職業(yè)中專檔案管理規(guī)定
職業(yè)學(xué)校檔案管理規(guī)定
為了保證檔案室的整潔和安全,制定規(guī)定如下:
一、檔案室管理
(一)檔案室是機要部門,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入室內(nèi)閑談、聊天或做與檔案工作無關(guān)的事情。
(二)檔案室內(nèi)要切實做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲害、防灰塵、防鼠。
(三)平時要搞好檔案室內(nèi)外衛(wèi)生,并依據(jù)季節(jié)天氣變化搞好室內(nèi)、檔案箱內(nèi)的通風(fēng)工作,半年對檔案箱內(nèi)清掃一次,定期在檔案箱內(nèi)加放防蟲蛀藥劑。
(四)檔案室內(nèi)要嚴(yán)禁吸煙,出入檔案室要關(guān)鎖好門窗,如發(fā)現(xiàn)問題,要保護(hù)好現(xiàn)場,及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報。
(五)定期和不定期地對檔案進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。
二、借閱
1.檔案組卷后,不得隨意借閱,如確因工作需要,必須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后,嚴(yán)格履行借閱手續(xù),接交清楚,歸回時經(jīng)核對無誤再注銷。
2.查閱人事檔案必須是黨員干部,但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會計檔案要辦借閱手續(xù),做好利用登記,并對歸還的會計檔案進(jìn)行檢查。本單位工作人員,因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續(xù)。外單位如需查閱會計檔案時,需持單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門或財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可查閱,不準(zhǔn)借出。
3.借卷人必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉(zhuǎn)借他人,不得向無關(guān)人員泄露和對外公布檔案內(nèi)容。查閱時,必須保持室內(nèi)整潔,不準(zhǔn)吸煙,保障檔案的安全性。
4.查閱檔案人員,要在本室內(nèi)查閱,不得帶出室外,確因工作需要借出,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),履行登記手續(xù)后,方可借出。
5.外單位查閱檔案,必須持閱檔介紹信,介紹信要符合上級的有關(guān)規(guī)定,否則不予查閱。
三、立檔標(biāo)準(zhǔn)
為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的利用規(guī)范化,不斷地改善案卷質(zhì)量,提高檔案的管理水平,根據(jù)本校文書檔案工作的特點,特制定本文書檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):
(一)歸檔文件,齊全完整
凡本單位行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等工作活動中形成并辦理完畢的,又具有保存價值的文件材料,都應(yīng)立卷歸案。如收發(fā)文件、電報、各種會議記錄、電話會議記錄,各類計劃、統(tǒng)計報表、名冊、學(xué)校及部門的規(guī)章制度、調(diào)查研究材料、工作總結(jié)及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊、照片、校刊等均應(yīng)收集齊全完整,立卷歸檔。
(二)分門別類,系統(tǒng)組卷
1.應(yīng)根據(jù)本校內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置,職責(zé)范圍,業(yè)務(wù)分工,文件特點采用年度一問題分類法。
2.立卷分工:
(1)本單位的收文、發(fā)文和內(nèi)部自產(chǎn)文件,業(yè)務(wù)部門主辦,學(xué)校名義批發(fā)的文件,由校辦公室立卷(同時主辦業(yè)務(wù)部門也應(yīng)留底存查)。
(2)臨時機構(gòu)的文件,由臨時機構(gòu)的執(zhí)行任務(wù)中隨時整理,待工作完成后負(fù)責(zé)立卷,并交檔案室存查。
3.立卷的基本要求:
按照文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,注意區(qū)分文件的保管價值,便于保管和利用,其具體要求:
(1)根據(jù)文件的特點,將具體聯(lián)系密切保管期限相同的文件組合一起立卷,如把一項工作、一個問題、一次會議、一個案件和同一類型的文件材料,組合在一起立卷。
