化工公司文件管理工作程序

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：78

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化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質量制度之相關單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質量管理體系相關之內(nèi)部(質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等)及外來文件(相關標準或其它與質量活動相關之文件均屬之)。

3.職責

3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準,相關人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負責人)制定或專人制定。

3.3文件的審查:質量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準:

3.4.1質量手冊、程序文件由本公司總經(jīng)理批準。

3.4.2三級文件(作業(yè)指導書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等),由管理者代表批準。

4.定義

4.1質量手冊:有關本公司經(jīng)營組織與各機能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關事務之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業(yè)指導書:為執(zhí)行質量要求,在技術上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領,如作業(yè)指導書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號:

5.1.1本公司質量體系文件從內(nèi)容上分為四級:即一級為質量手冊;二級為程序文件;三級為作業(yè)指導書等;四級為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號:

5.1.2.1質量手冊的編號為qm01,其各代號是指:'qm'為手冊文件;'01'代表文件序號。

5.1.2.2程序文件的編號為qp□□,其各代號是指:'qp'代表二級質量文件;其'□□'代表文件序號。

5.1.2.3三級文件的編號為wi□□,其各代號是指:'wi'代表三級質量文件;其'□□'代表文件序號。

5.1.2.4外來文件的編號為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:'wl'代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于'文件總覽表'并注明'外來文件'字樣(備注:該種序號可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。

5.2文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準分發(fā)單位

質量手冊iso辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負責人

程序文件各負責人管理者代表總經(jīng)理各相關負責人

三級文件單位負責人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責:說明該文件的制定與執(zhí)行相關單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質量手冊不需該項)。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細說明,有流程圖則依流程圖說明(質量手冊的該項為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質量手冊不需該項)。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關文件(質量手冊的該項為5.)。

5.3.2一、二級文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。

5.3.3三級文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關權責人審查,相關權責人批準,由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫'文件變更申請表'說明原因及變更內(nèi)容后,由相關權責人審查、批準,將'文件變更申請表'交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關權責人直接在原文件上上注明'作廢'字樣,必要時以相應的'內(nèi)部聯(lián)絡單'通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋'受控文件'章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負責,接收方在'文件分發(fā)控制表'上簽名確認。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋'文件作廢'章以做識別,保存期限視實際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上'文件作廢'章或寫上'作廢'字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關與否,確定文件的分發(fā)范圍和對象。

5.6.4文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關權責人審查、批準即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務需要,需變更文件及編號。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用'文件變更申請表'的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應的需修改頁的版次做升次即可(如'a0'變更為'a1';該變更只在內(nèi)頁換頁,'a9'后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為b0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如'a'版本大變更后變成'b'版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設版次。

5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫'文件變更申請表'說明原因及變更內(nèi)容后,由相關權責人審查、批準后,將'文件變更申請表'交至文控,文控在接到有批準之'文件變更申請表'后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在'文件分發(fā)控制表'中。

5.8文件的調(diào)閱與補發(fā):

5.8.1如因業(yè)務需要領用文件,應填寫'文件分發(fā)控制表',并由相關人員批準。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫'文件分發(fā)控制表'說明申領原因,并由相

關人員批準后,攜帶破損文件到文控辦理申領手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在'文件分發(fā)控制表'中注明。

5.8.3由于業(yè)務需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應商、客戶或認證機構時由文控辦理相關手續(xù),并填寫'文件分發(fā)控制表'。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時應與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報。