附屬中學(xué)基本建設(shè)類(lèi)檔案管理辦法

附屬中學(xué)基本建設(shè)類(lèi)檔案管理辦法

為了提高z師范大學(xué)附屬中學(xué)基本建設(shè)類(lèi)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)工作中的作用，依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，制定本管理方法。

一、基建檔案歸檔和不歸檔范圍

凡在基本建設(shè)管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表等文件材料，均屬基建檔案。

（一）歸檔范圍

1.歸檔的基建管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。

2.歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并具有成套性。

3.歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)：項(xiàng)目工程可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和全套圖紙、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見(jiàn)附表。

（二）不歸檔的范圍

1.上級(jí)關(guān)于基建工作普發(fā)、不辦的文件材料。

2.正式施工前的草圖、未定型圖紙。

3.重份文件和重份圖紙。

4.無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。

二、基建檔案工作崗位責(zé)任制

（一）基建管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1.制定和健全基建檔案工作管理制度，并將其納入日常管理工作之中，監(jiān)督有關(guān)部門(mén)執(zhí)行。

2.加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。

3.負(fù)責(zé)組織基建項(xiàng)目形成的應(yīng)歸檔的文件材料的整理歸檔工作。

4.指導(dǎo)基建檔案的鑒定工作。

5.指導(dǎo)本部門(mén)兼職檔案人員的工作，關(guān)心其工作條件的改善和工作質(zhì)量的提高。

（二）基建管理部門(mén)兼職檔案人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交基建檔案。

三、基建文件材料的歸檔流程

（一）形成與積累

1.基建部門(mén)接到基建項(xiàng)目后，于項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。

2.所收集的工程資料必須真實(shí)有效，各種簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡工整，圖象清晰符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）整理方法

1.裝訂

歸檔文件材料按件裝訂，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；圖紙可以一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件或單張為一件，藍(lán)圖大于檔案盒的，以手風(fēng)琴式折疊成A4紙型的規(guī)格；成冊(cè)材料為自然件，使用不銹鋼釘或線裝訂。對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。

2.分類(lèi)

分類(lèi)方案：分年度──分二級(jí)類(lèi)目──分保管期限

（1）分年度

綜合管理的文件材料歸入其形成年度；項(xiàng)目的全套文件材料歸入其竣工年度。

（2）分二級(jí)類(lèi)目（分問(wèn)題）

在每個(gè)年度下按問(wèn)題分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)目是基建檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位，標(biāo)識(shí)為“JJ”?；n案劃分至二級(jí)類(lèi)目，即分為綜合管理和按單項(xiàng)工程設(shè)置類(lèi)目，其分類(lèi)標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：

二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)標(biāo)識(shí)代號(hào)

綜合管理JJ11

單項(xiàng)工程JJ12

單項(xiàng)工程從JJ12開(kāi)始編制二級(jí)類(lèi)目，1個(gè)單項(xiàng)工程為1個(gè)二級(jí)類(lèi)目。在歸檔年度內(nèi)第1個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為 “JJ12”、第2個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為“JJ13”、 第3個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為“JJ14”，以此類(lèi)推，但10、20......等帶“0”的數(shù)字不用。

（3）分保管期限

基建文件材料在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)劃分保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久標(biāo)識(shí)為“Y”，長(zhǎng)期標(biāo)識(shí)為“C”，短期標(biāo)識(shí)為“D”，具體保管期限見(jiàn)附表。

3.排列

歸檔文件材料在二級(jí)類(lèi)目下同一保管期限內(nèi)排列。項(xiàng)目中的報(bào)建圖、用地通知書(shū)、建設(shè)規(guī)劃許可證等管理性文件排列在項(xiàng)目材料的前面；圖紙按圖的類(lèi)別序號(hào)排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工竣工圖、結(jié)構(gòu)施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。

4.編號(hào)

歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。

5.編制歸檔文件目錄

歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：

歸檔文件目錄

2011-JJ11-C

件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè)數(shù) 備注

上述表中各項(xiàng)填寫(xiě)要求如下：

件號(hào)：填寫(xiě)檔案室編件號(hào)；

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；

文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；

題名：文件材料標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；

日期：文件材料形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；

頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)（需在對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體件的最后一頁(yè)的右上角標(biāo)注頁(yè)數(shù)），文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)；

