電業(yè)局計量中心儀器設(shè)備管理程序

儀器設(shè)備管理程序

1目的

對用于檢測/校準(zhǔn)/檢定工作的固定資產(chǎn)類儀器設(shè)備實施控制,確保檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果的準(zhǔn)確可靠。

2范圍

適用于本計量中心檢測/校準(zhǔn)/檢定服務(wù)中所有用于檢測、校準(zhǔn)和抽樣的儀器設(shè)備及其軟件的控制。

3職責(zé)

3.1主任負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的購置計劃和儀器設(shè)備的臨時購置申請。

3.2中心辦負(fù)責(zé)儀器設(shè)備購置計劃的審核和臨時購置申請的審核,并不定期檢查班組儀器設(shè)備的控制情況。

3.3各班組負(fù)責(zé)人組織協(xié)調(diào)儀器設(shè)備配備、校準(zhǔn)、使用、維護等。

3.4儀器設(shè)備管理員負(fù)責(zé)編制儀器設(shè)備維護計劃等,組織儀器設(shè)備的送檢和自校,并負(fù)責(zé)建立儀器設(shè)備檔案。

4工作程序

4.1儀器設(shè)備的配備

4.1.1由各班組根據(jù)儀器設(shè)備使用壽命/儀器設(shè)備故障情況/新項目開展所需儀器設(shè)備等情況,決定儀器設(shè)備是否更新或新增,由有關(guān)人員在中心mis系統(tǒng)中提出購置申請。

4.1.2中心辦匯總各班組的購置申請,制定全中心的購置計劃,報主任批準(zhǔn);班組按照中心mis系統(tǒng)的購置流程履行購置手續(xù)。

4.1.3臨時性的儀器設(shè)備購置需求,由班組的有關(guān)人員,在中心mis上,按照中心mis系統(tǒng)的儀器設(shè)備購置流程,班組申請、中心辦審核、主任批準(zhǔn)后,實施購置。

4.1.3各班組在進行儀器設(shè)備購置時,應(yīng)注意儀器設(shè)備生產(chǎn)供應(yīng)廠商的質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力及信譽等,參照《服務(wù)和供應(yīng)品采購控制程序》執(zhí)行。

4.2儀器設(shè)備的驗收

4.2.1新購置的儀器到貨后,由儀器設(shè)備供應(yīng)商/儀器設(shè)備生產(chǎn)廠家負(fù)責(zé)儀器安裝調(diào)試(必要時),調(diào)試結(jié)束后,相關(guān)班組負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員驗收,填寫《儀器設(shè)備驗收單》;五萬元及以上的儀器設(shè)備需編制驗收報告。

4.2.2必要時,將法定計量檢定機構(gòu)的檢定證書/校準(zhǔn)、檢定證書/測試報告,作為新購置儀器(屬計量器具的)的驗收證據(jù)。

4.3儀器設(shè)備的相關(guān)作業(yè)文件

4.3.1各班組負(fù)責(zé)人組織專業(yè)人員編寫儀器設(shè)備的操作規(guī)程件等作業(yè)文件,作業(yè)文件可針對單臺設(shè)備,也可針對某類設(shè)備。相關(guān)作業(yè)文件應(yīng)覆蓋以下方面內(nèi)容:

儀器設(shè)備的操作規(guī)程(包含安全規(guī)定)、使用限制條件(如環(huán)境溫度和濕度等)。

儀器設(shè)備定期維護方法;

儀器設(shè)備的自校準(zhǔn)規(guī)程(必要時);

儀器設(shè)備的期間核查方法(必要時);

儀器設(shè)備的校準(zhǔn)修正因子更新方法(必要時);

4.3.2儀器設(shè)備作業(yè)文件的編寫內(nèi)容規(guī)定如下:

4.3.2.1儀器設(shè)備定期維護方法編寫內(nèi)容應(yīng)包括:

依據(jù)

維護程序

維護周期

維護記錄格式

4.3.2.2儀器設(shè)備自校方法編寫內(nèi)容見《實現(xiàn)測量可溯源程序》。

4.3.2.3儀器設(shè)備的期間核查方法編寫內(nèi)容見《實現(xiàn)測量可溯源程序》。

4.3.2.4儀器設(shè)備的校準(zhǔn)修正因子更新方法編寫內(nèi)容應(yīng)包括:

目的

依據(jù)

工作程序

記錄格式

4.3.2.5儀器設(shè)備操作規(guī)程的編寫內(nèi)容,各班組自定;五萬元及以上儀器設(shè)備的操作規(guī)程必須包括安全操作的內(nèi)容。

4.3.3與儀器設(shè)備相關(guān)的作業(yè)文件,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實施。

