食品企業(yè)采購結(jié)算管理制度
山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結(jié)算管理制度
受控狀態(tài):
發(fā)放編號:
編制:采購部
審核:
批準(zhǔn):
Q/SHF-GCG-009-2011
Q/SHF
山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
采購結(jié)算管理制度
1.目的
明確采購付款的過程及節(jié)點控制,做好預(yù)付帳款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金用款的管理,加強公司現(xiàn)金內(nèi)部控制和管理,確保現(xiàn)金業(yè)務(wù)安全、準(zhǔn)確運營的制約和監(jiān)督。
2.適用范圍
本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關(guān)的部門和人員。
3.職責(zé)
3.1采購部控制好采購付款節(jié)點,使付款計劃與財務(wù)支付能力的平衡。
3.2采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃及預(yù)算,編制《用款申請單》。
3.3采購部負(fù)責(zé)協(xié)同財務(wù)與供應(yīng)商對賬,定期安排付款。做好應(yīng)付賬款的日常管理,保證每筆業(yè)務(wù)的正確性。
3.4企管部審核款項,使匯款業(yè)能順利開展。核對訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。
3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務(wù)的運營。
3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的審核和審批。
3.7財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款對賬的日常管理和監(jiān)督事務(wù)。
3.8財務(wù)部負(fù)責(zé)付款、支款和做好相關(guān)賬務(wù)記錄。
4.工作程序及要求
4.1預(yù)付款:
41.1采購部與選定的供應(yīng)商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進(jìn)行協(xié)商、談判,雙方達(dá)成一致意見后,確定采購的付款方式為預(yù)付款采購
4.1.2經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后雙方簽訂采購合同
4.1.3合同簽訂后,采購部根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實際需求發(fā)出采購訂單,詳細(xì)說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)指標(biāo)要求、價格、交貨日期等內(nèi)容
4.1.4采購部相關(guān)人員根據(jù)采購訂單預(yù)算情況,計算預(yù)付款數(shù)額,填寫《預(yù)付款申請書》報采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批。
4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應(yīng)商,注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時間。
4.1.5.2供應(yīng)商接到傳真,根據(jù)訂貨內(nèi)容備貨。
4.1.6.1采購部通知供應(yīng)商發(fā)貨,供應(yīng)商安排裝車。
4.1.6.2供應(yīng)商裝車完畢,傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應(yīng)商的公司公章,附有物流司機(jī)簽字。
4.1.6.3采購部接到傳真,核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務(wù)匯款。
4.1.7財務(wù)部按照相應(yīng)程序?qū)⒇浛顒澣牍?yīng)商賬戶,保存好匯款或付款憑證,同時通知供應(yīng)商查收款項并開具發(fā)票
4.1.8.1采購部與供應(yīng)商溝通,確認(rèn)款到后通知供應(yīng)商發(fā)貨,并安排接貨。
4.1.8.2貨到后,如有余款未付請,采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核,總經(jīng)理審批,安排付清余款。
4.1.9.1財務(wù)部付清余款,通知采購部.
4.1.9.2采購部與供應(yīng)商溝通,確認(rèn)余款是否收到。并稽催供應(yīng)商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。
4.1.10財務(wù)部收到發(fā)票后入賬,做好記錄。
4.2現(xiàn)金:
4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計劃,報采購經(jīng)理審核和企管經(jīng)理審批。
4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實際生產(chǎn)、經(jīng)營的需要及庫存情況,確定單項采購項目;根據(jù)采購項目的當(dāng)期市場狀況、價位等,采購部確定此項采購項目所需費用,編制采購預(yù)算。
4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項目預(yù)算,填寫《借款單》,報采購經(jīng)理審核。
4.2.4企管經(jīng)理對采購項目及借款進(jìn)行審批,通過后,財務(wù)部按照相應(yīng)程序支付借款。
4.2.5采購人員進(jìn)行采購活動,根據(jù)企業(yè)的實際要求,對所要購買的貨品進(jìn)行比較、選擇。
4.2.6交易達(dá)成后,采購部與之結(jié)算貨款并索取發(fā)票
4.2.7采購人員整理各項單據(jù),詳細(xì)列明各項費用情況,填寫《報銷單》,交采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批,報銷采購費用。
4.2.8財務(wù)部做好會計記錄,登記各類賬目,相應(yīng)單據(jù)存檔備查。
4.3應(yīng)付款:
4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定,收集采購訂單、入庫驗收單等相關(guān)單據(jù)及記錄,核對合同的執(zhí)行情況,匯總應(yīng)付貨款款項。
4.3.2采購部、財務(wù)部每月定期與供應(yīng)商對賬.
4.3.2.1本地供應(yīng)商持入庫單客戶聯(lián)來我司對賬,月結(jié)供應(yīng)商每月27號對賬。采購會計協(xié)同財務(wù)應(yīng)付會計與供應(yīng)商對賬無誤后,公司財務(wù)出納根據(jù)應(yīng)付金額寫欠條交給供應(yīng)商。
4.3.2.2外地供應(yīng)商每月27號發(fā)上月25好至本月的業(yè)務(wù)對賬單,對賬單需蓋供應(yīng)商公司公章。采購會計負(fù)責(zé)對賬單的審核工作,審核無誤后簽字存檔。并復(fù)印一份給財務(wù)應(yīng)付會計進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核中發(fā)現(xiàn)賬務(wù)不一致是及時追查原因,并做相關(guān)處理。
4.3.3.1采購會計根據(jù)供應(yīng)商對賬結(jié)果,協(xié)同財務(wù)部應(yīng)付賬款會計,編制每月的應(yīng)付賬款表。
4.3.4采購部供應(yīng)商主管核對應(yīng)付款表,在應(yīng)付款表上填寫付款金額,報總經(jīng)理審批。
4.3.5財務(wù)部根據(jù)審批后的實際付款金額安排付款。
4.3.6財務(wù)部將付款回單復(fù)印件一份轉(zhuǎn)采購部,通知采購部款已付。采購部通知供應(yīng)商結(jié)款
4.3.6.1本地供應(yīng)商每月15號憑我司出納開具的欠條,采購人員通知供應(yīng)商取款結(jié)賬。
4.3.6.2外地供應(yīng)商,采購人員通知供應(yīng)商自行查收款項是否到賬。
4.3.7采購部進(jìn)行付款記賬。
付款目前主要有三種形式
a.現(xiàn)金:隨機(jī)接到財務(wù)結(jié)算記賬員電話通知,近期付款情況。采購會計根據(jù)結(jié)算記賬員提供的數(shù)據(jù),抄寫付款客戶、付款時間、金額。
b.轉(zhuǎn)帳支票:隨機(jī)接到財務(wù)結(jié)算出納電話通知,近期支票付款情況。采購會計根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù),抄寫付款客戶、付款時間、金額。
c.銀行匯款:采購會計根據(jù)采購員填寫的用款申請單綠聯(lián)記賬。
5.參考資料
5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請單》
5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》
5.3《借款單》
5.4《貨比三家記錄表》
5.5《月應(yīng)付款批款表》