企業(yè)公司會議管理制度

企業(yè)(公司)會議管理制度

1.目的

為進(jìn)一步規(guī)范公司會議管理,使會議務(wù)實(shí)高效,溝通迅速,確保會議內(nèi)容及議定事項(xiàng)落實(shí)到位,提升公司運(yùn)營效率,依據(jù)公司《內(nèi)部溝通控制程序》,特制訂本制度。

2.范圍

本制度適用于公司規(guī)定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。

3.會議分類

3.1公司會議

1)總經(jīng)理辦公會

2)周工作例會

3)生產(chǎn)例會

4)質(zhì)量例會

5)營銷例會

6)月度工作總結(jié)會

7)內(nèi)審、管理評審會

8)年終總結(jié)會

3.2部門會議

3.3晨會

3.4.其他會議

4.會議內(nèi)容

4.1公司會議

4.1.1總經(jīng)理辦公會

1)會議時間

每月召開一次(即每月20日)。

2)會議人員

主持人:總經(jīng)理

參加人員:副總經(jīng)理、總工程師、公司所有部門經(jīng)理

3)會議內(nèi)容

(1)傳達(dá)學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)上級的重要指示、會議和決定。

(2)研究決定公司日常工作中的有關(guān)事項(xiàng),通報、交流重要工作情況。

(3)研究分析公司生產(chǎn)、質(zhì)量、安全形勢,制定工作方針、工作計劃、目標(biāo)、措施、策略。

(4)討論決定公司制定和發(fā)布的綜合性文件及公司管理規(guī)章、規(guī)定。

(5)需要總經(jīng)理辦公會集體研究解決的其它重大事項(xiàng)。

4.1.2周工作例會

1)會議時間

每周召開一次(即每周一上午9:00至12:00)。

2)會議人員

主持人:總經(jīng)辦主任

參加人員:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、公司所有部門經(jīng)理

3)會議內(nèi)容

(1)各部門報告本部門一周工作情況,下周計劃、存在的問題、解決方法。

(2)逐條逐項(xiàng)檢查落實(shí)完成情況,指導(dǎo)重點(diǎn)工作開展,并實(shí)行問責(zé)制。

(3)聽取各部門提交的議題,解決需要公司協(xié)調(diào)的問題,執(zhí)行會議的各項(xiàng)決議及具體實(shí)施措施。

(4)布置公司日常工作,平衡計劃進(jìn)度。

4.1.3生產(chǎn)例會

1)會議時間

每月召開一次(即每月8日)。

2)會議人員

主持人:生產(chǎn)副總/生產(chǎn)部經(jīng)理

參加人員:生產(chǎn)副總、總工程師、生產(chǎn)部經(jīng)理、車間主任、技術(shù)部經(jīng)理、品管部經(jīng)理。

3)會議內(nèi)容

(1)各車間匯報上周生產(chǎn)完成情況,以及未完成的原因。

(2)分析影響產(chǎn)量的主要問題以及糾正預(yù)防措施。

(3)生產(chǎn)部布置本周生產(chǎn)計劃與任務(wù)

4.1.4質(zhì)量例會

1)會議時間

每月召開一次(每月15日)

2)會議人員

主持人:總工程師/品管部經(jīng)理

參加人員:生產(chǎn)部經(jīng)理、車間主任、品管部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理。

3)會議內(nèi)容

(1)匯報當(dāng)月質(zhì)量工作的情況以及公司存在的主要質(zhì)量問題。

(2)匯報原材料、半成品、成品檢驗(yàn)過程中存在的質(zhì)量問題。

(3)通報重大質(zhì)量事故以及解決方案,并制定糾正預(yù)防措施,提出下一步的改進(jìn)方案等。

4.1.5營銷例會

1)會議時間

每月召開一次(即每月28日)。

2)會議人員

主持人:營銷副總/營銷部經(jīng)理

參加人員:營銷主管、采購部經(jīng)理、品管部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理。

3)會議內(nèi)容

(1)匯報公司當(dāng)月銷售工作情況,產(chǎn)品銷售情況以及市場占有率,反饋產(chǎn)品存在的主要問題等;

(2)對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測;

(3)研究行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策;

(4)原材料的采購進(jìn)度、近期需要與技術(shù)、總工溝通的架子、連接線、生產(chǎn)模具及生產(chǎn)急需的低值易耗品等有關(guān)事宜。

4.1.6月度工作總結(jié)會

1)會議時間

每月召開一次(每月1日)

2)會議人員

主持人:總經(jīng)辦主任

參加人:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、公司部門經(jīng)理以及車間主任、統(tǒng)計

