永安地產(chǎn)會議管理制度

安永地產(chǎn)會議管理制度

1.綜述

企業(yè)會議是企業(yè)討論議事,做出決策的場合。企業(yè)會議管理工作做得好會極大地提高企業(yè)的運行效率和效益。因此,會議管理也應(yīng)體現(xiàn)在行政經(jīng)理的工作中。

會議管理的原因:企業(yè)會議指的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的聚眾議事。內(nèi)容一般包括商討問題、檢查部署工作、總結(jié)經(jīng)驗以及進行決策等。當(dāng)然,任何事情都有其消極的一面,具體來說,有的會議要么過長、規(guī)模過大,要么搞形式主義。不僅如此,還有很多會議往往伴隨著巨大的經(jīng)濟浪費。為了盡可能減少會議的消極性,行政經(jīng)理要對會議進行有效的管理。綜合高效的管理是會議管理的最高境界。

2.會議控制管理

企業(yè)必須對會議進行有效的控制才能保證會議的質(zhì)量,這是會議控制管理的前提條件。

會議的數(shù)量控制見下表:

控制方法

具體要求

提高領(lǐng)導(dǎo)者的水平和素質(zhì)

掌握包括會議在內(nèi)的各種工作方式,能根據(jù)客觀實際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方式

合理設(shè)置機構(gòu)

正確分割職能與權(quán)力,避免或減少職能的交叉重復(fù),避免權(quán)力的過于集中或過于分散,明確各部門、各級領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)

建立會議審批制度

會議不經(jīng)審批一律不得召開。審批權(quán)應(yīng)集中在行政管理者中的一個人身上,由一個人把關(guān)

協(xié)調(diào)安排機制

由綜合部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會議。合并召開有關(guān)會議,避免會出多門,重復(fù)浪費定期檢查分析

取消已無存在價值的例會,合并功能不高的例會

會議的質(zhì)量控制:會議質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也就是會議效果的優(yōu)劣程序。要使會議有效,就必須對會議質(zhì) 量進行控制管理。

衡量會議優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)有如下九個方面:會議是否確有召開的必要性;會議目的是否端正; 召開會議的時機是否已經(jīng)成熟;會議的規(guī)模和規(guī)格是否適度,絕不小會大開,隨意升格;會議節(jié)奏是否緊湊,要盡可能化繁為簡,絕不短會長開;會議是否有備而開,各項準(zhǔn)備工作務(wù)必充分;會議是否守法守則,一切應(yīng)有條不紊依序進行;各類會議主持者是否能視主持會議為一種藝術(shù),注意掌握科學(xué)的方法與技巧;會議是否能有正面的實際效果,要充分溝通,推動工作,實現(xiàn)會議目標(biāo)。

堅定會議效果的主要因素企業(yè)會議是否有效取決于五個方面:會議部門是否具備必要的行政權(quán)力;會議準(zhǔn)備是否是充分;是否有必要召開會議;與會人員的范圍和人數(shù)是否有利于必要的消息交流;會議期間能否排除各種干擾。

3.會議前、中、后概要

會前:任何會議都必須做到有目的、有計劃、有組織?！胺彩骂A(yù)則立,不預(yù)則廢”。對會議做出事先安排與準(zhǔn)備是提高會議效率的必要條件。在會議開始之前,要對會議的準(zhǔn)備工作和會議內(nèi)容進行逐一的審核,以確保會議的順利進行。會前準(zhǔn)備工作是企業(yè)會議管理的第一步,對會議做出事先安排與充分準(zhǔn)備,是實現(xiàn)會議目的的重要條件。

會中:會中事務(wù)主要包括簽到、執(zhí)行、安排一定程序發(fā)言、會議記錄等,另外,會議結(jié)束之前,會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)需要為外地人員登記購買返程車票、機票、船票等;安排好送站車輛和人員;還要幫助個別需要留下的與會人員解決食宿問題等。

會中事務(wù)的管理工作主要包括會議簽到、會場服務(wù)和會議進程三個方面。

會后:會議結(jié)束后如果不能及時做好會后工作,其效果都會受到嚴(yán)重的影響,因此,會后工作在整個會議管理事務(wù)中是相當(dāng)重要的。

一般情況下,會后工作內(nèi)容包括:整理會議記錄,總結(jié)會議內(nèi)容,立卷歸納會議文件,撰寫會議簡報,撰寫會議紀(jì)要,總結(jié)會務(wù)經(jīng)驗以及檢查催辦等方面。對會后工作,會務(wù)人員應(yīng)按部就班做好,不可遺漏,不可拖延。

(說明:會前、中、后事務(wù)具體操作細則在此略去,在實際工作中可指導(dǎo))