投資公司文書檔案管理制度

投資開(kāi)發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責(zé)

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會(huì)議類

1.1公司召開(kāi)的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;

1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;

1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;

1.5各類項(xiàng)目方面的評(píng)審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽(tīng)證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;

1.6參加上級(jí)及其他單位召開(kāi)的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。

2.上級(jí)單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級(jí)單位發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

5.公司的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒,使之有序化的過(guò)程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。

2.對(duì)跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對(duì)的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對(duì)的最后一年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;

3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。

4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級(jí)管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件;

1.7來(lái)文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來(lái)文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對(duì)破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);

2.2對(duì)字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對(duì)超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁(yè)上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號(hào),并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號(hào)順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。

8.按件號(hào)順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)和盒號(hào)。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴(yán)格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對(duì)密級(jí)高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。