3)會議內(nèi)容

(1)各部門經(jīng)理結(jié)合本部門的工作職責(zé)匯報上月工作完成情況以及未完成原因,提出下月計劃。

(2)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

(3)總經(jīng)理對各部門工作進(jìn)行總結(jié)講評,布置工作。

4.1.7內(nèi)審、管理評審會

1)會議時間

定于每年的3月份舉行內(nèi)部審核會議,1月份舉行管理評審會議。當(dāng)質(zhì)量-環(huán)境-職業(yè)健康安全管理體系的管理、組織、生產(chǎn)發(fā)生重大變化或合同另有要求時,可增加會議的頻次,另行安排。

2)主持人:內(nèi)部審核會議由管理者代表主持,管理評審會議由總經(jīng)理主持

參會人員:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、公司部門經(jīng)理及副經(jīng)理、車間主任、職工代表

3)會議內(nèi)容

評審公司一體化管理方針、目標(biāo)的有效性和落實(shí)情況;

聽取職工代表對一體化管理狀況的建議;

討論分析一體化管理中的不足問題,使其更具完備和更具可操作性,確保持續(xù)改進(jìn)。

4.1.8年終總結(jié)會

1)會議時間

每年召開一次(即每年12月20日)。

2)會議人員

主持人:總經(jīng)理

參加人員:副總經(jīng)理、總工程師、公司所有部門經(jīng)理

3)會議內(nèi)容

(1)對一年來的工作進(jìn)行回顧和分析。

(2)總結(jié)一年來的公司所取得工作成績和缺點(diǎn)。

(3)總結(jié)一年來的成功的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),對以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度來認(rèn)識。

(4)根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求,吸取前一年工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),明

確努力方向,提出改進(jìn)措施等。

4.2部門會議

4.2.1各部門每周須定期召開由部門負(fù)責(zé)人主持召開的專題會議,傳達(dá)公司會議精神、講評部門工作要點(diǎn)、落實(shí)各項(xiàng)管理措施、幫助下屬解決工作中遇到的困難和問題,并對下一步工作進(jìn)行指引。

4.2.2對于質(zhì)量方面出現(xiàn)的產(chǎn)品不合格、過程中不合格、原材料不合格等質(zhì)量問題,由品管部牽頭組織可隨時召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加會議,進(jìn)行分析、評審等,并對會議議定的事項(xiàng)進(jìn)行記錄備案。

4.2.3對于營銷方面合同訂單評審由營銷部牽頭組織召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加會議,對合同訂單進(jìn)行評審分析,并對會議議定的事項(xiàng)進(jìn)行記錄備案。

4.3晨會(見晨會管理制度)

4.4其他會議

公司或各職能部門解決工作中臨時出現(xiàn)的問題及公司生產(chǎn)與質(zhì)量方面等緊急情況而召集的臨時會議。

5、會議準(zhǔn)備和要求

5.1議題準(zhǔn)備。各類型會議,召開前會議主持人均要擬定會議議題,通知與會人員,對于公司會議重要的議案報總經(jīng)理辦公室備案。各部門要圍繞議題做好充分準(zhǔn)備,需要通過會議向領(lǐng)導(dǎo)匯報和請示的問題,要有明確具體方案或意見,避免會議時間過長。

5.2會前協(xié)商。會議議題,凡涉及其它多個部門的,事先要進(jìn)行會商,取得一致意見,避免會議限于爭執(zhí)不休局面。

5.3資料準(zhǔn)備。各部門需提交會議討論通過的問題,都要有簡要的書面匯報提綱,并在會前提前半天以上送至與會者,便于與會人員閱讀并準(zhǔn)備意見。

5.4擬好會議議程。會議舉辦方就會議的內(nèi)容,擬定出會議議程,并按照會議議程展開會議。

5.5發(fā)言要點(diǎn)。參加會議人員匯報工作、討論問題,其發(fā)言要圍繞會議議程和主要議題,簡明扼要,條理清楚,發(fā)言時間一般控制在3-5分鐘。

5.6通知與會人。根據(jù)會議通知,參加會議人員一般為相關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人。與會人員要準(zhǔn)時到會,不得無故缺席或中途退場,如確因特殊情況不能參加的,要提前向會議主持人請假并派其代理人參加,同時通知辦公室。

5.7會場紀(jì)律。參會人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律,不得隨意走動、交頭接耳,手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動或關(guān)閉狀態(tài)。

5.8會議紀(jì)要與催辦。會議議定事項(xiàng),由總經(jīng)理辦公室或會議主辦單位及時整理出會議紀(jì)要,會議紀(jì)要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。對會議議定事項(xiàng)和決議,辦公室要及時進(jìn)行催辦,保證決議落到實(shí)處。