酒店憑證檔案管理辦法7

酒店憑證檔案管理辦法(七)

(一)酒店憑證檔案的保管

1.所有與營業(yè)有關(guān)的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。

2.部門的專項(xiàng)憑證因工作需要由部門單獨(dú)管理和保存的,須將憑證和文字說明的復(fù)印件交行政辦公室保管,并登記說明情況。

3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。

(二)歸檔要求

1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成,三部分相符。

2.文字說明詳細(xì)準(zhǔn)確,包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項(xiàng)、頒證時(shí)間、頒證單位、領(lǐng)證經(jīng)辦人、審核時(shí)間、審核地點(diǎn)、審核經(jīng)辦人、下次審核時(shí)間。

(三)憑證管理

1.所有憑證設(shè)專門的設(shè)備和裝具進(jìn)行管理,保證憑證的安全。

2.憑證副本、正本和文字說明分別存放,建立有效的檢索。

3.一般憑證由行政辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦頒證機(jī)關(guān)的定期和不定期審查,專項(xiàng)憑證可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。

(四)憑證使用

1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。

2.憑證借用嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。