某物業(yè)轄區(qū)智能卡管理辦法

物業(yè)管理公司質量管理體系文件

--智能卡管理辦法

1.目的:

規(guī)范對智能卡的管理控制,避免智能卡的不合理使用。

2.范圍:

適用使用智能卡的各管理處。

3.方法和過程控制:

3.1 智能卡的發(fā)放控制

3.1.1部門經理負責對本部門的智能卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。

3.1.2部門指定專人負責智能卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對智能卡進行統(tǒng)計整理,填寫《智能卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦密碼每季度進行更改。

3.2 智能卡的登記發(fā)放

3.2.1業(yè)主申請領卡須出示有關證明,智能卡發(fā)放人員根據證明,進行發(fā)卡、授權,并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

3.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,須經部門經理或經理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行智能卡的發(fā)放授權,并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

3.2.3 智能卡持有人需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證明,部門發(fā)卡人員予以變更,并登記。

3.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。

3.3 智能卡的掛失、解掛

3.3.1持卡人掛失/解掛智能卡時,須出示本人身份證,經智能卡發(fā)放人員核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

3.4 智能卡的更換、退還

3.4.1持卡人在保修期內智能卡自然損壞,憑舊卡到控制中心可換取新卡,發(fā)卡人收回舊卡并登記。

3.4.2持卡人因人為造成智能卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領取,不能更換。

3.4.3公司贈送的智能卡不能辦理退還相關手續(xù)。

3.4.4車主不再承租車位后,出納應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.5 智能卡的注銷

3.5.1如業(yè)主產權發(fā)生變更,部門出納員應及時通知中心,對其智能卡進行注銷,并通知原業(yè)主。

3.5.2如果工作人員持有的智能卡存在不合理使用或丟失,授權人應立即予以注銷或收回智能卡,同時填寫《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.6 智能卡的授權期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員的智能卡授權期限一般為五年;其他人員智能卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。

3.7工作人員智能卡的回收

部門工作人員調離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回智能卡,登記在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》中。

3.8門禁系統(tǒng)密碼管理

大堂門、單元門的開啟密碼管理處每季度更改一次,更改后的新密碼應提前一周發(fā)到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進行通知。

4.質量記錄表格:

gzwy7.5.1-a01-07-f1 《智能卡發(fā)放(異常)情況記錄表》

gzwy7.5.1-a01-07-f2 《智能卡季度整理表》