工作記錄管理標準作業(yè)工作程序

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：76

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工作記錄管理標準作業(yè)工作程序

一、目的

規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部管理服務工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。

三、職責

1、公司品質(zhì)部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。

2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規(guī)程關于記錄控制的規(guī)定和要求。

四、程序要點

1、記錄的作用

(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。

(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。

(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。

2、記錄的形式和來源

(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:

a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設計并要求填寫的格式記錄;

b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。

(2)分供方提供的記錄

3、記錄形成的要求

(1)應使用規(guī)定的記錄格式。

(2)應由規(guī)定的人填制。

(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。

(4)記錄有要求時應按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。

4、記錄的標識

(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關規(guī)定。

(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(no)。

5、記錄的收集

(1)記錄應按下列要求進行收集:

a、記錄填寫、編制部門收集;

b、記錄接收部門收集;

c、記錄歸口管理部門收集。

(2)記錄收集時間:

a、連續(xù)收集;

b、按月、季、年集中收集。

6、記錄的編目

品質(zhì)部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇S記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定。

7、記錄的查閱

(1)記錄應按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。

(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定并予以記錄。

8、記錄歸檔

(1)下列性質(zhì)的記錄應予歸檔:

a、有關物業(yè)接管驗收的記錄;

b、有關委托物業(yè)管理合同的記錄;

c、有關質(zhì)量策劃――計劃的記錄;

d、有關質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;

e、有關組織機構(gòu)設置,調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄;

f、有關重大安全責任事故的記錄;

g、有關火災、重大治安事件的記錄;