x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：39

x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

1.總則

1.1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

1.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

1.7 具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2 收集積累要求

2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3 在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3 收集、積累方法

2.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無(wú)紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。

3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。

4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2 歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5 歸檔要求

4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。

4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1 檢驗(yàn)

5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2 有無(wú)病毒。

5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。

5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。