全責(zé)任,因此,必須對(duì)文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無(wú)誤;

發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;

修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;

13、印制、發(fā)送、登記、存檔

1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)打印,首頁(yè)用專用公文紙,續(xù)頁(yè)用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號(hào)存檔。

2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。

3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁(yè)眉,頁(yè)眉右上角注年度發(fā)文序列號(hào)如:03-行(01)(詳見附表)。

三、支持性表格:

1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)

2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-*-002)

3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)

4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)

第11篇 s物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定

物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定

為統(tǒng)一公文運(yùn)行程序,加強(qiáng)公文管理,提高辦公效率,制定本規(guī)定:

一、各級(jí)政府、上級(jí)部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由專人收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。

二、以公司名義發(fā)出的各種文件,須編號(hào)、登記,統(tǒng)一對(duì)外發(fā)送。

三、公文處理:

1、公文登記分類,交辦公室負(fù)責(zé)人審閱,提出擬辦意見。

2、根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。

3、領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。

4、如承辦過(guò)程中有疑問(wèn)或問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示、報(bào)告。

5、辦理完畢后,應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回存檔。

四、公文傳閱:

1、送閱文件要抓緊時(shí)間閱讀,不得無(wú)故拖延或扣押。

2、文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。

3、文件傳閱后,閱文人要簽名并寫上時(shí)間。

4、文件傳閱后,交回歸檔保管。

第12篇 大學(xué)后勤處辦公文具易耗品領(lǐng)用管理規(guī)定

為加強(qiáng)辦公文具、易耗品的領(lǐng)用管理,節(jié)約開支,避免浪費(fèi),提高工作能效,特制定本規(guī)定。

1.辦公文具、易耗品的領(lǐng)取和發(fā)放由計(jì)劃科指定專人負(fù)責(zé)。

2.各辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)所屬辦公室的辦公文具、易耗品負(fù)有保全和管理責(zé)任。

3.文具領(lǐng)用保管人員需做好發(fā)放登記,每月對(duì)照《申領(lǐng)單》,進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)、核對(duì)。

4、辦公文具領(lǐng)用需經(jīng)財(cái)務(wù)“一支筆”審批后,方可領(lǐng)取。