建筑公司檔案管理辦法

建筑工程公司檔案管理辦法

1檔案檔號的編制:

1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應計算機管理。

1.2 檔號編制方法

■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標志、分類號、(一級分類、二級分類)年度號和案卷號組成。

2檔案保存期限:

2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。

2.2 工程檔案(土建技術、質(zhì)量、安全、經(jīng)營;水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長期保存;會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規(guī)定執(zhí)行。

3檔案的歸檔

3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實際情況進行歸檔,具體應由公司各部門的負責人確定編制。

3.2 歸檔要求:

■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔,對于會議形成的聲像歸檔,會議結(jié)束后半個月歸檔。檔案交接時,雙方當面點清,并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。

■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。

■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關企業(yè)需保留的,綜合部保存復印件。

4工程竣工檔案管理:

4.1 工程竣工驗收后十五日內(nèi),項目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報各相關主管部門審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。

4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。

4.3 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領導簽字,方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。

4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報總經(jīng)理。

4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領導。

4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時間分區(qū),按工程分類,按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細表》,檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。