備注：注釋文件材料需說(shuō)明的情況。

6.裝盒

將歸檔文件材料按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門(mén)監(jiān)制的硬紙盒。

7.備考表

備考表置于盒內(nèi)文件材料后，并填寫(xiě)表內(nèi)項(xiàng)目?jī)?nèi)容：

（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況；

（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；

（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；

（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

四、歸檔時(shí)間

綜合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和積累部門(mén)初步整理后送檔案室整理歸檔；單項(xiàng)工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。檔案室于六月底前全部整理歸檔和制作全引目錄。

附表：基本建設(shè)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表

JJ[11]綜合

序號(hào) 歸檔范圍 保管期限

1 上級(jí)有關(guān)基建工作的文件 短期

2 本?；üぷ鞯囊?guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期

3 本校基建工作總體規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

4 全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖 永久

5 基建投資的請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù) 永久

JJ[12]單項(xiàng)工程項(xiàng)目

序號(hào) 歸檔范圍 保管期限

1 可行性研究

（1）項(xiàng)目建議書(shū)及上級(jí)批復(fù) 永久

（2）可行性研究報(bào)告 永久

（3）項(xiàng)目評(píng)估 永久

（4）環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告 永久

（5）設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)及計(jì)劃任務(wù)書(shū) 永久

2 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明 永久

（2）地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測(cè)量定位、觀察記錄 永久

（3）水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料 永久

3 設(shè)計(jì)文件

（1）初步設(shè)計(jì) 永久

（2）技術(shù)設(shè)計(jì) 永久

（3）施工圖設(shè)計(jì) 短期

（4）技術(shù)秘密材料、專(zhuān)利文件 永久

（5）設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū) 長(zhǎng)期

（6）關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn) 永久

（7）總體規(guī)劃設(shè)計(jì) 永久

（8）水、電、氣管道分布圖 永久

（9）設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批 長(zhǎng)期

4 工程管理文件

（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū) 永久

（2）承包合同、協(xié)議、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件 永久

（3）施工執(zhí)照 永久

（4）環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供應(yīng)協(xié)議書(shū) 永久

（5）產(chǎn)權(quán)證、土地證 永久

5 施工

（1）土地施工文件

[1]開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期

[2]施工組織、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝 長(zhǎng)期

[3]原材料及購(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定 長(zhǎng)期

[4]建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期

[5]設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批 永久

[6]土建施工定位測(cè)量地質(zhì)勘察 永久

[7]土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)工程、基礎(chǔ)工程施工圖 永久

[8]隱蔽工程驗(yàn)收記錄 永久

[9]工程記錄及測(cè)試、沉陷、位移、變形觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告 永久

[10]分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評(píng)定 長(zhǎng)期

[11]交工驗(yàn)收記錄證明 長(zhǎng)期

[12]施工報(bào)告、施工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久

（2）設(shè)備及管線安裝施工文件

[1]開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期

[2]設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長(zhǎng)期

[3]焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄 長(zhǎng)期

[4]隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期

[5]強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期

[6]設(shè)備調(diào)試記錄 短期

[7]施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告 長(zhǎng)期

[8]系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄 長(zhǎng)期

[9]管線清洗、通水、消毒記錄 短期

[10]中間交工驗(yàn)收記錄證明，工程質(zhì)量評(píng)定 長(zhǎng)期

[11]竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長(zhǎng)期

（3）電氣、儀表安裝施工文件

[1]開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審 短期

[2]設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長(zhǎng)期

[3]調(diào)試、整定記錄 長(zhǎng)期

[4]性能測(cè)試和校核 長(zhǎng)期

[5]施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告 長(zhǎng)期

[6]操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn) 短期

[7]電氣裝置交接記錄 短期

[8]中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定 長(zhǎng)期

[9]竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長(zhǎng)期

6 竣工驗(yàn)收

（1）竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久

（2）全部竣工圖紙 永久

（3）質(zhì)量評(píng)審材料 永久

（4）工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料 永久

（5）竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件 永久

7 基建財(cái)務(wù)、器材管理

（1）財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃 短期

（2）工程概算、預(yù)算、決算 永久

（3）主要材料消耗、器材管理文件短期

（4）交付使用固定資產(chǎn)文件 永久