x小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定

小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本制度:

1、管理處文檔管理員負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等)收集、存檔和保管工作,做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整;

2、任何人員借閱文件資料,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時(shí)間等予以詳細(xì)記錄;

3、屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)給任何人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室;

4、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無機(jī)翻閱,保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目;

5、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔,歸檔前先把資料分燈,按字田順序或按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,且須在檔案夾上標(biāo)識;

6、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理;

7、積極實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理,應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索手段,做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化;

8、管理處購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明材料等,并及時(shí)歸檔;

9、各部門拍攝的記錄管理處各項(xiàng)活動的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動內(nèi)容,交文檔管理員及時(shí)歸檔。