某物業(yè)轄區(qū)ic卡管理辦法

物業(yè)管理公司作業(yè)指導(dǎo)文件

--ic卡管理辦法

1.目的:

規(guī)范對(duì)ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。

2.范圍:

適用使用ic卡的各管理處。

3.方法和過(guò)程控制:

3.1 ic卡的發(fā)放控制

3.1.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本部門的ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。

3.1.2部門指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的身份識(shí)別、房號(hào)和使用范圍等登記。每季度對(duì)ic卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理,填寫《ic卡季度整理表》,對(duì)異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對(duì)電腦密碼每季度進(jìn)行更改。

3.2 ic卡的登記發(fā)放

3.2.1業(yè)主申請(qǐng)領(lǐng)卡須出示有關(guān)證明,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證明,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。

3.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請(qǐng)領(lǐng)卡,須經(jīng)部門經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。

3.2.3 ic卡持有人需對(duì)卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證明,部門發(fā)卡人員予以變更,并登記。

3.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開(kāi)登記。

3.3 ic卡的掛失、解掛

3.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時(shí),須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人員核對(duì)無(wú)誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

3.4 ic卡的更換、退還

3.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡到控制中心可換取新卡,發(fā)卡人收回舊卡并登記。

3.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請(qǐng)領(lǐng)取,不能更換。

3.4.3公司贈(zèng)送的ic卡不能辦理退還相關(guān)手續(xù)。

3.4.4車主不再承租車位后,出納應(yīng)及時(shí)知會(huì)發(fā)卡人員,取消其車場(chǎng)授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.5 ic卡的注銷

3.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,部門出納員應(yīng)及時(shí)通知中心,對(duì)其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。

3.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,授權(quán)人應(yīng)立即予以注銷或收回ic卡,同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員的ic卡授權(quán)期限一般為五年;其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長(zhǎng)不得超過(guò)兩年。

3.7工作人員ic卡的回收

部門工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》中。

3.8門禁系統(tǒng)密碼管理

大堂門、單元門的開(kāi)啟密碼管理處每季度更改一次,更改后的新密碼應(yīng)提前一周發(fā)到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進(jìn)行通知。

4.質(zhì)量記錄表格:

**wy7.5.1-a01-07-f1《ic卡發(fā)放(異常)情況記錄表》

**wy7.5.1-a01-07-f2 《ic卡季度整理表》