工業(yè)公司合同管理制度
某工業(yè)公司合同管理制度
第一章 總則
第一條:為進一步規(guī)范合同(什么合同行為)行為,有效防范和化解(什么經營風險)經營風險,維護公司合法權益,制定本制度。
第二條:遵循分工負責、分類管理和密切協(xié)作的原則,各部門在各自(各自的什么業(yè)務范圍和涉及職責)業(yè)務范圍和崗位職責范疇內履行合同管理職能:(沒有明確各個部門合同評審的責任、人員及內容、批準--牽涉到跨部門的內容沒有寫出。)
(一)生產部負責設備和零部件的購置、維修及保養(yǎng)合同等的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管。
(二)貿易部負責原輔材料、包裝物和產品標識等采購合同及散油銷售合同、運輸合同等的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管。
(三)銷售部負責小包裝產品的銷售合同、促銷協(xié)議、廣告合同、倉儲保管合同、分公司(辦事處)辦公場所租賃合同、貼牌加工合同和區(qū)域代理協(xié)議等的簽訂、履行、爭議的解決,本部門及分公司(辦事處)合同正本歸檔保管。
(四)分公司(辦事處)負責轄區(qū)內銷售合同、促銷協(xié)議的簽訂、履行和爭議的解決。
(五)人力資源部負責勞動合同、培訓協(xié)議的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管。
(六)行政部負責辦公用品和零星采購合同、車輛維修保養(yǎng)合同、基建合同、房屋租賃合同等行政事務合同的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管。
(七)財務部負責貸款合同、各類擔保合同的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管,履行其他合同的支付性義務,監(jiān)督銷售合同貨款回籠條款的履行,統(tǒng)一辦理印花稅的匯總繳交,管理合同專用章。
(八)研發(fā)質控部負責技術研發(fā)合同的簽訂、履行、爭議的解決和本部門合同正本歸檔保管。
(九)法律顧問(工作重點:首先是評估信用風險、其次是合同的法律責任)負責格式合同、總經理授權委托書的制作,起草、審查非格式合同、資本性投資合同、知識產權的轉讓和許可合同,審核對外擔保合同,應各部門的要求參與重大合同的談判、合同爭議的解決,代理合同訴訟與仲裁,培訓、指導合同人員以及本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查。
(十)涉外合同由總經理指定人員負責管理。
第二章 合同的簽訂
(如何簽定合同,涉及不同人員授權資格等級、內容、必要條件、充分條件的需要。)
第三條:各部門、分公司在簽訂合同前,必須審查對方當事人的主體資格和履約能力及代理人的授權情況,必要時可委托信譽較好的中介機構進行資信調查。首次與對方簽訂合同的,還應要求其提供注冊登記證書、經會計師事務所審計的年度財務報告和其他證明文件。
第四條:各部門、分公司應在總經理的業(yè)務授權范圍內對外簽訂合同,一律不得擅自越權,如發(fā)現越權行為的,將按公司有關規(guī)章制度予以處罰,觸犯法律、法規(guī)的,依法移送司法部門處理。
第五條:合同一律使用書面形式。有格式合同的應簽訂格式合同,使用各部門自行起草合同的應事先經法律顧問審查。格式合同條款有重大修改的,也應委托法律顧問進行審查把關。
第六條:合同條款的填寫應完整、具體和準確,講求書寫工整、書面整潔和字跡清楚。有國家、行業(yè)或企業(yè)標準和通行技術、價格術語的,在選定標準和所用術語后,應嚴格按要求填寫。如有涂改、更正的,應由簽約各方加蓋公章或合同專用章或校對專用章予以確認。
