第1篇 檔案管理員兼工程技術(shù)部?jī)?nèi)勤職位說(shuō)明
房地產(chǎn)檔案管理員(兼工程技術(shù)部?jī)?nèi)勤)職位說(shuō)明
直接上司:工程技術(shù)部經(jīng)理。
工作職權(quán)、責(zé)任與范圍說(shuō)明書(shū)
對(duì)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé),與行政人事部檔案管理人員協(xié)調(diào),負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作與內(nèi)勤工作;
負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、保管全部的工程技術(shù)資料、記錄、文件、批文、圖紙、證件、計(jì)劃書(shū)、預(yù)算書(shū)、設(shè)計(jì)變更單等工程技術(shù)檔案;
負(fù)責(zé)部門(mén)的總務(wù)、打字、復(fù)印等內(nèi)勤工作;
對(duì)工程技術(shù)檔案保管的安全完整性負(fù)責(zé);對(duì)本部門(mén)內(nèi)勤工作的及時(shí)合理性負(fù)責(zé);
完成部門(mén)經(jīng)理交辦的其他工作。
工作標(biāo)準(zhǔn)
全面、規(guī)范、準(zhǔn)確、專業(yè)化;安全、迅速。
崗位、職位綜合素質(zhì)、技能要求
熟悉工程技術(shù)圖紙、資料分類(lèi)、保管及有關(guān)的施工手續(xù)流程;具有二年以上檔案管理工作經(jīng)驗(yàn);熟悉計(jì)算機(jī)及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用;檔案管理、文秘、管理、建筑等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷,初級(jí)以上職稱,年齡在35周歲以下。
第2篇 汽修企業(yè)車(chē)輛維修檔案管理
汽車(chē)維修企業(yè)車(chē)輛維修檔案管理
1、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。
2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣(mài)檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征,對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時(shí)備份。
4、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。
5、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。
6、維修車(chē)輛實(shí)行一車(chē)一檔制,二級(jí)維護(hù)及以上作業(yè)的車(chē)輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗(yàn)記錄、維修人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員名單,竣工出廠合格證副頁(yè)、結(jié)算憑證。
7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。
第3篇 基本建設(shè)類(lèi)檔案管理要求
1.熟悉基建類(lèi)檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。
2.貫徹、執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定基建檔案工作規(guī)章制度。
3.督促、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助基建部門(mén)做好基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作,驗(yàn)收各有關(guān)部門(mén)移交的基建檔案。
4.將收集、積累的基建檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊。
5.根據(jù)基建枵案材料不同種類(lèi)的特征,合理分類(lèi)存放,便于平時(shí)借閱、利用和立卷歸檔。
6.積極組織開(kāi)發(fā)基建灼案信息資源,充分發(fā)揮其作用。
第4篇 物業(yè)管理師物業(yè)管理實(shí)務(wù)試題-第十二章物業(yè)管理檔案管理
物業(yè)管理師物業(yè)管理實(shí)務(wù)試題匯編之第十二章物業(yè)管理檔案管理
一、單項(xiàng)選擇題(備選項(xiàng)中有1個(gè)符合題意)
1.以下關(guān)于檔案的說(shuō)法,不正確的是()。
a檔案是歷史的原始記錄
b檔案是該原始記錄的信息內(nèi)容
c檔案是經(jīng)過(guò)歸檔保存的原始記錄及其載體
d施工圖紙?jiān)诠こ炭⒐を?yàn)收之前,是正在使用的文件,它既是原始記錄,也是檔案
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案定義的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
2.能夠較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系,使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起的檔案分類(lèi)方法是()。
a月度分類(lèi)法b年度分類(lèi)法c事件分類(lèi)法d組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案分類(lèi)方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
3.物業(yè)承接查驗(yàn)期的基礎(chǔ)資料檔案不包括以下哪項(xiàng)內(nèi)容()
a物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬文件
b物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的技術(shù)文件
c物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的驗(yàn)收文件
d日常物業(yè)管理文件
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
4.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說(shuō)法不正確的是()。
a某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案管理要求的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184―186頁(yè)。
5.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案,說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員
b建設(shè)部負(fù)責(zé)全國(guó)一級(jí)和二級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
c地方物業(yè)管理行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)二級(jí)資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
d建設(shè)部信息中心負(fù)責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理工作
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第186~187頁(yè)。
