石油銷售公司財務(wù)信息化管理辦法

石油銷售公司財務(wù)信息化管理辦法(試行)

第一章 總則

第一條為了提高財務(wù)部門的工作效率,減小會計信息化帶來的風(fēng)險,特制定本制度。

第二條本制度適用于財務(wù)部所有人員。

第三條本制度所指的財務(wù)信息化是指利用計算機信息技術(shù)代替人工進行財務(wù)信息處理,以及替代部分由人工完成的對會計信息進行分析和判斷的過程。

第四條本制度所指的信息化會計檔案是指存儲在磁性介質(zhì)或光盤介質(zhì)的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù),包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等。

第二章 財務(wù)信息化管理一般規(guī)定

第五條財務(wù)部的計算機只允許用作企業(yè)的會計、財務(wù)工作,禁止與財務(wù)工作無關(guān)的其他活動等。

第六條財務(wù)部的計算機專人專用,禁止交叉使用。

第七條企業(yè)會計信息的錄入由專人負責(zé),被指派人員保管好自己的賬號與密碼,嚴防泄露。

第八條會計人員搜集的原始憑證在錄入計算機之前必須經(jīng)由審核人員審核,審核人員做好審核記錄。

第九條會計人員在計算機上編制記賬憑證時,由審核人員上機審核并做好審核記錄。

第十條會計人員打印出的賬表由財務(wù)部負責(zé)人負責(zé)審核,定期報送主管領(lǐng)導(dǎo)審核。

第十一條財務(wù)人員每次使用計算機時必須使用不間斷的電源,防止因斷電導(dǎo)致核心數(shù)據(jù)丟失。

第十二條財務(wù)人員在每次下班前需將系統(tǒng)備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

第十三條財務(wù)人員經(jīng)過授權(quán)后定期存儲與保存系統(tǒng)中的會計信息備份。

第十四條未經(jīng)授權(quán)不得對會計軟件進行修改、升級或更換硬件,否則造成的后果由當事人承擔。

第十五條負責(zé)保管信息化會計檔案的人員需定期檢查,做好防火、防塵和防潮工作,防止存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致會計檔案丟失。

第三章 財務(wù)信息化賬務(wù)處理

第十六條財務(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的賬務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度,運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目,會計年度中間可以任意追加新的會計科目,但已制單或記賬的會計科目不得修改或刪除(賬務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行)。

第十七條轉(zhuǎn)換會計年度時,應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi),完成結(jié)轉(zhuǎn)各賬戶的年初手續(xù),并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確,年初余額在當年記賬以前可以修改,當年記賬以后如有調(diào)整,只能通過填制記賬憑證進行。

第十八條任何登記入賬的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證,摘要區(qū)規(guī)范填入,在機上填制的記賬憑證編號應(yīng)當連續(xù),編號出現(xiàn)間斷時,應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號,并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

第十九條記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后,才能根據(jù)其登記賬簿,復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記賬進行復(fù)核簽字,同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記賬憑證,制單和復(fù)核不能是同一人。

記賬憑證在記賬以前必須打印輸出(記賬憑證清單),沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。

第二十條總賬及現(xiàn)金賬和銀行賬均可采用計算機打印輸出的活頁賬裝訂,出納人員根據(jù)審核人員審查并準許報銷的憑證,收入或付出款項,出納人員可以不登記訂本式日記賬,如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。

單位每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表,并在表上簽字蓋章。

第二十一條單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要,確定每月的記賬期限,每月至少記賬一次,每月月末以前應(yīng)將當月所有收支及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)全部登記入賬。至少每月核對一次總賬,每季度核對一次明細賬。

第二十二條必須將儲存在機器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿,會計賬簿打印間隔時間不得超過一個月,平時可以只打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù),但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印輸出。

第四章 附則

第二十三條本制度由公司財務(wù)部制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸屬財務(wù)部資產(chǎn)。

第二十四條本制度自下發(fā)之日起實施,修改時亦同。