職業(yè)學(xué)院檔案資料管理辦法

職業(yè)學(xué)院檔案資料管理辦法

為使我校檔案、資料管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案資料在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》及學(xué)校的相關(guān)要求，特制定本辦法。

一、目標(biāo)任務(wù)

檔案資料的收集與管理工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。學(xué)校在教育教學(xué)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料,是學(xué)校辦學(xué)的寶貴歷史記錄。學(xué)校檔案按照統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，對(duì)學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理中形成的文書(shū)檔案由學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一管理。不準(zhǔn)分散保存，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全，更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1．學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)，院辦主任為副組長(zhǎng)，成員由院辦及相關(guān)職能部門的負(fù)責(zé)人組成。在院辦下設(shè)學(xué)校綜合檔案室，配備專職檔案管理人員。各系（部）、處設(shè)一名兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)部門的文檔資料收集、整理、移交，學(xué)校各單位應(yīng)當(dāng)在每學(xué)期期末（第十九周）前移交檔案，學(xué)校綜合檔案室在第二十周完成整理歸檔工作。

2．綜合檔案室的主要職責(zé)：

（1）對(duì)學(xué)校各系（部）處形成的文件材料，教育教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文字、聲像、圖片的收集、整理、立卷、歸檔。

（2）編制年度檔案工作統(tǒng)計(jì)表，對(duì)不同保管期的檔案進(jìn)行鑒定；對(duì)無(wú)保存價(jià)值、保管期限已到的檔案,報(bào)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后進(jìn)行清理銷毀。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，維護(hù)檔案的真實(shí)性、歷史性、完整性與安全。

（4）及時(shí)辦理上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（5）檔案專（兼）職人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》及上級(jí)的相關(guān)規(guī)定，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平，做好檔案管理工作。

三、立卷歸檔流程。

1、形成與積累。學(xué)校各職能部門和教學(xué)單位均為立卷單位，分工歸口立卷。每個(gè)職能部門應(yīng)根據(jù)本部門歷年文件材料形成的規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生的內(nèi)容，參照附件，編制案卷目錄。各兼職檔案人員在平時(shí)要嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好資料的收集工作，根據(jù)案卷目錄分別歸卷。

2、立卷。立卷的原則：按內(nèi)容、時(shí)間、重要程度和材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價(jià)值，分類組卷，以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校各方面真實(shí)面貌和部門的主要職能活動(dòng)，便于查找利用為原則。各部門兼職檔案員按文檔卷類目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整，檢查是否收集齊全完整、案卷之間材料歸卷是否統(tǒng)一、各案卷中材料保存價(jià)值是否有差異。案卷材料數(shù)量一般不超過(guò)200頁(yè)，對(duì)同一問(wèn)題材料數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷，內(nèi)容單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。

3、卷內(nèi)材料。卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的順序排列；檔案材料紙張一律用A4紙，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面；對(duì)在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊，對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B；拆除文件材料上的金屬物；按順序排頁(yè)號(hào)，無(wú)論單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置在非裝訂線一側(cè)的下角；擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過(guò)50字，一般包括責(zé)任者、時(shí)間、文件主要內(nèi)容、文種和保存期限等；各卷均要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄及備考表；裝訂要求底邊和左邊要齊整，無(wú)倒頁(yè)，無(wú)漏訂。

4、驗(yàn)收歸檔。學(xué)校各職能部門收集、整理的檔案材料按學(xué)期移交，各級(jí)檔案材料于每學(xué)期期末（第十九周）之前完成交接驗(yàn)收工作。移交檔案時(shí)，移交雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否齊全完整，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交；移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、分類方法及收集的內(nèi)容。學(xué)校收集檔案資料的內(nèi)容按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的要求并結(jié)合我校的實(shí)際進(jìn)行收集。（見(jiàn)附表）

五、檔案的借閱。凡因工作需要必須查閱學(xué)校檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》。對(duì)借出檔案，學(xué)校檔案管理員要按期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。

六、本辦法解釋權(quán)歸zz職業(yè)學(xué)院學(xué)院辦公室，自公布之日起執(zhí)行。