第1篇 檔案管理規(guī)定內容
企業(yè)檔案管理規(guī)定(全文)
國 家 檔 案 局
國 家 經 貿 委 文件 檔發(fā)[2002]5號
國 家 計 委
國家檔案局 國家經貿委 國家計委關于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、新疆生產建設兵團檔案局、經貿委、計委:
為加強企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務,現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請認真貫徹執(zhí)行。
二oo二年十月二十日
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一條 為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規(guī)定經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。
第十七條 國有企業(yè)資產與產權發(fā)生變動,應按《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產,破產清算組應妥善處置破產企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準。(來源:煙草局網(wǎng)站)
2002年11月7日
第2篇 流動人員人事檔案管理規(guī)定辦法
流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性、完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接愛同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。
人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。
人才流動服務機構發(fā)現(xiàn)轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。
人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事單位開具的轉檔手續(xù)具有相同的效力。
機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現(xiàn)所在的工作單位的聯(lián)系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。
收集的材料,必須經過認真的鑒別。
需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續(xù)。
查閱單位應申明查閱單理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。
對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專來技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產黨員。
第六章監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門會同有關部門進行處理:
(一) 擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人:
(二) 擅自涂改檔案內容或造檔案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露檔案內容的:
(四) 在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,現(xiàn)視情節(jié)輕重,給批評教育或黨紀、政紀處分;違犯法律的,要依法追究責任。
第七章附則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規(guī)定收取服務費,但不得以蠃利為目的。
第二十條 各省、自冶區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規(guī)定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。
*中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》(人調發(fā)[1989]11號)和《關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》(人調發(fā)[1989]11號)同時停止。
第3篇 企業(yè)職工檔案管理規(guī)定辦法
勞動部、國家檔案局關于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知
(勞力字〔1992〕33號)
各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動(勞動人事)廳(局)、檔案局、國務院有關部門: 為了加強企業(yè)職工檔案管理工作,按照檔案完整、真實、精練、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化,使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系,更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務,現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,請遵照執(zhí)行。
企業(yè)中由國家任命的干部,其檔案管理,仍按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
國家機關、事業(yè)單位和人民團體中的工人檔案管理,參照本規(guī)定執(zhí)行。
附:一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格(略)
二、轉遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根(略)
勞動部 國家檔案局
一九九二年六月九日
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會
主義現(xiàn)代化建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、
選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。
是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下,由勞動主
管部門領導與指導,實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理。
實行檔案綜合管理的企
業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當
地勞動行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。
對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料; (三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù); (四)登記職工工作變動情況; (五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作; (七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案; (八)辦理其它有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業(yè)職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料; (二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料); (五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料; (七)獎勵材料; (八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲
等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。
材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅
色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。
對違反規(guī)定者,應視情節(jié)輕重,嚴肅處理。
對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。
如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。
查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
對違反者,應視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在
一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規(guī)定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。
逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問,以防丟失。
第七章 附則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。
各省、自治區(qū)、直轄市和國務院各部門可結合實
際情況制定實施辦法或細則。
發(fā)布部門:勞動和社會保障部(含勞動部)/國家檔案局 發(fā)布日期:1992年06月09日 實施日期:1992年06月09日 (中央法規(guī))
第4篇 某科技公司檔案管理規(guī)定
科技公司檔案管理規(guī)定
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責,各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發(fā)、經營、企業(yè)管理等技術資料、報告等,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實行集中統(tǒng)一管理,任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的,保存人必須到技術質量部登記,技術質量部保存復印件。
4、以下文件資料應統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;
(2)一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
(3)經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;
(4)上報和外發(fā)文件有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。
(5)業(yè)務活動中的有關請示報告及公司領導批復,涉及人力資源問題或屬付款性質的,由技術質量部和財務部予以相應處理后,由經辦人整理后,移交人事行政部;
(6)其它重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。
(7)由公司對外簽訂的經濟合同,均保留兩份原件,技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時,技術質量部保存原件,財務部保存復印件并注明原件存放處。