6.不屬于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容采集途徑的是()。
a通過(guò)政府部門(mén)、協(xié)會(huì)采集
b通過(guò)物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員采集
c通過(guò)中介機(jī)構(gòu)及社會(huì)公眾采集
d通過(guò)口頭方式采集
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容的采集途徑的理解和掌握。d選項(xiàng)是采集方式,因此,是錯(cuò)誤的。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第192頁(yè)。
7.物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的索取對(duì)象是()。
a建設(shè)單位b施工單位c監(jiān)理單位d早期介入的物業(yè)管理企業(yè)
【答案】a
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理中物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍的理解和掌握。此階段檔案收集的索取對(duì)象較單一,主要是建設(shè)單位。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
8.日常物業(yè)管理企業(yè)檔案的收集范圍不包括的是()。
a設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄
b設(shè)備設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)記錄
c工程竣工驗(yàn)收記錄
d物業(yè)服務(wù)記錄
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對(duì)日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。“工程竣工驗(yàn)收記錄”是在“物業(yè)承接查驗(yàn)期”收集的檔案。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182頁(yè)。
9.關(guān)于物業(yè)檔案保存注意事項(xiàng)說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)承接查驗(yàn)期和人住收集的檔案資料保存管理和安全十分重要
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的監(jiān)測(cè)、檢修與運(yùn)行檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)明確規(guī)定
c設(shè)備檢修與運(yùn)行記錄檔案保存期限一般不低于該設(shè)備使用年限的2倍
d所有設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。d選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,教材講的是“小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案’’應(yīng)有銷(xiāo)毀的管理方案和程序。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
10.下列檔案損壞屬于自然因素是()。
a遺失
b榻壞
c被盜
d墨跡的自然消失
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的損毀的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第185~186頁(yè)。
11.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理,說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案應(yīng)當(dāng)接受社會(huì)公眾的網(wǎng)上投訴
b投訴信息轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)后,被投訴企業(yè)應(yīng)在20天內(nèi)將處理意見(jiàn)反饋給信用檔案管理部門(mén)
c反饋意見(jiàn)應(yīng)由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門(mén)簽章
d無(wú)正當(dāng)理由不按期反饋的,可作為不良記錄計(jì)人企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人
員的信用檔案并進(jìn)行公示
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理的理解和掌握。b選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,教材講的是15天。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
二、多項(xiàng)選擇題(備選項(xiàng)中有2個(gè)或2個(gè)以上符合題意)
1.物業(yè)管理檔案包括以下哪些內(nèi)容()。
a物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件
b業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料
c物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄
d物業(yè)管理公司行政管理及物業(yè)管理相關(guān)合同資料
e國(guó)家及地方行政管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定
【答案】a b c d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理答檔案內(nèi)容的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
2.物業(yè)管理常用的檔案分類(lèi)方法有哪些()。
a月度分類(lèi)法b季度分類(lèi)法c年度分類(lèi)法d事件分類(lèi)法
e組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
【答案】c d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的分類(lèi)方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178~179頁(yè)。
3.物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集范圍包括以下哪些內(nèi)容()。
a權(quán)屬資料檔案
b技術(shù)資料檔案
c物業(yè)運(yùn)行記錄檔案
d驗(yàn)收文件檔案
e業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案
【答案】a b d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案的收集范圍的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180~181頁(yè)。
4.關(guān)于物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序說(shuō)法正確的是()。
a物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān),須同步進(jìn)行
