檢驗檢疫公司文件管理制度

檢驗檢疫集團公司文件管理制度

第一章 總則

第一條 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高收發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,結合集團實際,特制定本制度。

第二條 本制度適用范圍:各級政府、機關、企事業(yè)單位來文,集團上報、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報的文件。

第三條 文件由辦公室統(tǒng)一管理。

第二章 收文的管理

第四條 公文的簽收。

簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。

簽收文件須核對文件的份數、標題等內容,發(fā)現問題及時報告主管領導。

簽收文件須簽寫姓名并注明時間。

第五條 收到的文件須分類登記。登記內容包括:收文日期、編號、來文單位、文件主題。

第六條 各類會議帶回的文件和材料,在傳達和匯報后交辦公室保管,個人不得存放。

第七條 文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據文件內容和性質,在當天或第二天分送領導閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個以上部門,按批示次序依次傳閱。

第八條 文件的傳閱。傳閱文件嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定,不得將保密范圍內的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,不得將文件轉借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時交給辦公室,閱后應簽名以示負責;有領導批示、擬辦意見的,辦公室應責成相關部門和人員辦理有關事宜。

第三章 發(fā)文的管理

第九條 發(fā)文范圍:以集團名義上報、下發(fā)的各類文件。

第十條 辦公室負責文件的上報下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。

第十一條 發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負責人核稿并簽字。辦公室調整文稿內容與格式,確定分發(fā)或報送份數,并報集團領導審批。領導審批后,方可發(fā)文。

第四章 文件的借閱和清退

第十二條 留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責任人、借閱和歸還時間。

第十三條 借閱人不得翻印和復印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉借他人,絕密文件在指定地點閱讀。

第十四條 辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時查明原因和責任人,并向領導報告。

第五章 文件的歸檔與銷毀

第十五條 文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。

第十六條 不具備存查價值的文件,經辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應到指定場所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無密級文件由其自行銷毀,并向辦公室上報銷毀清單。

第十七條 違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對責任人的處理意見,經領導批示后處罰。無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵;照明燈、電風扇、空調上無浮塵;衣柜、鏡子上無浮塵、污跡,檔案櫥內各類書籍資料排列整齊,無灰塵,櫥頂無亂堆亂放現象;辦公桌上無浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計算機、打印機等設備保養(yǎng)良好,無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無雜物、無異味;花壇、綠地內無雜草、雜物。

第二十七條 衛(wèi)生清理實行部門責任制,部門負責人為責任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負責日常保潔,公共衛(wèi)生清理實行部門區(qū)域負責制。

第二十八條 責任區(qū)衛(wèi)生應定期清掃,集團辦公室定期進行衛(wèi)生檢查。

第二十九條 衛(wèi)生工作,列入年終部門評比考核項目。

第三十條 吸煙須在指定場所。工作場所內嚴禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。

第三十一條 垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場所或垃圾桶內。

第三十二條 工作場所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。

第三十三條 對違反本管理辦法者及其所在部門,根據情節(jié)輕重,進行批評教育或處罰。