(8)公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
5、以下文件資料應統(tǒng)一由各部門歸檔管理:
(1)各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。
(2)各種傳真函件,由收、發(fā)函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
4、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。
(1)技術資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;
(2)文檔性資料,保管5年;
(3)其它資料銷毀時報批執(zhí)行。
5、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
6、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
7、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準;借閱重要密件,必須經副總經理或總經理批準后,方可借閱。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
第5篇 投資公司檔案管理補充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補充規(guī)定
為進一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔,結合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經辦人應負責將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關公司的重大事件重要資料應隨時向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應以復印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務合同)完成簽訂后,應及時移交辦公室歸檔;財務合同由計劃財務部負責于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設項目的檔案工作,應做到與項目建設進程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內容開始進行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領完成后1個月內,應將項目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項目竣工驗收合格,取得建設工程質量監(jiān)督報告后,應在15天內完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。
5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內,項目主管需完成資料的補齊完善工作。
6.會計檔案由計劃財務部負責歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負責原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內容 移交時限 責任部門/責任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財務合同) 簽訂后一周內 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財務檔案 財務合同 每季度末25日前 計劃財務部
所有會計檔案 每年三月 計劃財務部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領完成后1個月內 項目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗收合格,取得建設工程質量監(jiān)督報告后15天內 項目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個月內完成檔案前期資料移交工作 項目主管
二、檔案利用
(一)公司內部借閱、查閱
公司檔案內部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負責人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負責人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經理批準同意。
2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴格保密,不準泄露檔案內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴重者追究責任。
4.必須愛護檔案,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關程序辦理。
1.未經許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關檔案,須經公司分管領導批準;如重要檔案,須經公司總經理批準。
3.外部人員借閱相關檔案,須經公司總經理批準,限期歸還,并由檔案管理員負責跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時間:
借閱檔案:□原件□復印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領導審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經理審批:
年月 日
第6篇 投資項目檔案管理規(guī)定范例
第7篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強對檔案的管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,為公司的發(fā)展服務,特制定本制度。本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,共同維護檔案的完整和安全,以保證公司在日常經營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于**物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機構與職責
第一條 公司檔案管理工作實行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財務部、人力行政部檔案由其本部門負責保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財務部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應對公司各部門的檔案管理工作進行指導。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設專崗,但必須明確責任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關流程及規(guī)定進行申請、報批。公司各級檔案管理員,應保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動或離職時,應嚴格履行工作交接手續(xù),嚴禁擅自帶走或銷毀。 檔案管理員應忠于職守,嚴守公司秘密,不得向無關人員泄露檔案內容。公司各部門、所有人員均有保護檔案的義務。
第六條 人力行政部應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。 檔案管理員應做好文件資料的準確、及時歸檔。 所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機密'資料含:公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、總裁會會議紀要(決議)、不動產所有權及其它債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
4、'絕密'資料含:公司相關政府批文、預決算書、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其它經濟組織的合作合同、其它經核定為絕密的文書。 在公司發(fā)展過程中產生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關),需嚴加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應做好檔案資料的管理工作,對于應當歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行'即時歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:
1. '即時歸檔'指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產生的重要文件也要即時歸檔;
2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財務部、人力行政部應在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復印件或電子版復制文件。 庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負責解釋,經總裁批準后執(zhí)行,修改時亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等
03計劃性文件包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、預算計劃、財務計劃等
04總結性文件包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、項目工程總結、調查報告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復等
06技術性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、公司或公司領導人獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等
09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調整、人力行政管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈性資料包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標準化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務,特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負責人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門; 3、各部門均設檔案管理員(兼職),負責管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責:
