項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心日檔案資料管理辦法

項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心日檔案、資料管理辦法

檔案資料管理運(yùn)作流程圖:(略)

l、檔案資料收、發(fā)管理程序

物業(yè)服務(wù)中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過(guò)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

物業(yè)服務(wù)中心日常管理文件(如物業(yè)服務(wù)中心通知、通報(bào)等)按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。

2、檔案資料管理要求

采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理,定期清除過(guò)期失效文件。

原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以利查閱者及時(shí)找到有效的文件。

檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。

檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門(mén)分柜保存。

專人負(fù)責(zé)檔案保管,做到檔案標(biāo)識(shí)清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。

檔案室內(nèi)保管環(huán)埯要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?。檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

針對(duì)本項(xiàng)目物業(yè)檔案資料特點(diǎn).制定嚴(yán)格的檔案保密制度,對(duì)檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負(fù)責(zé)。

以上物業(yè)服務(wù)中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關(guān)系后,將參照政府機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定予以改善,以期符合委托方的委托要求。

物業(yè)服務(wù)中心在項(xiàng)目物業(yè)管理期限后,如雙方不再續(xù)約,將毫無(wú)保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(**市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局)。