某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法,以證明各項服務(wù)活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)制定本制度。
3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;
3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。
3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理
4.1.1設(shè)計:
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批,經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時,必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號:記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進(jìn)行編號。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報品質(zhì)部。
(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》wy/qr-wy-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001
6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022