1、了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應積極地提供,做好服務工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復制件為一件,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復,放在復文年立檔;沒有復文的,放在請示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結放在針對的最后一年立檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線;材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應做到每日進行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分數(shù)。
第8篇 地產公司人事檔案和人事資料管理規(guī)定
地產公司人事檔案和人事資料管理規(guī)定為了加強公司人員人事檔案的保密性,建立建全人事資料和檔案,制定本規(guī)定如下:
第一條 :人事檔案是指由公司委托市人才托管的員工人事檔案和員工在公司工作期間而形成的各種可留存的資料(公司內部人事資料);
第二條 :員工一旦轉正,應將人事檔案轉入公司。如因種種原因而不能將你的檔案轉入公司,本人必須提交書面說明,報人力資源部歸檔。
第三條 :員工轉入公司的人事檔案應該包括:a、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史的履歷;b、相關學歷證書、畢業(yè)生登記表;c、以往工作期間產生的勞動合同原件;d、相關職稱評定的資料;e、其它存檔人事資料
第四條 :公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內容,有審核權。如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案與員工入職所填寫相關資料內容有出入,有權調查確定真實情況。
第五條 :員工與公司簽定的勞動合同、在公司服務期間內評定的相關職稱證明和再教育證明等由公司人力資源部統(tǒng)一留存,定期向市人才移交,存入員工人事檔案中。
第六條 :員工入職時,需填寫一系列的個人資料。員工須詳實地填寫每一個項目,公司有權進行甄別。如有虛假,視同嚴重違反公司規(guī)章制度。
第七條 :員工在職期間,如員工個人情況(如居住地、聯(lián)絡電話、婚姻狀況、家庭人員情況等)有所變動,應立即通知人力資源部,以健全公司內部人事資料,確保管理需要與員工有關的各項權益。
第八條 、公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內容,不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密。
第九條 、員工人事檔案,由公司統(tǒng)一委托市人才交流中心保管。章程范本協(xié)會章程企業(yè)章程公司章程會議紀律文明公約
第9篇 國家人事檔案管理規(guī)定辦法
國家人事檔案管理規(guī)定【1】
第一章 總 則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動全同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循'集體統(tǒng)一,歸口管理'的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其它任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位按到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。
轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構發(fā)現(xiàn)轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同效力。機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。 第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現(xiàn)所在工作單位的聯(lián)系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。收集的材料,必須經過認真的鑒別。需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申明查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第四章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產黨員。 第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
(一)擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
(二)擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;
(三)擅自向外公布、泄露檔案內容的;
(四)在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。 對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。
第五章 附 則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著'服務為主,適當收費'的原則,按照有關規(guī)定收取服務費,但不得以贏利為目的。
第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規(guī)定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據(jù)*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務,不斷提高政治、業(yè)務素質,努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代表大會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表,專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。
認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
干部人事檔案管理條例【2】
1、查(借)閱人員必須是2名*-黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料,不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對,經檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部,都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)-戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限,保管應管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術;
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關事項。
第10篇 z業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,為嚴格對業(yè)戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內容。
5.1收樓資料;
5.2收樓證明書;
5.3管理規(guī)約簽約頁;
5.4樓宇遺留記錄;
5.5業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.6《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權/委托書等);
5.7《物業(yè)服務合同》
5.8《業(yè)主家庭情況登記表》
5.9《物品資料及鑰匙簽收表》
5.10《業(yè)主證領用登記表》
5.11《業(yè)主收樓房屋檢查情況表》
5.12《違章處理通知單》
5.13 業(yè)主的有關證件復印件。
5.14 其它應保存的資料。
6. 業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2 資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3 業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:
6.5 業(yè)戶資料歸檔時間和更新:
6.6 客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;
6.7 前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8 對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9 客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;
6.11 銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對產權發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)經理批準,經客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。
11.記錄
第11篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定6
小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便于開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;
3、客戶信息檔案的內容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更,保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準確性。
第12篇 新世界地產物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.2《業(yè)主證領用登記表》;
5.1.3業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業(yè)服務合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請審批表》;
5.2.2《住宅室內裝修管理協(xié)議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗確認書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理條例》;
5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業(yè)主來函;
5.3.2客戶服務單;
5.3.3催繳費通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;
6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;
6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對產權發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經理批準,經客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。
11.相關文件和記錄
11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業(yè)主檔案目錄》