b應(yīng)設(shè)立檔案資料收集整理工作小組,由該小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理
c專責(zé)工作小組應(yīng)按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程
d將相關(guān)的權(quán)屬資料和個(gè)人資料的復(fù)印件作為檔案資料保管
e在檔案資料收集后,應(yīng)及時(shí)整理并歸檔
【答案】a b c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序的掌握。只有d選項(xiàng)是不準(zhǔn)確的,應(yīng)為“與原件核對(duì)后的復(fù)印件”作為檔案資料保存。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182頁(yè)。
5.關(guān)于el常物業(yè)管理期檔案的收集與整理,說(shuō)法正確的是()。
a日常物業(yè)管理期檔案主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案
b物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案
c物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案
d手續(xù)辦理完畢的文件,應(yīng)由承辦單位或個(gè)人保存,一年后向檔案部門(mén)移交
e日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案
【答案】b c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182~183頁(yè)。
6.物業(yè)管理檔案管理中,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具有()。
a目錄式檢索工具
b簿式索引檢索工具
c電子目錄檢索工具
d卡片式檢索工具
e指南式檢索工具
【答案】a b d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的檢索的理解和掌握。c選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具沒(méi)有這一項(xiàng)。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第183頁(yè)。
7.以下屬于物業(yè)管理紙介質(zhì)檔案提供利用的方式的有()。
a檔案室閱讀
b外借光盤(pán)
c制作副本
d向查閱者提供檔案的專業(yè)知識(shí)
e向查閱者提供檔案索引的方法
【答案】a c d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案中紙介質(zhì)檔案的檢索的理解和掌握。b選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,紙介質(zhì)檔案中不含有光盤(pán)。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第183―184頁(yè)。
8.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說(shuō)法正確的是()。
a某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播
e小型設(shè)備的運(yùn)行和維修記錄檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存
【答案】a c d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
9.物業(yè)承接查驗(yàn)期其物業(yè)管理檔案收集主要包括()。
a權(quán)屬資料檔案
b建設(shè)單位的資料檔案
c驗(yàn)收文件檔案
d業(yè)主使用人檔案資料
e技術(shù)資料檔案
【答案】a c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
三、案例題
1.張先生于2002年購(gòu)買(mǎi)了一套某花園式住宅的配套底商。人住時(shí),小區(qū)尚未全部竣工。急于用底商開(kāi)餐廳的張先生沒(méi)有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐廳也隨即開(kāi)業(yè)。由于在其后對(duì)房屋
的使用中,張先生對(duì)房屋以及物業(yè)管理存在諸多不滿,除人住時(shí)交了一年物業(yè)費(fèi)外,3年內(nèi)沒(méi)有向物業(yè)公司交過(guò)任何費(fèi)用。截止到2004年底,張先生已經(jīng)拖欠物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、取暖費(fèi)20多萬(wàn)元。在多次催繳無(wú)效的情況下,物業(yè)公司將張先生告上了法庭。經(jīng)過(guò)調(diào)查審理和法院調(diào)節(jié),張先生對(duì)物業(yè)費(fèi)和取暖費(fèi)沒(méi)有異議,但對(duì)水電費(fèi)不能認(rèn)同。原因是:物業(yè)公司不能提供由張先生簽字確認(rèn)的水電費(fèi)的起始數(shù)字依據(jù)。最終,物業(yè)公司損失了水電費(fèi)總額的20%。請(qǐng)問(wèn)法院這樣判決是否恰當(dāng)在此案例中,物業(yè)公司的錯(cuò)誤在哪里
【答案】(1)法院對(duì)此進(jìn)行的判決比較合理,因?yàn)槲飿I(yè)公司不能提供水電費(fèi)的起始表數(shù),按照正常的慣例推理,物業(yè)公司交付給業(yè)主的水電表均不可能為“零起始”。同時(shí)張先生也不能提供已交費(fèi)的證據(jù)。根據(jù)公平的原則及法官的自由裁量權(quán),法院支持物業(yè)公司收取張先生80%的水電費(fèi)較為合理。
(2)物業(yè)公司為代收取水電費(fèi)的主體,應(yīng)做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。此案中物業(yè)公司沒(méi)有及時(shí)對(duì)張先生所購(gòu)買(mǎi)房屋的原始水電表數(shù)與張先生進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)。為以后的收取工作留下隱患。
2.如果你是某物業(yè)公司的檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案的保存工作,請(qǐng)說(shuō)明檔案保存應(yīng)注意的事項(xiàng)有哪些
【答案】(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修和運(yùn)行記錄檔案,在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用,因此這類(lèi)檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定,一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。
(3)各類(lèi)小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大,這部分檔案的保存期較短。這類(lèi)檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序,以騰出空間,避免檔案室空間被無(wú)謂占用。
3.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請(qǐng)說(shuō)明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案管理工作的目標(biāo)和要求。
