附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案管理辦法
附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案管理辦法
為了加強(qiáng)海南師范大學(xué)附屬中學(xué)財(cái)會(huì)類檔案（以下簡(jiǎn)稱財(cái)會(huì)檔案）工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高財(cái)會(huì)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，更好地為學(xué)校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。
一、財(cái)會(huì)檔案歸檔和不歸檔范圍
凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄、報(bào)表等文件材料，均屬財(cái)會(huì)檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)活動(dòng)的全過程，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的文件材料。
2.歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等方面，具體范圍見附表。
3.其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。
（二）不歸檔的范圍
1.上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性（非專指學(xué)校）、不辦的文件。
2.未定稿的文件。
3.重份文件。
4.未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。
5.無查考利用價(jià)值的臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件。
二、財(cái)會(huì)檔案工作崗位責(zé)任制
（一）財(cái)會(huì)管理部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.制定和健全財(cái)會(huì)檔案管理制度，確保財(cái)會(huì)文件材料的形成積累，并將財(cái)會(huì)檔案納入日常管理工作之中，監(jiān)督承辦人員執(zhí)行。
2.加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.指導(dǎo)財(cái)會(huì)檔案的鑒定工作。
（二）財(cái)會(huì)管理部門兼職檔案人員職責(zé)
1.在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助各會(huì)計(jì)承辦人員做好平時(shí)各類會(huì)計(jì)核算材料的收集積累工作；檢查已收集、積累的文件材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，并按要求進(jìn)行整理歸檔。
2.做好暫時(shí)存在本部門的檔案的分類、編目、登記、保管利用等工作。
3.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
4.負(fù)責(zé)編制財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)，按時(shí)向檔案室移交檔案。
三、財(cái)會(huì)文件材料的歸檔流程
（一）形成與積累
學(xué)校財(cái)會(huì)室分工歸口歸檔。
1.學(xué)校財(cái)會(huì)室領(lǐng)導(dǎo)，在制定財(cái)會(huì)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)向會(huì)計(jì)經(jīng)辦人員布置形成積累財(cái)會(huì)材料的任務(wù)，指定本部門的兼職檔案人員。
2.財(cái)會(huì)室的兼職檔案員，要督促會(huì)計(jì)承辦人員，做好平時(shí)文件材料的收集、積累，保證文件材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。
（二）整理方法
1.裝訂
綜合文件材料應(yīng)按件裝訂。一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。會(huì)計(jì)帳薄、報(bào)表、工資清冊(cè)按自然形成件裝訂；會(huì)計(jì)憑證按會(huì)計(jì)憑證順序號(hào)裝訂，每件厚度不超過2cm為宜，用不銹鋼釘或線裝訂。對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2.分類
分類方案：分年度──分二級(jí)類目──分保管期限
（1）分年度
將財(cái)會(huì)文件材料按照會(huì)計(jì)年度分開，不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能放在一起，歸檔年度采用自然年度。
（2）分二級(jí)類目（分問題）
在每個(gè)年度下按問題分類，一級(jí)類目是財(cái)會(huì)檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為“CK”。財(cái)會(huì)檔案劃分至二級(jí)類目，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類目名稱標(biāo)識(shí)代號(hào)
財(cái)會(huì)綜合CK11
會(huì)計(jì)報(bào)表CK12
會(huì)計(jì)帳簿CK13
會(huì)計(jì)憑證CK14
工資清冊(cè)CK15
（3）分保管期限
財(cái)會(huì)檔案在二級(jí)類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標(biāo)識(shí)為“Y”，長期標(biāo)識(shí)為“C”，短期標(biāo)識(shí)為“D”，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料在二級(jí)類目下同一保管期限內(nèi)排列，綜合管理文件材料按事由結(jié)合重要程度排列；報(bào)表、帳簿、憑證、工資清冊(cè)等按形成時(shí)間順序排列。
4.編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：
歸檔文件目錄
2011-CK11-Y
件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項(xiàng)填寫要求如下：
件號(hào)：填寫檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；
日期：填寫文件材料最后形成日期；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)，文件材料中有圖文的頁面為一頁；憑證頁數(shù)填寫“會(huì)計(jì)憑證總頁數(shù)”的頁數(shù)；
備注：注釋文件材料需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒統(tǒng)一使用由檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒、會(huì)計(jì)檔案盒。
7.備考表
綜合管理的歸檔文件，備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項(xiàng)目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；
（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
當(dāng)年財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)會(huì)室保管一年，期滿后的次年六月底前由財(cái)會(huì)室兼職檔案人員，編制檔案移交目錄一式二份送部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同檔案集中向檔案室移交。
財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表