(2)學(xué)校有關(guān)教學(xué)方面的自產(chǎn)文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、圖片以及各種課程標(biāo)準(zhǔn),教學(xué)執(zhí)行計劃、授課進(jìn)度計劃、教學(xué)日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統(tǒng)計、教師聽課記錄、學(xué)生學(xué)籍、各班教學(xué)日志,學(xué)生出勤,各種進(jìn)修計劃,進(jìn)修考核情況,以及全校有關(guān)教學(xué)方面的統(tǒng)計資料等,均由教務(wù)部門統(tǒng)一分門別類,按教學(xué)年度整理立卷。
(3)按文件年度組卷時,要注意區(qū)別文件制成和處理日期所屬年度,一般應(yīng)遵照如下規(guī)定:
年度計劃、總結(jié)、報表、預(yù)算、決算及行政、教學(xué)、后勤、生產(chǎn)等的業(yè)務(wù)文件、資料等,放在針對的年度立卷,總結(jié)和計劃寫在一起的文件,應(yīng)視文件內(nèi)容的主次和中心來定,跨年轉(zhuǎn)時間,確定年屬年代立卷;跨年度的請示與批復(fù),來文與復(fù)文按本機關(guān)的文件時間立卷;專門為某項特定工作或會議收集的有關(guān)文件材料,隨特定工作會議所屬時間立卷;跨年度會議文件,放在舉行會議的年度立卷。
(三)保密期限,劃分標(biāo)準(zhǔn)
根據(jù)國有檔案局頒發(fā)的《全國文書檔案保管期限的規(guī)定》和上級主管部門下發(fā)的文書檔案保管期限表,制定本校文書檔案保管期限表。立卷時要根據(jù)保管期限表的規(guī)定,正確地區(qū)分文件的保管價值,按照永久、長期、短期三種保管期限組卷,不同保管價值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。
(四)卷內(nèi)編目,條理清楚
1.卷內(nèi)文件的排列編號:卷內(nèi)文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯(lián)系,給每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一個作者一個問題,按時間排列,一個作者幾個問題,按問題的重要程序結(jié)合時間排列;幾個作者幾個問題,先按問題集中,然后按重要程度結(jié)合作者、時間排列;會議文件,按重要程度結(jié)合文件時間順序排列,卷內(nèi)文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批復(fù)在后;批復(fù)在前,請示在后;復(fù)文在前,問文在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,原件在后。
2.卷內(nèi)文件排列好后,用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右上角按順序編上張?zhí)?簡子頁、折疊頁、半頁者編一個張?zhí)?圖紙、照片編在背面,折疊頁編在外面,空白頁不編號,印刷小冊應(yīng)同文件一起編號,編號宜用打號機或鋼筆。
3.填寫卷內(nèi)目錄與備考表;卷內(nèi)目錄放在首頁,用以介紹案卷內(nèi)容與成分,要逐份文件逐項登記,備考表附于卷尾,用以注明卷內(nèi)文件張數(shù)及卷內(nèi)需要說明的情況,便于管理和利用者了解,備考表應(yīng)由立卷人簽字并注明填寫日期,檢查人由檔案檢查人簽字,日后案卷的變化情況,可由檔案管理人員隨時在備考表上注明。
(五)裝訂整齊,結(jié)實美觀
1.卷內(nèi)文件裝訂,要拆除金屬物,折疊整齊、寬長的紙頁要切齊,殘破文件應(yīng)予修復(fù),對批語、簽署意見寫在文件裝訂線外的,應(yīng)粘貼加寬,字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復(fù)寫紙寫的重要文件,必要時應(yīng)抄錄或復(fù)制抄本。
2.案卷要裝訂結(jié)實、整齊、美觀,以三孔線繩裝訂,結(jié)頭結(jié)在背面,每卷一般不得超過200頁,裝訂時要把材料的右旁與底邊對齊,不要掉頁或壓住字跡。妨礙閱讀,對于圖片及其它不便裝訂的文件,宜用盒式卷夾散存保管。
(六)案卷標(biāo)題,簡明確切
案卷組成后要擬寫案卷標(biāo)題,標(biāo)題要準(zhǔn)確無誤,文字通順精練,概括性強,簡明確切地提示卷內(nèi)文件作者、問題、名稱。
(七)封面編目,整齊大方
書寫案卷封面標(biāo)題時,應(yīng)用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書寫,要求字跡端正醒目。其它各項如:機關(guān)名稱、組織機構(gòu)證的張數(shù)、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號、目錄號、案卷
號等要求刻制印章,以紅色印油用印。
(八)排列案卷,編寫目錄
1.案卷的排列和編寫案卷序號,案卷要系統(tǒng)排列,將一類性質(zhì)的案卷先按保管期限分開,然后將每一種保管期限的案卷,按類別分冊,再將每類內(nèi)的案卷,按其聯(lián)系結(jié)合重要程度排列。
案卷排列后,逐卷地編制案卷的順序號,按年度分永久、長期、短期三種保管期限,編三個順序號,每種保管期限都以一開始編。
2.編寫案卷目錄,按照案卷排列的順序逐項登記案卷目錄,填寫卷目錄需用鋼筆工整抄寫或打印,不得使用圓珠筆或復(fù)寫紙,目錄一式三份,文書處理部門一分,檔案室二份(一份歸檔,一份作查找利用檔案的檢查工具)。
3.案卷封面應(yīng)寫明單位名稱,案卷屬年度,目錄起止日期,目錄的最后應(yīng)有備考表,寫明案卷數(shù)量,目錄張數(shù)及需要說明的有關(guān)情況,編制人、編制日期。
