營銷檔案管理辦法

營銷檔案管理規(guī)定

第一條客戶基本信息檔案管理

現(xiàn)有來往的老客戶的基本信息一年進(jìn)行一次調(diào)查,每月溝通復(fù)檢,由責(zé)任營銷員執(zhí)行,年檢的每年度3月底前把客戶基本信息表交市場分部歸檔。

新客戶的資料在第一次交易結(jié)束后10個工作日內(nèi),責(zé)任營銷員把客戶基本信息表交市場部分,下一年歸入老客戶。

交基本信息表時市場分部負(fù)責(zé)登記,并對各責(zé)任營銷員完成情況進(jìn)行記錄,作為考核依據(jù)。

市場分部把客戶基本信息表錄入計算機(jī)系統(tǒng),供相關(guān)人員查詢。年度進(jìn)行系統(tǒng)備份,交公司檔案室。

第二條商務(wù)文件檔案管理

客戶訂貨傳真、訂貨電話等,責(zé)任營銷員應(yīng)作臺賬登記,市場分部每半年組織檢查一次。

銷售合同一式肆份簽訂,雙方蓋章后各執(zhí)2份原件,我方客戶服務(wù)部合同管理人員保存一份,財務(wù)保存一份,并由客戶服務(wù)分部錄入計算機(jī)系統(tǒng),便于查詢。傳真簽訂的合同雙方蓋章后責(zé)任營銷員復(fù)印1份交客戶服務(wù)部保存。客戶服務(wù)部把合同裝訂歸檔,年底交公司檔案室。

合同評審相關(guān)手續(xù)完成后,合同評審單由客戶服務(wù)部合同管理人員統(tǒng)一保管,一定時間后裝訂成冊歸檔處理。年終交公司檔案室。

發(fā)生退換貨的,相關(guān)手續(xù)辦理結(jié)束后,客戶服務(wù)部要保留一份退換貨單,并建立客戶退換貨臺賬。

以電話、傳真形式向客戶服務(wù)分部進(jìn)行投訴的,客戶服務(wù)分部要按要求填寫客戶投訴單交有關(guān)部門和人員處理,客戶服務(wù)分部還要做好客戶投訴臺賬,詳細(xì)記錄投訴情況和處理情況。

第三條交易檔案管理

產(chǎn)品發(fā)出后二天內(nèi),客戶服務(wù)分部統(tǒng)計人員按發(fā)貨單錄入計算機(jī)系統(tǒng),核對人員進(jìn)行核對。發(fā)貨單裝訂歸檔,年底交公司檔案室。

客戶來款到達(dá)后二天,客戶服務(wù)分部統(tǒng)計人員按財務(wù)提供的信息錄入計算機(jī)系統(tǒng),核對人員進(jìn)行核對。

統(tǒng)計人員按月給各產(chǎn)品部、責(zé)任營銷員提供銷售和來款數(shù)據(jù)。

第四條其他檔案管理

會議時,指定人員做好會議記錄,會議結(jié)束后客戶服務(wù)分部內(nèi)勤人員進(jìn)行整理,和會議的議案、決議一起進(jìn)行分類歸檔。

市場營銷部對外的發(fā)文以及公司各部門對市場營銷部的發(fā)文,客戶服務(wù)分部內(nèi)勤人員進(jìn)行分類歸檔。

市場營銷部的各種規(guī)定、制度、方案等,客戶服務(wù)分部要進(jìn)行歸檔備份。

各種市場反饋信息、調(diào)查結(jié)果等,市場分部都要按期進(jìn)行分析、作出報告文件,并進(jìn)行歸檔。

市場分部進(jìn)行的各種宣傳策劃、培訓(xùn)等,要做好記錄并歸檔。

第五條各相關(guān)部門和人員要按規(guī)定傳遞和保管檔案文件,以便于記錄和查詢,并遵循公司規(guī)定做好保密工作。市場分部每半年檢查一次檔案情況,檢查結(jié)果作為考核相關(guān)部門和人員的指標(biāo)。考核按《2004年市場營銷部績效考核辦法》中日常工作質(zhì)量考核的規(guī)定執(zhí)行。