第1篇 地產(chǎn)公司檔案管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類檔案完整、準確、系統(tǒng)、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領(lǐng)導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發(fā)生需保存文件時,應(yīng)先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監(jiān)督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設(shè)備)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應(yīng)建立,由人事部門進行管理。

3、財務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求,按年度整理,財務(wù)部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等,歸來后,應(yīng)及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。

5、實物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時,要經(jīng)部門或項目負責人、公司主管總經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經(jīng)理批準方可摘錄和復制。

4、外單位借用我公司檔案時,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復印。

5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經(jīng)雙方核實后,交接人應(yīng)在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設(shè)或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據(jù)各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區(qū)分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個人非經(jīng)公司允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

6、對要銷毀的檔案登記造冊,經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準銷毀,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時,要及時向有關(guān)領(lǐng)導報告,不得隱瞞。

3、對公司檔案管理工作需按時保質(zhì)完成,如有困難就及時向有關(guān)主管領(lǐng)導報告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任:

a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

b、涂改偽造檔案。

c、出賣公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準擅自出示他人。

d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負責解釋。

八、本規(guī)定自通過之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請表

第2篇 x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:

一、檔案室管理責任部門和責任人

公司檔案室管理責任部門為總經(jīng)理辦公室,責任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進出檔案室。

二、檔案室存檔范圍

公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放

檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下:

1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。

a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;

a3:公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。

a4:總經(jīng)理辦公室檔案

a5:人力資源部檔案

2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同

b1:公司重要證照

b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據(jù)時間、部門進行分類保存

3、c列為工程前期部檔案(按項目分類)

c1-c5:2006g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊

4、d列工程前期資料

5、e列為工程項目檔案

6、f列為工程項目檔案

7、g列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)

8、h列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)

9、i列為預(yù)算部檔案

10、j列為預(yù)算部檔案

11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案

k1-k3:物資部各類招投標文件

k4-k5:物管技術(shù)部盤點表

12、l列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

13、m列為財務(wù)部檔案(財務(wù)部歷年憑證)

14、n列為財務(wù)部檔案

n1:財務(wù)部歷年財務(wù)報表

n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務(wù)約定書、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料

n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關(guān)資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等

n4:銀行資料

n5:增加注冊資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料

四、檔案存放要求

檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱,便于查找。

五、檔案室的清理要求

檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。

六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。

第3篇 房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(jié)(年、月度)、財務(wù)審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關(guān)活動的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合 檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。

(三)移交歸檔與使用

公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時,需經(jīng)批準后履行借閱手續(xù)使用。

2、歸檔時間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會計檔案:會計檔案由財務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。

2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。

2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部 門、財務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。

3、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標準

1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復合并一起立卷。

4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學規(guī)范,便于查找。

(五)檔案分類編號標準

檔案按職能設(shè)置十個一級類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進行設(shè)置。按問題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯(lián)系和及時、高效提供利用。

根據(jù)檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經(jīng)檔 案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。

3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準,經(jīng)檔案管理部門負責人批準 后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負責人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全 和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制,必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。

6、檔案歸還時,經(jīng)檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標準

檔案入庫前必須經(jīng)過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和 利用。

3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。

5、檔案室內(nèi)嚴禁放置與檔案無關(guān)物品,嚴禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)

對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領(lǐng)導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。

2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關(guān)人員泄露。

3、查閱密級檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。

4、

銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。

5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。

(十)附則

第4篇 地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理

第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條 檔案管理的責任部門和責任人公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;各部門設(shè)有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條 歸檔的范圍

1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2. 公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

3．公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

4. 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);

5. 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;

6. 公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復;

7. 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8. 公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

9. 公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;

10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12. 公司歷年獲獎資料。

第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。

2. 在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

3．案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存;2) 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

5. 全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

第七條 檔案銷毀規(guī)定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條 檔案借閱

1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3．借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5. 總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條 檔案備份規(guī)定公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

第十條 檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2. 對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

3．檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

第十一條 檔案保密規(guī)定公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。

第5篇 x地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:

第一部分:公司檔案資料管理

第一條 檔案的定義與范圍

檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第二條 檔案管理的原則

檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條 檔案管理的責任部門和責任人

公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;

各部門設(shè)有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條 歸檔的范圍

1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);

5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;

6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復;

7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12.公司歷年獲獎資料。

第五條 歸檔要求

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。

2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

1)對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存;

2)對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條 過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

第七條 檔案銷毀規(guī)定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條 檔案借閱

1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條 檔案備份規(guī)定

公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

第十條 檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

第十一條 檔案保密規(guī)定

公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。