第1篇 某物業(yè)入伙管理控制程序

公司程序文件版號: a

修改號: 0

ej-qp 3.1 物業(yè)入伙管理控制程序頁碼: 1/3

1.目的:

使管理人員明確住戶入住的工作步驟,準確無誤地辦理手續(xù),確保住戶及時順利有序地入住。

2.適用范圍:

適用于經營管理部辦理住戶入住手續(xù)(包括產權人或單位變更的入住)。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.8、4.9、4.10章

3.2 iso9002第4.8、4.9、4.10章

4.職責:

4.1經營管理部主任根據工程維修部對房屋接管驗收情況安排入住工作。

4.2物業(yè)管理員準備各種文件資料為住戶辦理進住手續(xù)。

4.3收費員根據工作內容準備各種收費文件向住戶收取物業(yè)管理費用。

4.4看房員根據工作內容準備每套房鑰匙。

5.工作程序:

5.1入住前工作:

5.1.1經營管理部主任接到副總經理的可辦理入住通知后,召集本部工作人員與工程維修部召開聯合會議,了解房屋現狀,包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內容詳見《整改通知書》,并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。

5.1.2經營管理部主任與物業(yè)管理員到開發(fā)營銷部門了解房屋產權歸屬,并索要《房屋分配單》樣票。

5.1.3經營管理部主任帶領本部門人員到入住現場考察。確認管理用房,熟悉棟號。

5.1.4經營管理部主任,根據了解的情況,安排本部門工作人員,各工作人員準備入住手續(xù)所用的各類資料、表格。

5.1.5在綜合辦公室配合下,布置管理用房,張貼辦公指引標識及歡迎住戶入住等標語。

5.1.6零星入住的住戶由經營管理部看房員負責接待。

5.2入住手續(xù):

5.2.1住戶持《房屋分配單》來辦理手續(xù)時,物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購房合同正本、購房結算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購房合同上的房屋面積、房號是否一致。通過購房結算清單檢查房屋設施費用是否交清,確認后將購房合同正本退還住戶。

5.2.2確認上述程序后,物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進行登記,向住戶發(fā)放《住戶須知》,當場請住戶填寫《住戶登記表》,并檢查填寫內容與身份證、戶口本是否一致。

5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領住戶對房屋設施狀況、設備、數量進行清點,對鑰匙逐一試用,并檢查熱水、冷水、電表、燃氣表底數,一并填入《房屋設備明細表》。

5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時,收費員將住戶姓名、房號、面積請綜合辦公室人員輸入電腦,打印出《物業(yè)管理委托服務收費表》,并核對表上金額;物業(yè)管理員填寫《物業(yè)管理委托合同》。

5.2.5住戶完成5.2.3程序后,收費員向住戶收取費用,并開具票據,再將收費表蓋章后移交物業(yè)管理員。

5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購房結算清單》、《住戶登記表》、《房屋設備明細表》、《物業(yè)管理委托服務收費表》,核實無誤后,與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。

5.2.7合同簽定后,物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數交與住戶,并請住戶在《房屋設備明細表》上簽字。

5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情況,接洽裝修之事。

5.2.9完成上述程序后,物業(yè)管理員及時將住戶資料建檔歸案,并綜合辦公室輸入電腦?！段飿I(yè)管理委托合同》一份存在經營管理部,另一份由收費員與所收費用一起交予財務部。

5.3房屋產權單位(人)更改(買賣)后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配單》應調整為《產權證書》。

5.4對于在iso9002質量保證體系運行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應保留其原有的文件。

5.5在執(zhí)行本程序全過程中,工作人員言行應執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。

5.6在iso9002質量保證體系運行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運行后簽定的合同名稱為《物業(yè)管理委托合同》。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《住戶登記表》ej-qr-qp3.1-01

6.2《房屋分配單登記表》ej-qr-qp3.1-02

6.3《房屋設備明細表》ej-qr-qp3.1-03

6.4《物業(yè)管理委托服務收費表》ej-qr-qp4.13-03

6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01`

6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》ej-wi-qp8.1-02

6.7《整改通知書》ej-qr-qp4.9-05

6.8《住戶須知》

第2篇 某大廈商場物業(yè)入伙裝修管理資料

大廈商場物業(yè)入伙裝修管理的資料

一、入伙流程

驗證→資料發(fā)放→交費

二、驗證

商業(yè)網點的業(yè)主或承租人須提供以下資料:

1)購房合同或租賃合同復印件一份;

2)身份證復印件一份。

三、資料發(fā)放與保管

1)管理處發(fā)給以下資料:

a.住戶手冊(每個經營單位一冊)

b.業(yè)主公約

c.《住宅裝修管理規(guī)定》

d.大廈商場裝修管理規(guī)定

e.臨時用電管理規(guī)定

f.安裝空調管理規(guī)定(附空調安裝平面示意圖)

g.防盜網和防盜窗管理規(guī)定(附式樣平面示意圖)

h.收費項目一覽表

i.裝修申請表:申請裝修時填寫,并返原件給管理處存檔。

2)管理處按業(yè)主(住戶)的棟號和房號進行建檔編號,檔案中應包括內容:

a.承租合同復印件和承租人身份證復印件

b.裝修申請表及裝修平面圖等資料

c.營業(yè)執(zhí)照復印件。

四、交費

1)管理服務費:

以購房合同或承租合同簽定之日為準,當月15日前(含15日)計收全月管理服務費。當月15日以后計收半月管理服務費。

2)水電周轉金(依據當地收取標準):

a.時間:辦理入伙時交納;

b.標準:根據其經營方式和內容所需用電量,在申請裝修時交納;

c.退款:在供電局和自來水公司辦理接管托收后,憑收據到管理處辦理退款手續(xù)(前提:無拖欠水電費)。

3)工本費。

4)其他:

需由業(yè)主或承租人出錢,由管理處統(tǒng)一進行的項目,如:

a.陽臺統(tǒng)一安裝防盜網和防盜窗;

b.室外空調架;

c.信箱款。

第3篇 物業(yè)入伙管理程序-5

物業(yè)入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續(xù)。

3相關標準要素

gb/t19002-iso90024.8 4.9 4.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業(yè)的驗收程序

4.3業(yè)主(客戶)維修安裝服務

4.4物業(yè)裝修管理

4.5提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制

4.6物業(yè)管理費用收取

5職責

5.1物業(yè)管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業(yè)主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業(yè)管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續(xù);

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業(yè)管理部經理批準。

6.1.3開發(fā)商應提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;

b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續(xù)的程序。

6.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,以便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協(xié)議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發(fā)放的資料應在《入伙登記冊》中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住說明》中應明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業(yè)主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。

6.2.4管理處對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協(xié)議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業(yè)主(客戶)提交的文件后,應通知業(yè)主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發(fā)放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續(xù)完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協(xié)議》、及各項收費票據后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記。同時應和業(yè)主(客戶)協(xié)定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業(yè)主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業(yè)管理部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業(yè)裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表