非工程類合同管理辦法范本

非工程類合同管理辦法

第一章 總則

第一條為進一步加強項目公司合同管理,減少失誤,預防合同糾紛,結合項目公司的實際情況,根據(jù)國家有關法律規(guī)定,特制訂本試行辦法。

第二條本辦法適用于 項目公司(以下統(tǒng)稱“項目公司”)對外簽訂的非工程類合同的管理。

第三條本辦法所稱合同,是指項目公司在經(jīng)營管理活動中,對外簽訂的以設立、變更、終止民事權利義務關系為內(nèi)容的各類合同、協(xié)議、往來函件、意向書、認購書、確認書等具有合同性質(zhì)的文件,但工程類合同、勞動合同及本辦法二十九條所述文件除外。

第二章 合同管理機構及職責

第四條 項目公司法務部是項目公司合同管理的歸口管理部門,統(tǒng)一負責項目公司的合同管理工作。

第五條 項目公司法務部的合同管理職責為:

(一)參與合同談判;

(二)負責合同的起草、修訂、審核,并監(jiān)督合同的履行;

(三)負責并協(xié)助合同糾紛處理,提供相應的法律意見和支持;

(四)負責制定、推行統(tǒng)一的合同文本,并監(jiān)督統(tǒng)一文本的實施;

(五)協(xié)助并監(jiān)督合同審批及管理備案工作;

(六)負責制訂、完善合同管理制度,并監(jiān)督合同管理制度的實施;

(七)公司規(guī)定的其他合同管理職責。

第三章 合同的簽訂

第六條簽訂合同,必須遵守國家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。

第七條經(jīng)辦部門在簽訂合同之前,必須認真了解并嚴格審查簽約方的情況,審查內(nèi)容如下:

(一) 是否具有法人資格,若為自然人,是否具有合法的身份證明文件;

(二) 經(jīng)營范圍;

(三) 履約能力;

(四) 資信情況;

(五) 是否具有合法的委托代理權限;

(六) 其他需審核的內(nèi)容。

簽約前,經(jīng)辦部門應要求簽約方提供身份證明文件(簽約方為自然人的)、營業(yè)證照(簽約方為單位法人的)、授權委托書、代理人身份證明、資質(zhì)證書、資信情況證明等與前述簽約審核相關的文件資料。該文件資料應作為合同附屬資料,由經(jīng)辦部門負責保管,并與合同一并報送審批。

第八條合同除即時清結者外,均應采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第九條項目公司規(guī)定采用統(tǒng)一合同文本的,則必須采用統(tǒng)一文本。除可約定部分,未經(jīng)法務部審核和公司分管領導批準,經(jīng)辦部門不得擅自對統(tǒng)一文本進行修改或增減,亦不得在文本上作出任何形式的解釋和說明。

第十條 經(jīng)辦部門在簽訂合同時,應注意合同必須符合如下要求:

(一)部首部分:注意寫明當事人雙方的全稱、住所。對方是單位的,應按照營業(yè)執(zhí)照上的名稱填寫全稱和住所,不得隨意簡化。合同上有其他需要填寫事項的,經(jīng)辦部門必須據(jù)實填寫。

(二)正文部分:注意寫明標的物名稱、規(guī)格、型號、內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法。

(三)結尾部分:簽約方是自然人的,應由其親筆簽名;簽約方是單位法人的,應加蓋公章或合同專用章,不得使用部門章等不合格印章;同時,應注明合同簽約時間和簽約地點。

第十一條合同擬定完畢并經(jīng)簽約方簽章后,由項目公司經(jīng)辦部門填寫《合同審批表》,按照《合同審批表》的審批程序,經(jīng)相關部門負責人、法務部及有最終審批權的公司領導審查批準后,方能正式簽訂。

第十二條合同簽訂完成后,由經(jīng)辦部門對合同進行編號,合同編號完成后,經(jīng)辦部門負責將部分合同原件交由簽約方。簽約方領取合同文本時,應予以簽收。

第十三條合同簽訂后,公司應保留至少兩份原件,分別由財務部、行政部留存。經(jīng)辦部門負責在合同完成簽訂并編號后將原件及時流轉(zhuǎn)給財務部和行政部,將復印件一份交法務部,一份自行留存?zhèn)洳椤?/p>

第四章 合同的履行

第十四條合同依法簽訂后,即具有法律效力,應當實際、全面地履行。

第十五條經(jīng)辦部門應根據(jù)合同編號各立合同臺帳,每一合同設一臺帳,分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。有關臺帳設定要求參見本辦法第二十八條規(guī)定。

第十六條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向相關負責人匯報并通知法務部。

第五章 合同的變更和解除

第十七條變更或解除合同必須依照合同簽訂審批程序經(jīng)經(jīng)辦部門、相關負責人、法務部和有最終審批權的公司領導審核通過方可。

第十八條項目公司變更或解除合同的通知或協(xié)議應當采用書面形式,并按合同審批程序經(jīng)審核后加蓋印章。

第十九條經(jīng)辦部門收到簽約方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向相關負責人匯報并通知法務部。

第二十條變更或解除合同的通知和回復應掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分由經(jīng)辦部門保存。

第二十一條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第二十二條 合同變更后,合同編號不予改變。

第六章 合同資料管理及備案

第二十三條合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關人員應保守合同秘密。

第二十四條各經(jīng)辦部門對合同簽訂和履行過程中的各種文件資料(包括合同及與合同有關的變更、解除文件、圖表、傳真件、電子郵件、往來函、簽收憑證及履行情況記錄、《合同審批表》等),均應妥善保管,并對文件資料的完整性負責,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第二十五條 經(jīng)辦部門根據(jù)當月簽約情況據(jù)實填寫合同簽約備案表(見附件),并于每月20日向法務部提供,以便法務部及時了解和掌握簽約情況。

第二十六條 經(jīng)辦部門根據(jù)當月履約情況據(jù)實填寫合同履行跟進表(見附件),并于每月20日提供給法務部,以便于法務部及時掌握履行情況,并向相關部門和公司領導即時提供法律意見和建議。

第二十七條經(jīng)辦部門應于每月20日將履行完畢或不再履行的合同及有關資料按合同編號整理匯總,由法務部確認后交行政部,由行政部會同留存的合同原件一并存檔。

第二十八條 合同臺帳的主要內(nèi)

容包括:序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標的、價金、對方公司、履行情況及備注等。臺帳應做到準確、及時、完整。

第七章 附則

第二十九條商品房買賣合同、租賃合同的編號、保管、歸檔以及通知對方領取事宜仍按原辦法執(zhí)行,除此以外因退房(租)、退訂、換房、更名、補償、整改保修等而簽署的合同,參照本辦法執(zhí)行。

第三十條《合同簽約備案表》、《合同履行跟進表》作為本辦法附件,在試行過程中予以適用。

第三十一條本辦法解釋權歸屬于法務部。法務部有權根據(jù)執(zhí)行情況對本辦法進行修訂。