【答案】目標(biāo):以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng),并通過(guò)中國(guó)住宅與房
地產(chǎn)信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站的互聯(lián)互通。
要求:(1)各級(jí)物業(yè)管理部門(mén)要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),積極組織、指導(dǎo)和推動(dòng)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。
(2)擴(kuò)大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。
(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準(zhǔn)確。
(4)及時(shí)做好信用檔案記錄信息的更新工作。
(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái),保證信息傳遞暢通、資源共享。
(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報(bào)送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系,主要采用電子郵件方式。
4.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請(qǐng)說(shuō)明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容有哪些。
第5篇 物業(yè)管理檔案建立與管理
物業(yè)管理檔案的建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來(lái)源,從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。
2.資料分類(lèi)整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類(lèi)排序。
(3)組編檔號(hào)。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤(pán)、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標(biāo)準(zhǔn)。
第6篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10
管理處物業(yè)檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術(shù)資料:1、項(xiàng)目取得資料(批文等);2、各類(lèi)建筑許可證;3、各類(lèi)圖紙;4、開(kāi)竣工、綜合驗(yàn)收等報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要;5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表; 4、裝修資料(包括申請(qǐng)、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請(qǐng)、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務(wù)單;2、報(bào)修、約修記錄。
四、安全維護(hù)管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來(lái)人員出入登記5、車(chē)輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):
1、購(gòu)銷(xiāo)合同;2、安裝圖紙;3、說(shuō)明書(shū);4、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃;5、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計(jì)劃;2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動(dòng)計(jì)劃;2、活動(dòng)通知;3、活動(dòng)圖片。
九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報(bào)、決定等相關(guān)文件資料。
十一、業(yè)主委員會(huì)資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會(huì)議紀(jì)要、決議等。
十二、財(cái)務(wù)管理資料:
各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常維修費(fèi)、車(chē)輛管理費(fèi)等報(bào)表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國(guó)住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
范王碼●檔案的銷(xiāo)毀:
根據(jù)文檔的保存期限,定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對(duì)已過(guò)期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷(xiāo)毀,同時(shí)建立銷(xiāo)毀的文檔清單備查。
第7篇 某園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理
園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理
檔案資料管理是物業(yè)管理工作中的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為園區(qū)的公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統(tǒng)、電腦系統(tǒng)和原始文件資料管理三個(gè)手段,建立與完善【**新城國(guó)際】檔案管理體系,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理,為業(yè)主服務(wù)。
(一)檔案建立
檔案資料的分類(lèi):
1、開(kāi)發(fā)商提供的資料
各類(lèi)圖紙;
各類(lèi)設(shè)施設(shè)備單位和聯(lián)系人、保修卡和說(shuō)明書(shū);
所有房屋驗(yàn)收的合格證明;
所有業(yè)主商品房買(mǎi)賣(mài)合同的復(fù)印件;
業(yè)主基本情況表等;
房屋維修記錄。
2、管理處自建檔案資料
物業(yè)資料;
住戶資料;
日常管理資料;
車(chē)輛管理檔案;
裝修管理檔案;
工程返修檔案;
維修服務(wù)檔案;
收費(fèi)管理檔案;
設(shè)備管理檔案;
社區(qū)文化檔案;
業(yè)主意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄;
服務(wù)質(zhì)量回訪記錄;
住戶投訴及處理記錄;
員工檔案管理;
培訓(xùn)檔案;
行政文件;
業(yè)主管理委員會(huì)文件。
(二)檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類(lèi)-分級(jí)-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案管理要求
1、多種形式的檔案儲(chǔ)存方式并利于保管。
2、電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。