4.4儀器設(shè)備的標(biāo)識

4.4.1儀器設(shè)備的身份標(biāo)識

設(shè)備管理員按下述規(guī)定對儀器設(shè)備編號,作為儀器設(shè)備的身份標(biāo)識。

儀器設(shè)備用十位代碼(abc-defghi)表示,其中:

a)“ab”為各班組漢語拼音縮寫;

b)“c”為儀器設(shè)備分類號,以1、2、3表示,1類設(shè)備為20000元及以上的設(shè)備,2類設(shè)備為2000元及以上、20000元以下的設(shè)備,3類設(shè)備指2000元以下的設(shè)備;

c)“de”表示儀器設(shè)備購入年份;

d)“f”表示設(shè)備類別號, j表示計算機,d表示打印機,b表示標(biāo)準(zhǔn)計量器具,g表示工作計量器具,q表示其他設(shè)備;

e)“ghi”表示儀器設(shè)備序號,各班組自行定義。

4.4.2儀器設(shè)備的狀態(tài)標(biāo)識

設(shè)備管理員根據(jù)儀器設(shè)備及其軟件的核查/校準(zhǔn)結(jié)果,對儀器設(shè)備實施“綠、黃、紅”三色狀態(tài)標(biāo)識管理。“綠、黃、紅”三色狀態(tài)標(biāo)識按以下規(guī)定使用:

4.4.2.1合格證(綠色標(biāo)簽)

經(jīng)核查/校準(zhǔn)合格者。

4.4.2.2限用證(黃色標(biāo)簽)

a)多功能檢測設(shè)備,其某些功能已喪失,所用功能正常且合格者;

b)降級使用者;

c)某一量程不合格,但所用量程合格者。

4.4.2.3停用證(紅色標(biāo)簽)

a)儀器設(shè)備損壞者;

b)經(jīng)核查/校準(zhǔn)不合格者;

c)超過核查/校準(zhǔn)周期者;

d)儀器設(shè)備暫時不用者;

e)性能無法確定者。

4.5儀器設(shè)備的使用與維護

4.5.1對檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果有重要影響的儀器設(shè)備在第一次使用前必須進行校準(zhǔn)或核查,以證實其能夠滿足實驗室的規(guī)范要求和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,并在校準(zhǔn)周期之間應(yīng)進行期間檢查,執(zhí)行《實現(xiàn)測量可溯源性程序》。

4.5.2對檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果有重要影響的儀器設(shè)備,各專業(yè)主任應(yīng)組織有關(guān)人員編寫儀器設(shè)備維護方法;每年年初儀器設(shè)備管理員應(yīng)制定儀器設(shè)備維護計劃,填寫《儀器設(shè)備維護計劃表》,主任批準(zhǔn)后實施。

4.5.3對檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果有重要影響的儀器設(shè)備,應(yīng)由經(jīng)過培訓(xùn)并由班組負(fù)責(zé)人授權(quán)的人員操作。

4.5.4儀器設(shè)備使用和維護的有效版本的作業(yè)文件,應(yīng)保證操作人員在相關(guān)操作現(xiàn)場方便地獲取和使用。

4.5.5固定試驗室的儀器設(shè)備使用前后,專業(yè)人員應(yīng)對其狀態(tài)進行檢查,填寫《儀器設(shè)備使用記錄》。

4.5.6用于現(xiàn)場檢測/校準(zhǔn)/檢定的儀器設(shè)備,或脫離本實驗室直接控制(送修、送檢、外借)返回后,在使用前專業(yè)人員應(yīng)對其功能和(或)校準(zhǔn)狀態(tài)進行核查并能顯示滿意結(jié)果,填寫《儀器設(shè)備出室記錄》

4.5.7當(dāng)校準(zhǔn)產(chǎn)生了一組修正因子時,專業(yè)人員應(yīng)按規(guī)定的程序操作,以確保其所有備份得到正確更新。

4.5.8試驗軟件(含升級軟件)在服役前,應(yīng)通過鑒定/測試,核查其有效性,并保存相應(yīng)的鑒定證書或經(jīng)部門質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的檢驗測試報告。

4.5.9外部儀器設(shè)備的使用

4.5.9.1在進行現(xiàn)場檢驗/校準(zhǔn)時,允許使用經(jīng)檢查符合要求且對檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果有效性不會產(chǎn)生重大影響的部分外部儀器設(shè)備。

4.5.9.2現(xiàn)場檢測/校準(zhǔn)/檢定負(fù)責(zé)人應(yīng)現(xiàn)場組織對外部儀器設(shè)備技術(shù)性能的核實確認(rèn)工作,只有經(jīng)核實確認(rèn)符合要求的外部儀器設(shè)備才能使用。

4.5.9.3使用時,對需使用的外部儀器設(shè)備進行性能檢查與確認(rèn),現(xiàn)場檢測/校準(zhǔn)/檢定負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查設(shè)備的完好性,是否經(jīng)計量檢定合格。

4.5.9.4可能時,現(xiàn)場檢測/校準(zhǔn)/檢定負(fù)責(zé)人應(yīng)自帶“核查標(biāo)準(zhǔn)”,對儀器設(shè)備的量值安排一次運行中檢查或核查,并確認(rèn)檢查合格。

