中學(xué)團(tuán)委團(tuán)檔案管理辦法

中學(xué)團(tuán)委關(guān)于團(tuán)的檔案管理辦法

檔案資料的管理是團(tuán)的各項(xiàng)管理工作的組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是繼承、發(fā)展團(tuán)的各項(xiàng)工作,保持連續(xù)性,為目前和今后服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。

一、凡在我校共青團(tuán)工作過(guò)程中或在團(tuán)的活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件,以及有關(guān)文字、圖片、聲象等材料均屬團(tuán)的檔案材料管理范圍之列。

二、團(tuán)員的個(gè)人檔案(入團(tuán)志愿書(shū)),年度評(píng)優(yōu)登記表等送交人事檔案室保存并隨人事檔案一并轉(zhuǎn)移。

三、各種檔案材料按內(nèi)容劃分不同的保管期限,分永久、長(zhǎng)期和短期三種,其中長(zhǎng)期保管期限為16―50年,短期為15年以下。

四、歸檔范圍或保管期限。

1、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)的文件材料

(1)通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、重要的提案及處理結(jié)果、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、總結(jié)、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音(像)帶和上級(jí)批復(fù)意見(jiàn)等文件材料,均應(yīng)做永久保存。

(2)賀信、賀電、一般的提案及處理結(jié)果、討論未通過(guò)的文件為長(zhǎng)期保存。

(3)大會(huì)選舉辦法、候選人登記表和情況介紹、小組會(huì)議記錄、參考文件、總結(jié)等文件材料為短期保存。

2、團(tuán)委的全體委員會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料

(1)會(huì)議的公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件材料應(yīng)做永久保存。

(2)討論未通過(guò)的文件材料等為短期保存。

3、全校性團(tuán)員大會(huì)的講話稿和會(huì)議記錄,重要的做長(zhǎng)期保存,不重要的做短期保存。

4、團(tuán)的上級(jí)組織召開(kāi)會(huì)議的文件材料凡涉及本院的報(bào)告、總結(jié)、決議等以及本校領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)上的重要發(fā)言材料做永久保存;會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件做長(zhǎng)期保存;簡(jiǎn)報(bào)、參考資料做短期保存。

5、團(tuán)的上級(jí)組織的指示、決定、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知、規(guī)定及規(guī)章制度,針對(duì)本院的應(yīng)永久保存;需要長(zhǎng)期參照?qǐng)?zhí)行的,應(yīng)長(zhǎng)期保存;短期內(nèi)參考的應(yīng)短期保存。

6、團(tuán)委所發(fā)的決定、規(guī)定、通知、規(guī)章制度、通報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào),重要的做永久保存;一般的做長(zhǎng)期或短期保存。

7、團(tuán)委的請(qǐng)求與上級(jí)批復(fù),各總支的請(qǐng)示與團(tuán)委的批復(fù),重要的做永久保存,一般的做長(zhǎng)期或短期保存。

8、團(tuán)委的工作計(jì)劃、總結(jié),年度或?qū)W年的做永久保存或長(zhǎng)期保存;季度或?qū)W期的做長(zhǎng)期或短期保存。

9、團(tuán)委的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,年度或?qū)W年的做永久保存,季度或?qū)W期的做長(zhǎng)期保存,月份的做短期保存。

10、團(tuán)委及各基層團(tuán)組織的專題調(diào)查報(bào)告和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),重要的做永久或長(zhǎng)期保存;一般的做短期保存。

11、團(tuán)委啟用印章的文件、印模做永久保存。

12、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)團(tuán)委及各總支人員編制,職務(wù)任免的指示文件做永久保存。

13、團(tuán)委批準(zhǔn)入團(tuán)、退團(tuán)材料及名單做長(zhǎng)期保存。

14、全校團(tuán)員名冊(cè)應(yīng)做永久保存。

15、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)懲材料。

(1)優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部名單應(yīng)永久保存。

(2)優(yōu)秀團(tuán)員標(biāo)兵、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部標(biāo)兵、先進(jìn)事跡材料應(yīng)長(zhǎng)期保存。

(3)給予團(tuán)內(nèi)各種處分及撤消處分的決定材料應(yīng)做永久保存。

(4)以上各類獎(jiǎng)懲材料除在文書(shū)檔案室保存之外,還應(yīng)及時(shí)裝本人人事檔案。

(5)因各種原因被暫緩團(tuán)籍注冊(cè)的團(tuán)員名單應(yīng)永久保存;暫緩注冊(cè)登記表應(yīng)長(zhǎng)期保存。

16、團(tuán)委大事記,反映我校團(tuán)的重大活動(dòng)的照片、剪報(bào)、錄相帶、錄音帶等應(yīng)做永久保存。

17、重大活動(dòng)或事件的電話記錄應(yīng)做永久或長(zhǎng)期保存。

五、各級(jí)團(tuán)干部要按上述管理范圍(除本辦法第三條規(guī)定的之外)。及時(shí)或定期將自己分管范圍內(nèi)的有關(guān)文件材料整理立卷后上交團(tuán)委,由團(tuán)委負(fù)責(zé)向文書(shū)檔案室移交。