3、原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類(lèi)并編制相應(yīng)文件目錄。
4、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類(lèi),逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄并分柜保存。
5、檔案管理人員必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類(lèi)明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續(xù)并及時(shí)收回,防止文件流失和泄密。
6、檔案存放的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),以保證檔案資料的完好無(wú)損。
第8篇 研究生檔案管理內(nèi)容
1.熟悉研究生材料歸檔范圍。
2.負(fù)責(zé)研究生畢業(yè)論文及評(píng)審等材料的接收、整理、裝訂、編目、保管和利用。
3.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,借閱研究生材料須經(jīng)研究生處同意。
第9篇 建筑公司檔案分類(lèi)管理說(shuō)明
建筑工程公司檔案分類(lèi)管理說(shuō)明
1文件檔案的管理:
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2 公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(zhǎng)審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2電子文檔的管理:
2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3聲像檔案的管理:
3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2 文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
第10篇 車(chē)輛技術(shù)檔案管理
為了保證營(yíng)運(yùn)車(chē)輛技術(shù)質(zhì)量,防止事故發(fā)生,根據(jù)公司安全管理規(guī)定,特制定此制度:
一、車(chē)輛檔案管理
1、新車(chē)行駛證、營(yíng)運(yùn)證、附加費(fèi)證、購(gòu)車(chē)發(fā)票、附加費(fèi)收據(jù)復(fù)印件及車(chē)輛照片等有關(guān)行車(chē)資料交給公司,建立車(chē)輛基本情況檔案;
2、車(chē)輛駕駛員要在每月例保后將車(chē)輛的月行程里程、保養(yǎng)維修、肇事情況上報(bào)公司二保站登記,由二保站負(fù)責(zé)人核實(shí)后填寫(xiě)車(chē)輛技術(shù)登記;
3、車(chē)輛重要部件或證件如有改動(dòng),應(yīng)將改動(dòng)情況報(bào)公司登記備案;
二、車(chē)輛檢查
1、司機(jī)平時(shí)出車(chē)前后要做好檢查,嚴(yán)禁帶病營(yíng)運(yùn),一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情況輕重罰100至500元;
2、公司每季將定期或不定期的對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查,車(chē)輛技術(shù)狀況必須達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn):
(1)車(chē)輛號(hào)牌齊全、清晰,安裝位置正確,無(wú)遮擋物;
(2)燈光、喇叭、雨刮器、觀后鏡等裝置齊全有效;
(3)發(fā)動(dòng)機(jī)汽缸工作正常,無(wú)異響、漏油、漏水等現(xiàn)象;
(4)轉(zhuǎn)向裝置操作靈活,無(wú)過(guò)緊或過(guò)松現(xiàn)象,高速行駛時(shí)車(chē)輛不會(huì)出現(xiàn)跑偏或擺頭現(xiàn)象;
(5)制動(dòng)系統(tǒng)良好,符合國(guó)家制動(dòng)規(guī)范要求,前后四輪的定位準(zhǔn)確;
(6)車(chē)輛各種線路完好,接放安全牢固;
(7)輪胎保持良好,輪胎胎冠上的花紋深度不得少于3.2mm;
(8)其他部件符合安全行車(chē)標(biāo)準(zhǔn)。
3、公司營(yíng)運(yùn)部管理人員上路檢查車(chē)輛行駛情況時(shí),在出示檢查證后,司機(jī)必須停車(chē)配合,如發(fā)現(xiàn)車(chē)輛狀況不佳的或違反公司安全管理規(guī)定的,管理人員有對(duì)車(chē)輛進(jìn)行停駛、回場(chǎng)檢查的權(quán)力。
三、車(chē)輛保養(yǎng)和審驗(yàn)
1、關(guān)于車(chē)輛二級(jí)維護(hù)、季檢、年審。
(1)車(chē)輛每季進(jìn)行一次二級(jí)維護(hù);
(2)車(chē)輛進(jìn)行二級(jí)維護(hù)后,司機(jī)要將二級(jí)維護(hù)單交到公司二保站備案,再到市運(yùn)管所在二級(jí)維護(hù)本上簽章;
(3)嚴(yán)禁車(chē)輛不進(jìn)廠檢測(cè)而取得二級(jí)維護(hù)單等弄虛作假現(xiàn)象,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí),除了重新進(jìn)行二級(jí)維護(hù)外,公司將對(duì)司機(jī)進(jìn)行500元至1000元的罰款;
(4)車(chē)輛每年進(jìn)行綜合檢測(cè)年審一次。
2、按規(guī)定參加交警、運(yùn)管部門(mén)組織的檢測(cè)、年檢、年審。
第11篇 電器企業(yè)員工檔案管理
電器公司員工檔案管理
1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷(xiāo)員員工檔案三類(lèi)。
2 公司為上述人員設(shè)立檔案。
3 員工被辭退或調(diào)離,公司將為員工保存檔案一年。
4 除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因工作需要須借閱員工檔案外,未經(jīng)人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。
第12篇 s物業(yè)檔案管理培訓(xùn)
物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。
物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過(guò)去和現(xiàn)在的一切活動(dòng)中所形成的,具有參考價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
1、物業(yè)檔案的內(nèi)容:
物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡(jiǎn)稱圖、檔、卡)。此外,根據(jù)物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊(cè)和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。
物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時(shí),它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況,使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。
物業(yè)管理公司可以通過(guò)圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況,為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。
