萬科地產檔案資料管理細則

蔓科地產檔案資料管理細則

1、客戶資料管理要求

1.1準確:產權來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實際相符。

1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。

1.3及時:客戶資料隨產權的轉移變更,房屋、產權情況要經常進行更新,隨時反映發(fā)生了的產權情況,使之符合現狀。

2、存放與歸檔操作原則

2.1客戶在銷售現場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。

2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補充協議、客戶身份證復印件和首期房款收據復印件,按照房屋棟號順序存放。

2.3客戶合同(房地產買賣合同及按揭合同)在當地房產或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。

3、文擋存放方式

為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。

4、檔案收存基本要素

一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲存檔案):

①認購書或認購登記表

②房屋買賣合同及補充協議

③銀行按揭合同

④合同外的補充協議

⑤特殊折扣審批表

⑥客戶身份證明文件(復印件)

⑦其他(更名、退換房資料)

5、檔案管理制度

5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業(yè)管理人員調檔查閱,必須由管理員統一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協助調查通知書。

5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。

5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內。

5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責制。