4.5.9.5現(xiàn)場檢測/校準(zhǔn)/檢定負(fù)責(zé)人應(yīng)記錄和保存外部儀器設(shè)備名稱、出廠編號、型號等資料。

4.6儀器設(shè)備的運輸和存放

4.6.1專業(yè)人員應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備的特點及要求,選用適宜的搬運方式和搬運工具,防止搬運中儀器設(shè)備受到振動、撞擊、雨淋、劃傷及腐蝕而造成損傷和失準(zhǔn);注意保護儀器設(shè)備的有關(guān)標(biāo)識,防止丟失或被損壞;運輸過程中,應(yīng)有專業(yè)技術(shù)人員隨同,并對儀器設(shè)備的出入室時狀態(tài)予以檢查登記。

4.6.2班組應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備不同的貯存要求,保證儀器設(shè)備有一個適宜的環(huán)境條件,采取必要的防護措施,確保其性能完好。并執(zhí)行《基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境建立、控制和維護程序》。

4.7儀器設(shè)備異常的處理

4.7.1當(dāng)儀器設(shè)備經(jīng)校準(zhǔn)/核查后確認(rèn)達不到要求時,相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)向班組負(fù)責(zé)人提出書面申明及處置建議,經(jīng)班組負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后可作限用或停用處置,儀器設(shè)備管理員在計量器具臺帳和登記卡上予以注明,并更改儀器設(shè)備上的狀態(tài)標(biāo)識。

4.7.2專業(yè)人員發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備曾經(jīng)過載或處置不當(dāng)、給出可疑結(jié)果,或已顯示出缺陷、超出規(guī)定限度時,應(yīng)立即停止使用,及時向班組負(fù)責(zé)人報告,并通知儀器設(shè)備管理員在其上貼停用標(biāo)識,填寫《儀器設(shè)備故障維修登記表》;若需修理,由儀器設(shè)備管理員在mis系統(tǒng)填寫儀器設(shè)備修理申請單,按照中心mis系統(tǒng)中的流程進行申請、審核、批準(zhǔn)后,實施維修;修復(fù)后的儀器設(shè)備,必須重新核查/校準(zhǔn),合格后方可使用。

4.7.3必要時,班組負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員,對上述二種情況下相關(guān)檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果的有效性進行評價并記錄。當(dāng)評價認(rèn)為儀器設(shè)備的異常已經(jīng)給檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果造成了影響時,并執(zhí)行《不符合工作控制程序》。

4.8儀器設(shè)備的檔案

各班組負(fù)責(zé)建立本部門的儀器設(shè)備檔案及檔案的管理;五萬元及以上儀器設(shè)備技術(shù)資料由情報室存檔,班組保存復(fù)印件。

4.8.1儀器設(shè)備分固定資產(chǎn)和非固定資產(chǎn)(輔助設(shè)備)兩類建立臺帳,屬固定資產(chǎn)的需填寫“固定資產(chǎn)卡片”。

4.8.2兩類設(shè)備中屬計量器具的,需建立計量器具臺帳,填寫計量器具登記卡。

4.8.3固定資產(chǎn)卡片、臺帳和非固定資產(chǎn)臺帳至少需包括以下內(nèi)容:

儀器設(shè)備名稱、型號、主要技術(shù)參數(shù)、出廠編號、固定資產(chǎn)編號/非固定資產(chǎn)編號;

制造商名稱;

接收日期、接收時狀態(tài)(新/舊/經(jīng)改裝或修理);

價格;

保管人;

4.8.4計量器具卡片、臺帳至少應(yīng)包括以下內(nèi)容:

儀器設(shè)備名稱、型號、主要技術(shù)參數(shù)、出廠編號、固定資產(chǎn)編號/非固定資產(chǎn)編號;

制造商名稱;

檢定日期

檢定周期

檢定結(jié)果

檢定部門

4.8.5儀器設(shè)備檔案中還應(yīng)包括以下資料(不限于)

儀器設(shè)備說明書

儀器設(shè)備驗收記錄

計量器具檢定/校準(zhǔn)、檢定證書/測試報告

儀器設(shè)備維護方法和維護記錄

儀器設(shè)備期間核查方法及記錄

儀器設(shè)備故障維修記錄

4.9中心辦不定期檢查各班組儀器設(shè)備的控制情況。

4.10計算機軟件的管理執(zhí)行《計算機及軟件管理程序》

5相關(guān)文件

5.1gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》

5.2gaepc/qp-13(a/0)《基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境控制程序》

5.3gaepc/qp-17(a/0)《計算機及軟件管理程序》

5.4gaepc/qp-19(a/0)《實現(xiàn)測量可溯源程序》

6記錄

6.1gaepc/qr-051《儀器設(shè)備驗收單》

6.2gaepc/qr-052《儀器設(shè)備使用記錄》

6.3gaepc/qr-054《儀器設(shè)備維護計劃表》

6.5gaepc/qr-056《計量器具登記卡》

6.4gaepc/qr-057《儀器設(shè)備故障維修記錄》

6.6gaepc/qr-058《儀器設(shè)備出室登記表》

6.7固定資產(chǎn)報廢申請表

6.8儀器設(shè)備維護記錄

6.9儀器設(shè)備自校準(zhǔn)記錄

6.10儀器設(shè)備的期間核查記錄

6.11儀器設(shè)備的校準(zhǔn)修正因子更新記錄

6.12計量器具檢定證書