某科技公司技術資料管理辦法

科技公司技術資料管理辦法

為了加強對公司技術資料的統(tǒng)一管理,同時更好地為全體員工服務,特制定技術資料管理辦法。

一、技術資料范圍

1.包括公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術性文件資料和質量管理體系方面的文件資料;技術圖書。具體包括以下內(nèi)容:項目投標書、技術建議書、行業(yè)標準或技術規(guī)范、資質證書的原件、開發(fā)和工程文檔;技術圖書;工具光盤等。

2.開發(fā)歸檔文件分以下三類:

(1)硬件設計文件包括產(chǎn)品標準、設計方案、原理圖、裝配圖、明細表、產(chǎn)品使用說明書、系統(tǒng)框圖、接線圖及相關軟件等;

(2)軟件設計文件包括需求分析說明書、概要設計、詳細設計、源程序(代碼)、變更記錄、用戶手冊、操作手冊、測試報告等;

(3)輔助文件包括可行性研究報告、可行性評審報告、項目任務書、項目開發(fā)計劃、產(chǎn)品測試報告等。

3.工程歸檔文件包括工程項目計劃、勘測記錄、設計方案、施工方案、施工圖、工程竣工資料(含竣工圖、初驗、終驗蓋章原件)、工程常用設備說明書及調試軟件等。

4.技術文件在項目完成后附上《文件歸檔移交清單》,內(nèi)容經(jīng)部門經(jīng)理審核后,提交給質量管理部。

二、資料按保密級別分為三級:一般、中級、高級。保密級別由資料移交人確定。一般級別的資料,員工均可借閱;中級級別的資料,員工經(jīng)本部門領導簽字后可借閱, 標志為*; 高級級別的資料,只允許在資料室內(nèi)進行查閱,標志為**。

三、管理員的職責:

1.質量管理部指定專人負責管理技術資料的管理工作,包括技術資料的歸檔,圖書的借閱以及刻錄或掃描技術資料的工作。

2.資料室管理員在每次借閱結束后,負責將技術資料或圖書擺放整齊,保持桌面和地面整潔。

3.無特殊原因,管理員不得將持有的鑰匙交與其他員工使用或讓其它員工代為管理資料室的工作。

四、購置圖書的管理

由于工作需要,某些部門可能需要外購技術圖書。先填寫費用報銷單,經(jīng)部門經(jīng)理和財務經(jīng)理批準后自行購買;購回的圖書應及時到質量管理部管理員處辦理登記手續(xù),管理員簽字后財務予以報銷。

五、借閱者注意事項:

1.需要從資料室借出資料的員工,必須先到管理員處辦理借閱手續(xù),方可取走資料。

2.為有效利用現(xiàn)有資料室資源,原則上規(guī)定圖書的借閱時限為1個月;技術資料的借閱時限為1周。有特殊情況的,可到管理員處說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

3.在借閱期間,借閱者要保持資料整潔,不得在資料上亂寫亂畫,剪取部分頁和插圖。資料如有丟失,請及時與管理員聯(lián)系。丟失的圖書按原價賠償;丟失的技術資料保密級別屬于一般的,每份按100元賠償; 屬于中級的,每份按150元賠償; 屬于高級的,每份按200元賠償;另外,丟失的證書、證件按實際補辦發(fā)生費用進行賠償; 丟失的光盤按實際購買價進行賠償。

4.若在資料室查找資料時,請保持室內(nèi)衛(wèi)生。

本管理辦法自公布之日起開始執(zhí)行。