小區(qū)大廈業(yè)主入住管理制度

小區(qū)(大廈)業(yè)主入住管理制度

1、目的

規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。

2、適用范圍

適用于業(yè)主入住的管理工作。

3、辦理入住的前提條件

小區(qū)(大廈)已經(jīng)通過接管驗收,達到入住條件。

4、接管驗收標準如下。

4.1房屋無重大質(zhì)量問題。

4.2工程遺留問題基本得到解決。

4.2.1工程資料已經(jīng)齊備;

4.2.2業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢,產(chǎn)權(quán)確認工作已經(jīng)結(jié)束;

4.2.3達到入住的條件,具體條件包括以下幾點。

4.2.3.1小區(qū)實現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;

4.2.3.2配套設(shè)施基本齊備,建成并能夠使用;

4.2.3.3客戶服務(wù)部有固定的辦公場所并開始辦公;

4.2.3.4物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂《物業(yè)管理委托合同》。

5、入住準備工作

5.1入住資料準備。

5.1.1根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊》、《服務(wù)指南》、《消防安全責任書》、《入住通知書》;

5.1.2《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明物業(yè)公司辦公地點、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等。

5.1.3印刷以下各類入住表格:

5.1.3.1《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》;

5.1.3.2《住宅使用說明書》;

5.1.3.3《住宅質(zhì)量保證書》;

5.1.3.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》;

5.1.3.5開發(fā)商提供的《入住驗房表》;

5.1.3.6《業(yè)主家庭情況登記表》;

5.1.3.7《入住登記表》。

5.2設(shè)計辦理入住手續(xù)流程圖

5.2.1入住時的環(huán)境布置:涉及服務(wù)標識區(qū)別的按《服務(wù)標識管理標準作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。

5.2.2區(qū)內(nèi)環(huán)境

5.2.2.1入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛;

5.2.2.2插指路牌,由入口處到客戶服務(wù)部沿途插指路牌,指路牌標明'**物業(yè)管理中心'字樣;

5.2.2.3入口處標明客戶服務(wù)部辦公地址和辦公時間。

5.2.3客戶服務(wù)部辦公環(huán)境

5.2.3.1掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感覺;

5.2.3.2張貼醒目的'辦理入住手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一條龍服務(wù)',各窗口標識清楚,一目了然;

5.2.3.3管理人員著裝整潔,精神飽滿;

5.2.3.4辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

5.3發(fā)出入住通知

5.2.1物業(yè)管理中心依據(jù)議定的入住時間,向業(yè)主發(fā)出入住通知,內(nèi)容包括:

5.2.2《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》;

5.2.3《致廣大業(yè)主的慰問信》。

5.4收到入住通知

業(yè)主收到入住通知后,應當在規(guī)定的時間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到客戶服務(wù)部辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定截止期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,物業(yè)管理中心內(nèi)勤應再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,內(nèi)勤應將情況向經(jīng)理匯報決定是否再次催辦。

5.5《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》

5.6《購房合同》原件和復印件各一份。

5.7業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復印件各一份,小一寸彩照每人兩張。

5.8單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復印件各一份。

5.9委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。

以上為辦理入住所需

6、入住手續(xù)辦理

6.1驗證

內(nèi)勤在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時,應首先對以下證件進行檢查:

6.1.1《購房合同》原件;

6.1.2業(yè)主的身份證原件;

6.1.3單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;

6.1.4委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書;

6.1.5檢查無誤后,客戶服務(wù)專員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主,證件復印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案;

6.1.6將業(yè)主提供的照片一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。

6.2交納入住費用

客戶服務(wù)部指引業(yè)主到財務(wù)部繳納入住費用,財務(wù)部根據(jù)收款項目開具收款收據(jù)。一般情況下,入住費用包括以下項目。

6.2.1有線電視初裝費

屬代收代繳費用,小區(qū)無此配套項目的不予收費。

6.2.2水電押金

實行抄表到戶的小區(qū)不需收取,未實行抄表到戶的可適當收取。

6.2.3裝修保證金

業(yè)主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納。

6.2.4裝修垃圾清運費(略)。

6.2.5管理費

以入住之日起計算當月管理費。

7、驗房收樓

7.1內(nèi)勤在業(yè)主交完入住費用后帶業(yè)主驗房,并請業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入住驗房表》中;

7.2房屋驗收合格的,客戶服務(wù)專員應請業(yè)主在《業(yè)主入住驗房表》中簽字確認;

7.3驗收中發(fā)現(xiàn)問題,業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的,客戶服務(wù)部應通知發(fā)展商在一周內(nèi)給予解決,并將整改結(jié)果通知業(yè)主。

7.3.1開發(fā)商一周內(nèi)未整改完畢的,應將整改情況反饋給業(yè)主,并告之具體再驗收時間;

7.3.2整改完畢后,由客戶服務(wù)專員通知業(yè)主二次驗收,二次驗收不合格的,由客戶服務(wù)主管進行跟進,并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的《物業(yè)管理委托管理合同》中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。

7.4發(fā)放鑰匙

7.4.1業(yè)主房屋驗收無問題或要求在搬入后再行維修的,客戶服務(wù)專員應將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主;

7.4.2業(yè)主房屋驗收有問題,客戶服務(wù)專員在將鑰匙交給業(yè)主的同時,應留下一把大門鑰匙以供維修時用;

7.4.3業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時,客戶服務(wù)專員應要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)用表》內(nèi)簽名確認。

7.5簽署《業(yè)主公約》和《消防安全責任書》

7.5.1客戶服務(wù)專員將《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細閱讀;

7.5.2請業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》;

7.5.3客戶服務(wù)專員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責任書》其中一份存入業(yè)主案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。

7.6資料發(fā)放

內(nèi)勤將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在《資料領(lǐng)取清單》上簽名:

7.6.1《住戶手冊》;

7.6.2《住戶指南》;

7.6.3簽署后的《業(yè)主公約》;

7.6.4簽署后的《消防安全責任書》;

7.6.5《住宅使用說明書》;

7.6.6《住宅質(zhì)量保證書》。

7.7開通水電

7.7.1內(nèi)勤應邀請業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《業(yè)主入住驗房表》中;

7.7.2內(nèi)勤需通知工程管理部開通該業(yè)主房屋的水電。

8、相關(guān)表格

8.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

8.2《業(yè)主入住驗房表》;

8.3《鑰匙領(lǐng)用登記表》;