某大學(xué)后勤集團文書檔案管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團文書檔案管理規(guī)定
文書檔案是集團工作運行的記錄,是集團實施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度,嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理的各項規(guī)定。為規(guī)范集團文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書檔案管理的基本原則
文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
集團各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團黨政辦公室備案。
集團職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書檔案的管理,以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。
保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書的范圍
1.學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
2.集團各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
3.各類請示、報告、通知、年度工作總結(jié)、工作計劃等。
4.會議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關(guān)單位的往來信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。
6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。
7.具有查存價值的資料。
三、管理部門及職責(zé)
1.集團黨政辦公室:負(fù)責(zé)學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。
負(fù)責(zé)對集團各單位文書檔案管理工作實施監(jiān)督檢查。
2.集團各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員,負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責(zé)
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。
⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。
⑶ 進行文書檔案鑒定與統(tǒng)計。
⑷ 保證文書檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。
四、文書檔案的點驗
辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對文書檔案進行點驗:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)及時詢問遞交人進行追查補齊。
2.對領(lǐng)導(dǎo)審批的文件,應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字,主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復(fù)在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù),應(yīng)放在請示年度立卷;跨年度的計劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。
4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁號。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁號在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時應(yīng)按照立卷要求整理。
2.個人不能保存應(yīng)歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時,應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。
5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。
七、歸檔文書的借閱
1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。
3.借閱期限一般不超過十天,到期應(yīng)及時歸還。需延長借閱時間的,應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應(yīng)及時催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。
5.因工作需要復(fù)制檔案時,必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
6.借閱檔案歸還時,文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時,應(yīng)查問借閱人員原因,并報辦公室主任。
7.集團以外的單位借閱歸檔公文時,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發(fā)的集團內(nèi)部規(guī)章制度和機構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導(dǎo)工作運行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時,由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數(shù)、銷毀日期,批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。
2.集團、集團黨委、集團工會行文下發(fā)的公文由集團黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
集團各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。
3.集團黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對歸檔公文進行清理,已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數(shù)等。
收回的公文應(yīng)建立收文登記。
4.收回過期公文,文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備,對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
