大學學生檔案管理辦法

大學學生檔案管理辦法

學生檔案是如實記載學生在校期間學習、生活、成長的記錄，為了貫徹黨的教育方針，真正落實國家頒布的《教育法》，加強對學生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培養(yǎng)學生為學生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用；為了準確無誤的整理保管每一名學生的檔案材料內(nèi)容，特制定本辦法

一、管理原則

學生檔案管理實行全校學生檔案集中統(tǒng)一管理，切實維護學生檔案的完整性和真實性。

二、學生檔案歸檔范圍

1、學生高考資料

2、高等學校畢業(yè)生體檢表

3、高等學校畢業(yè)生登記表

4、入團志愿書

5、入黨申請書、志愿書及考核、培養(yǎng)、調(diào)查材料

6、學生獎懲材料

7、學生學籍異動材料

8、成績總表

9、學生教育實習、畢業(yè)實習考核成績評定表

10、其它

三、學生檔案管理人員工作職責

1、負責對各學院、部門的學生檔案材料的整理進行指導、督促，在每年十二月對學生檔案的收集整理進行檢查、考核。

2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。

3、保管好學生檔案，遵守保密制度，保證學生檔案的安全。

4、做好學生檔案的進出、交接和轉遞工作。

5、辦理其他有關事宜。

四、部門學生檔案管理工作職責

1、各學院按各自職責范圍收集和整理相關學生檔案材料。

2、學生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。

3、學生在校期間形成的檔案材料由各學院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一學年度形成的檔案材料的整理。

五、學生檔案的查閱

1、查閱人需持有關證件在閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室。

2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。

3、檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還。

4、查閱學生檔案一般限對學工處、保衛(wèi)處、教務處、各學院。

六、學生檔案的交接與轉遞

1、每年各類招生結束后，有關部門（招生辦或教務處）應及時將學生檔案移交。移交過程中，必須認真清點、核對，并辦理交接手續(xù)。

2、招生過程中和招生結束后，凡涉及學生退檔，須經(jīng)招生辦同意后，辦理有關退檔手續(xù)。

3、學生畢業(yè)派遣后，學生管理科在一個月內(nèi)將檔案轉至畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學時的生源所在地畢業(yè)生分配辦公室或人才交流機構，如有特殊情況，需將檔案保留在校的，經(jīng)有關部門同意后，按學校代管檔案辦法辦理。

4、檔案轉遞應辦理登記手續(xù)，填寫“轉遞通知單”，通過機要（特快專遞）轉遞檔案，“轉遞通知單”回執(zhí)返回后應及時整理并歸檔備查。

5、學生檔案轉出一律不對學生個人和家長。檔案接收單位到校領取檔案必須持有公函，并由領取人簽名。

（1）學生轉學，應憑轉學審批表和招生錄取名單，辦理檔案的轉出或轉入手續(xù)；

（2）學生考入高一級院校，憑錄取學校的錄取通知書或調(diào)檔函辦理檔案轉出手續(xù)；

（3）根據(jù)國家關于畢業(yè)生就業(yè)政策的規(guī)定，逾期未落實工作單位的學生檔案將轉至生源所在地畢業(yè)生就業(yè)主管部門保管；

（4）檔案的轉遞應由工作人員專送或通過機要郵寄，學生本人或其委托人不得自帶。