2、物業(yè)檔案的特點(diǎn):
專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法律性。
3、物業(yè)管理檔案的要求:
物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作,當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí),各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng),才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化。具體的要求是:
(1)收集資料要全面;
(2)整理資料要規(guī)范;
(3)保管資料要科學(xué);
(4)變更資料要及時(shí);
(5)使用資料要得當(dāng);
(6)統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。
4、物業(yè)檔案的收集
收集的實(shí)質(zhì)就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn),是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:
(1)納入計(jì)劃、明確責(zé)任;
(2)內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí);
(3)形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;
(4)載體要豐富。
5、物業(yè)檔案的整理
(1)物業(yè)檔案的整理要求:
整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。
要求做到:分類(lèi)科學(xué),組卷合理,排列有序,保管期限準(zhǔn)確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動(dòng)記錄)填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用。
(2)設(shè)備檔案管理
設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理
①設(shè)備的標(biāo)識(shí):
所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛《設(shè)備卡》,標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。
②設(shè)備的建帳:
建立《機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳》,臺(tái)帳內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。
③設(shè)備資料的歸檔:
每臺(tái)設(shè)備資料依次編入:每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計(jì)劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說(shuō)明書(shū)、合格證等。
第13篇 業(yè)主檔案管理作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責(zé)
1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修施工申請(qǐng)表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
②業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn),經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
第14篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過(guò)程
某公司文件、檔案質(zhì)量管理過(guò)程
目標(biāo):*檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯(cuò)漏現(xiàn)象;
*倉(cāng)庫(kù)管理年無(wú)事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:對(duì)文件的制定、編寫(xiě)、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進(jìn)行。
2 檔案入庫(kù)流程
流程說(shuō)明:
2.1各部門(mén)將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫(xiě)移交表格 。
2.2合同類(lèi)文件必須復(fù)印一份到財(cái)務(wù)部,并填寫(xiě)《文檔簽收表》。
2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。
2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
2.5對(duì)檔案管理員的考評(píng)按行政部的月考評(píng),每月1次。
3 檔案管理:
3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;
3.2電子文檔的管理參見(jiàn)《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;
第15篇 管理處業(yè)主檔案管理程序
管理處業(yè)主檔案管理程序
一.目的
規(guī)范客戶檔案的管理工作。
二.適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。
三.職責(zé)
1.物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四.程序要點(diǎn)
1.業(yè)主檔案內(nèi)容。
1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。
2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
7)《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū))。
11)其他應(yīng)保存的資料。
2.檔案盒(夾)的制作。
1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
2)在檔案標(biāo)貼紙上的打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。
3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3.業(yè)主檔案袋的制作。
1)準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
2)將寫(xiě)有'棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)'的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
7.業(yè)主檔案的跟蹤。
1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對(duì)業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
3)對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類(lèi)別清楚,排列存放有序,便于檢索;
13.檔案無(wú)蟲(chóng)蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn),并做好記錄。