第七條:合同應由簽約各方經辦人、有權簽字人簽署并加蓋各方公章或合同專用章,本公司用章按《印信使用與管理規(guī)定》執(zhí)行。有權簽字人指總經理或按總經理授權確定的分管副總經理、部門經理。
第八條:法律規(guī)定合同須辦理批準、登記手續(xù)的,或者合同約定需經公證方能生效的,合同簽訂后應即辦理相關手續(xù)。
第三章 合同的履行
第九條:合同的簽訂部門同時為合同履行的第一責任人。各部門、分公司還應根據每份合同的具體情況確定履行責任人,負責落實合同的履行并督促對方當事人及時依約履行。
第十條:合同簽訂、履行過程中各方當事人之間往來的各種單據、信函、傳真、電子郵件等合同的附件或組成部分,與合同具有同等約束力,也應作為履行的依據。經辦人收發(fā)時,應提交簽署原合同的有權簽字人進行確認。
第十一條:帶有支付性義務的合同應在合同約定的付款日前三天書面通知財務部安排資金,付款金額超過100萬元的應提前十天通知。
第十二條:合同履行責任人和責任部門應定期向與合同履行有關聯的部門及人員通報、反饋合同的實際履行情況。
第十三條:因合同履行不當給公司造成損失的,將按公司有關規(guī)章制度對責任人和責任部門進行處罰和追償,觸犯法律、法規(guī)的,依法移送司法部門處理。
第十四條:合同履行責任部門的經理、分管副總經理應定期檢查合同的履行情況。
(建議將各個部門的合同履行的監(jiān)控重要特點、管理要素寫清)
第四章合同爭議的解決
(合同爭議的處理建議重點突出合法程序及解決糾紛環(huán)節(jié)人員控制責任到位的問題上。)
第十五條:合同履行過程中發(fā)生爭議,履行責任人和責任部門應先行與對方當事人進行友好協(xié)商,或提請各方當事人認可的中間人進行調解,必要時可要求法律顧問先期介入參與磋商或調解。
第十六條:發(fā)生合同爭議,履行責任人應在知道爭議發(fā)生后的12小時內報告所在部門經理。對公司權益影響較大的,部門經理應在接到報告的3小時內向分管副總經理或總經理匯報。
第十七條:合同爭議通過協(xié)商或調解無法解決,責任部門認為應提起訴訟或仲裁的,經總經理批準后,在訴訟時效到期前3個月內向法律顧問提交書面報告,同時移交所有資料,由法律顧問負責案件的訴訟或仲裁。書面報告應寫明糾紛發(fā)生的原因、事實經過、爭議的焦點、前期處理的情況和所在部門的看法。
第十八條:因發(fā)生爭議導致公司被訴或被申請仲裁的,責任部門應在接到有關部門送達的法律文書時起3小時內報告總經理或分管副總經理,同時向法律顧問移交與案件有關的所有資料,并提交書面報告。書面報告按第十七條規(guī)定的內容撰寫。
第十九條:法律顧問在辦理合同訴訟或仲裁過程中需相關部門配合、協(xié)助的,各部門、分公司應予積極協(xié)作,不得推諉。
第二十條:合同訴訟或仲裁的判決或裁決由合同履行責任部門負責申請執(zhí)行并負責和有關執(zhí)法部門的配合與協(xié)調。
第五章 合同文本的歸檔保管
第二十一條:各部門應指定專人負責合同正本的歸檔保管。保管人應建立管理臺帳和專門卷宗,分類別、按順序妥善保管合同文本,如有遺漏、丟失將承擔相應責任。
第二十二條:合同正本的歸檔
保管范圍含作為合同附件或組成部分的來往單據、信函、傳真、電子郵件等。
第二十三條:合同簽訂后即應將正本移交保管員專夾保管,復印件交由履行責任人作為履行依據。合同履行完畢,履行責任人要及時通知保管員將合同正本存檔。
第二十四條:帶有支付性義務的合同簽訂后,應即復印一份交財務部存查。對公司權益有重要影響的合同也可在簽訂后復印給法律顧問備查。
(合同文檔資料的保管牽涉到保管周期、責任等-重點規(guī)范辦公管理)
第六章 附則
第二十五條:本制度所指副總經理含生產技術總監(jiān)、銷售總監(jiān)和財務總監(jiān)。
第二十六條:本制度自總經理簽發(fā)之日起執(zhí)行,此前發(fā)布的規(guī)章制度與本制度不符的,按本制度執(zhí)行。
第二十七條:本制度由公司法律顧問負責解釋。
(合同監(jiān)督管理權限責任分工建議清楚責任領導)
