師大后勤配送管理辦法

師大后勤發(fā)展總公司配送管理暫行辦法

為提高工作效率,發(fā)揮配送規(guī)模優(yōu)勢,創(chuàng)造最佳經濟效益,總公司決定對公司內所有進出物品原則上實行統(tǒng)一配送,并制訂本辦法。

一、管理機構

1、學院紀委監(jiān)審處、產業(yè)后勤處、設備實驗處為學校監(jiān)督、組織采購的職能部門,對總公司的配送工作進行監(jiān)督協(xié)調及指導;

2、杭師院后勤發(fā)展總公司配送中心作為公司直屬機構,是公司內負責配送工作的職能部門。負責根據本辦法規(guī)定及各用戶要求開展配送、核算、倉庫保管、市場信息調查等工作;

3、總公司領導辦公會議,負責監(jiān)督協(xié)調配送工作。

二、配送范圍

1、原則上總公司所有物品由配送中心負責組織實施配送。

①飲食服務公司所有葷素菜、糧油、燃料及其他原材料的配送;

②住宿服務公司的學生公寓及客房服務用品的配送;

③物業(yè)管理公司綠化、衛(wèi)生、維修工具、材料及文印紙張等物品的配送;

④商貿服務公司銷售商品的配送;

⑤總公司范圍內設備、辦公用品、低值易耗品、勞保用品的配送;

⑥根據總公司安排需配送的其他物品。

2、配送中心可根據實際情況,經與有關部門協(xié)調提出集中配送的具體范圍,報總公司同意后實施。

三、采購工作規(guī)定

1、所有對外采購業(yè)務活動必須遵守國家有關法律、法規(guī)和財經紀律,通過正常渠道和正當方式實施,凡數量多、金額大的批量采購必須采用招投標方式,依法簽訂購銷合同;

2、配送中必須建立并嚴格執(zhí)行具體的廉政管理規(guī)定,總公司及學院有關部門將監(jiān)督執(zhí)行有關廉政制度;

3、批量采購項目,必須在市場調查、掌握市場行情、作好準備的基礎上,選擇三家以上的供應廠商進行業(yè)務洽談,擇優(yōu)確定供應商,核定價格與質量要求,供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸總公司所有,并在合同中注明;

4、對技術性較強或有特殊要求的采購項目,采購部門可要求使用部門有關專業(yè)人員共同采購或授權使用部門有關專業(yè)人員采購,并共同承擔責任;

5、原則上配送范圍內的物品由配送中心集中負責配送,但根據實際情況,可由配送中心與具體用戶協(xié)商,由配送中心授權各用戶自行采購相應物品;

6、凡由配送中心集中配送和經配送中心授權由各用戶自行采購,所有采購物品都必須經配送中心審核認可并進行相關登記入帳工作后,方能辦理報銷手續(xù);

7、配送中心成立專門的采購隊伍,負責具體的配送工作。各部門應遵守由配送中心提交總公司同意后的有關申購規(guī)定,原則上各部門應統(tǒng)一以公司名義向配送中心提交書面的申購訂貨單,訂單要求注明規(guī)格、估價、數量、原進貨渠道等,否則配送中心有權退還并要求重新按規(guī)范填寫申購訂單;

8、如各部門對申購物品有特殊要求的,應在申購單中作書面說明,否則,各部門原則上應接受配送中心配送的物品;

9、用戶因特殊情況提出特殊申購訂貨要求的,配送中心應給予充分的理解與支持,盡可能滿足用戶的特殊需求;

10、如因特殊原因未能按有關要求完成配送任務的,配送中心應主動及時與用戶聯(lián)系,共同協(xié)商補救措施,否則以失職論處。

四、物品驗收規(guī)定

1、必須嚴格執(zhí)行驗收制度,做好驗收工作,配送中心負責人須積極監(jiān)督并檢查執(zhí)行情況,并進行抽查,杜絕不合格物品流入,防止造成不必要的損失;

2、入庫物品到貨后,由保管員驗收,其他物品送往使用部門,由使用部門指定的驗收員驗收,嚴禁未經驗收即入庫;

3、必須依據各公司(或倉庫)的申購訂單進行驗收,逐一核對到貨物品的品名、規(guī)格、數量、質量、產地、單價、金額等,驗收合格方可入庫或接收。凡與訂單不符合的貨物,用戶可以拒收;

4、凡對單驗收,發(fā)現(xiàn)數量、質量不符合要求,要做好記錄,及時告知中心負責人,并按以下規(guī)定處理:

①凡質量不符合要求,要求供應商立即調換合格商品再進行驗收,否則,應予全部退貨;

②凡臨近保質期(有效期)的物品,使用部門無法在保質期(有效期)內使用完的,可拒絕驗收;

③“三無產品”一律退回。

5、驗收合格入庫后須分類整理,做好記錄。

五、倉庫管理規(guī)定

1、配送中心有權根據實際情況及有關規(guī)定,儲備一定數量的倉儲物品。在確定倉儲物品及數量時應嚴格審批程序,并考慮以下因素:

①必須根據耗用情況和市場供應情況,確定倉庫物品的儲存結構,以利保證貨物的供應。減少資金占用,防止浪費、損失;

②必須根據倉庫的地理位置,設備條件和倉儲物資的自然屬性,做到布局合理,編號有序,領用方便;

③必須按物品的包裝形狀、重量、數量、性能特點和儲存時間,合理堆放進倉物品,以利保護倉儲物品的質量。

2、物品進倉,必須抓住驗收環(huán)節(jié),嚴格把關;物品出倉,必須抓好驗單、復核、點交三個主要環(huán)節(jié),防止差錯,分清責任;

3、必須建立貨物盤點制度。按倉儲物品特性確定合理儲耗率,及時做好盤點工作和倉儲損溢的報批工作;

4、配送中心必須建立倉庫保管相關制度,切實做好倉庫管理工作,確保倉庫及物品的安全及物品到達的及時發(fā)送,降低庫存損耗;

5、做好倉庫的消防和安全工作,確保倉儲物資的安全,倉庫不得擅自為私人、其他部門和單位代保管物品。

六、招投標有關規(guī)定

1、單件設備在2000元以上或總計金額在10000元以上的物品采購,必須成立采購小組,由分管副總簽批執(zhí)行;

2、單件設備在5000元以上或總計金額在20000元以上的物品采購,必須以招投標方式購買,由總經理簽批執(zhí)行;

3、單價設備在10000元以上或總計金額在50000元以上的,經總公司經理會議討論批準后請院有關職能共同組成招投標小組,按規(guī)定辦理。

七、本辦法解釋權屬杭州師范學院后勤發(fā)展總公司,自頒布之日起執(zhí)行。