建設(shè)股份公司會計檔案管理

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：28

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建設(shè)股份公司會計檔案管理

某建設(shè)股份有限公司會計檔案管理

第一條為了加強(qiáng)會計檔案管理工作,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,制定本制度。

第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。

(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第三條對于每年形成的會計檔案,財務(wù)部應(yīng)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)由財務(wù)部編制移交清冊,移交公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;若未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu),應(yīng)由財務(wù)部內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

第四條公司保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

第五條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。公司各類會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照本制度附表所列期限執(zhí)行。

第六條保管期滿的會計檔案,除本制度第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由本公司檔案機(jī)構(gòu)會同財務(wù)部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第八條本公司若采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

第九條部門之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的部門,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第十條本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財務(wù)總監(jiān)。

第十一條本制度自 2002年1月1日起施行。

附表:

會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一會計憑證類

1原始憑證15年

2記賬憑證15年