美居物業(yè)鑰匙管理方案

美居中心鑰匙管理方案

管理方案制作目的:對(duì)商場(chǎng)各類鑰匙統(tǒng)一管理,落實(shí)責(zé)任,避免出現(xiàn)亂領(lǐng)濫用情況,避免安全隱患,保障營業(yè)運(yùn)行和緊急情況下鑰匙的使用,。

管理方案執(zhí)行時(shí)間:批準(zhǔn)后執(zhí)行。

管理方案執(zhí)行部門:樓層安管部、行政人事部。

管理方案概要說明:

1、商場(chǎng)鑰匙的分類:辦公管理類(各辦公室、庫房、辦公桌、文件柜等);通道管理類(公共大門及卷簾、消防通道、觀光電梯、貨梯、扶梯等);設(shè)備管理類(各類機(jī)房、泵房、配電室等);消防管理類(消防卷簾、監(jiān)控室、消防電梯等);公共管理類(衛(wèi)生間、開水房等);商戶店鋪門。

2、商場(chǎng)鑰匙管理原則:歸口管理、統(tǒng)一分配、定期審查。

辦公管理類鑰匙歸口行政人事部管理;通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類等歸口樓層安管部管理。

管理方案組成:

1、管理部門的主要職責(zé)。

2、鑰匙管理工作流程。

3、鑰匙管理規(guī)定。

4、相關(guān)工作表格。

一、管理部門的主要職責(zé)

1、行政人事部

1)負(fù)責(zé)辦公管理類鑰匙的統(tǒng)一編號(hào)、登記、分配、回收和使用檢查。

2)定期與樓層安管部聯(lián)合對(duì)各類鑰匙管理及使用情況進(jìn)行審查。

3)負(fù)責(zé)所有辦公管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求、人員離職未交還鑰匙等)。

4)負(fù)責(zé)所有鑰匙的丟失審查、鎖具更換和鑰匙配置工作。

2、樓層部

1)負(fù)責(zé)通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的統(tǒng)一編號(hào)、登記、分配、回收和使用檢查。

2)定期與行政人事部聯(lián)合對(duì)各類鑰匙管理及使用情況進(jìn)行審查。

3)負(fù)責(zé)所有通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求等)。

4)與行政人事部配合回收因人員離職未交還的鑰匙。

二、鑰匙管理工作流程

1、鑰匙領(lǐng)用/借用流程(不含辦公管理類鑰匙)

鑰匙分配授權(quán)批準(zhǔn)人:樓層總監(jiān)

鑰匙使用授權(quán)批準(zhǔn)人:通道管理類(安管部經(jīng)理)、設(shè)備管理類(工程部經(jīng)理)、消防管理類(安管部經(jīng)理)、公共管理類(樓層部經(jīng)理)。

2、鑰匙封存與啟用流程(不含辦公管理類鑰匙)

一般針對(duì)商戶鑰匙管理(商戶店鋪內(nèi)若發(fā)生緊急情況或能夠產(chǎn)生損失的情況,而商戶不在現(xiàn)場(chǎng),時(shí)間緊迫時(shí),可以啟用封存鑰匙)。

3、更換鎖具和配置鑰匙申請(qǐng)流程(不含辦公管理類鑰匙)

三、鑰匙使用管理規(guī)定

1、所有使用公司鑰匙人員必須保證鑰匙的對(duì)應(yīng)性和唯一性,不得轉(zhuǎn)借、代領(lǐng)或代用、或代為保管。

凡因此而造成不必要損失,皆有鑰匙領(lǐng)用人承擔(dān)。

2、歸口管理部門要對(duì)接受到的鑰匙進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔管理。

3、對(duì)于每套鑰匙,領(lǐng)用人只能領(lǐng)取一把,其余由歸口部門統(tǒng)一保管。

4、對(duì)于每套鑰匙,歸口管理部門都要保留鑰匙坯子做備份。

5、領(lǐng)用鑰匙人員不得私自配制任何鑰匙,若發(fā)生鑰匙丟失,必須報(bào)由歸口管理部門統(tǒng)一配置。

6、需要在崗位上移交的鑰匙,應(yīng)由部門制定嚴(yán)格的交接制度,每次都要作好移交記錄。

7、任何鑰匙的領(lǐng)用、借用都必須取得授權(quán)批準(zhǔn)人書面同意;遇有緊急情況可以在授權(quán)人口頭同意后臨時(shí)使用鑰匙。

8、任何人員不得以工作之便因私使用鑰匙。

9、鑰匙管理人、使用人發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞后,要將殘品上交做統(tǒng)一銷毀,并做出書面報(bào)告。

10、歸口管理部門要配合建立每月鑰匙使用情況檢查制度,對(duì)鑰匙的領(lǐng)用記錄、借用記錄和實(shí)際使用情況進(jìn)行詳細(xì)檢查,形成書面報(bào)告上報(bào)公司總經(jīng)理。

四、相關(guān)工作表格

鑰匙領(lǐng)用登記表

臨時(shí)鑰匙借用登記表

商戶鑰匙封存承諾書

更換鎖具或配置鑰匙申請(qǐng)

(見附件)