物業(yè)管理處文書檔案管理規(guī)范

管理處文書檔案管理

文書檔案(簡(jiǎn)稱'文檔')作為物業(yè)管理處重要的信息資源,它具有記錄信息真實(shí)性、來源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點(diǎn),形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等,是管理處信息管理的基礎(chǔ)和重要對(duì)象。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前,傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用,此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下:

1、制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn);

2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度,確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限;

3、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔,鑒定和銷毀已過期的文檔;

4、組織進(jìn)行管理處檔案的開發(fā)和利用;

5、制定管理處各類文檔的保密級(jí)、保密期限及安全保護(hù)措施;

6、指導(dǎo)、檢查及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。