管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強對工作記錄的標識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門工作記錄包括一切與服務質(zhì)量有關的記錄,如人員資格證書和培訓記錄、分承包方的有關合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。
2.管理職責
2.1綜合管理部負責監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。
2.2各部門文件主管指定專人負責本部門工作記錄的管理。
3.現(xiàn)場工作記錄的管理
3.1現(xiàn)場的工作記錄應裝在文件夾中,并在文件夾上標明該記錄名稱。
3.2現(xiàn)場工作記錄應字跡清晰,無污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務班長應負責對現(xiàn)場的工作記錄進行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進行作廢處理。
4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應按照不同崗位、專業(yè)的類別進行排序,確保序號的連續(xù)性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進行合理地編目、標識,以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結(jié)合管理處的實際情況,對已收集的工作記錄進行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進行。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進行;對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進行。
4.5如工作記錄是傳真件,應復印后保存復印件。如工作記錄破損,應即時修補。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應安排適當?shù)牡攸c對已歸檔的工作記錄進行存放,并標識工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲清單》上進行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯η鍐巍讽毝ㄆ谛Ｕ?一般每月進行一次,以確保準確性。
工作記錄的保管應注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負責。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時間超過1天(隔夜外借)時,須經(jīng)部門主管批準后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負責跟進,并及時收回歸檔。
7.工作記錄的報廢
文件管理員應參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準后作報廢處理。
閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號文件名稱保存時間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請表至少1年
7物資申請報告至少3年
8物資申請單至少1年
9ci制作申請表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂設施運行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來訪人員登記表至少1年
19物資搬運放行條至少3年
20管理處進出人員登記表至少1年
21裝修申請表永久保存
22裝修管理責任書永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書至少1年
26停車場車位租用協(xié)議書失效后保存1年
27停車場管理協(xié)議書失效后保存1年
28停車場車輛情況登記表至少2年
29駛出車輛異常情況記錄表至少3年
30停車卡不存
31車輛進出憑證至少1月
32未收費車輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習情況記錄表至少2年
37消防設施清單永久保存
38公用設施保養(yǎng)維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設施通知至少1年
40分承包方設備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年
41設備(工具)匯總表失效后保存1年
42設備(設施)檢查記錄表至少5年
43機電設備年度檢修計劃至少5年
44設備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養(yǎng)效果評估表至少3年
46電力運行記錄表至少3年
47智能門禁系統(tǒng)檢查表至少1年
48電纜絕緣測試記錄表永久保存
49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護保養(yǎng)記錄表至少1年
50業(yè)主(住戶)資料卡永久保存
51委托銀行代收款協(xié)議書永久保存
52____房屋交付驗收表永久保存
53物品領用登記表永久保存
54租戶管理協(xié)議書永久保存
55工程遺留問題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉(zhuǎn)正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務
情況記錄表至少5年
60代客購物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務協(xié)議書至少5年
63客戶服務情況統(tǒng)計分析報告至少5年
64家庭服務回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶管理協(xié)議書至少5年
73商鋪消防管理責任書至少5年
74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年
75商鋪設施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調(diào)動通知書員工離職后1年
78人員編制申請表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗收情況通報表至少5年
81房屋驗收記錄表永久保存
82職員(工)即時獎懲通知書至少2年
83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年
85內(nèi)務管理情況檢查記錄表至少1年
86技術(shù)維修類人員等級考核個人申報表員工離職后1年
87技術(shù)維修人員部門考核評分表員工離職后1年
88員工過失通知書員工離職后1年
89員工警告通知書員工離職后1年
90員工獎勵通知書員工離職后1年
91解除勞動合同審批表員工離職后1年
92解除勞動合同通知書員工離職后1年
93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年
94業(yè)務管理部綠化(地)養(yǎng)護巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(借)用單至少2年
101倉庫物資盤點表至少2年
102工作記錄存儲清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報廢申請表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開后1年
106培訓(會議)記錄表至少1年
107崗位證書登記表失效后1年
108培訓計劃至少2年
109社區(qū)文化活動記錄表至少2年
110管理報告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
