第1篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據,是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務:

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個人簡歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。

4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書等。

8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內,負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

第十條 公司綜合服務部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。

第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。

第十七條 檔案管理人員調動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經公司綜合服務部總經理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經執(zhí)行總裁批準同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。

第五章 人事檔案的轉遞

第二十四條 員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

第二十五條 人員內部調動,檔案轉遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》,并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。

第二十七條 轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出,不能分批轉出。

第二十八條 對轉進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對違反轉遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

第2篇 商住物業(yè)客戶檔案管理制度

商住大廈客戶檔案管理制度

1 制度內容

為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

2 管理目標

客戶檔案資料全面、準確、有效。

3 適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時填具之資料

5.客戶資料補充

6.客戶聯(lián)絡資料

7.緊急事故聯(lián)絡人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10.客戶請修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

4 注意事項

1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;

3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復。

5 工作表格

1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)

2.客戶緊急聯(lián)絡表(qms-pm-31302)

3.非機動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)

4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)

5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)

6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)

7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)

8.電話變更登記表(qms-pm-31308)

9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)

10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)

11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)

12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)

13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)

14.移機電話統(tǒng)計表(qms-pm-31314)

15.車位申請登記表(qms-pm-31315)

16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)

17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)

18.水、電表底數確認單(qms-pm-31318)

第3篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

第4篇 某物業(yè)部文件檔案管理制度

物業(yè)部文件檔案管理制度

一、物業(yè)部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。

二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。

六、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經物業(yè)部領導批準可做銷毀處理。

第5篇 物業(yè)公司項目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2 設備設施檔案:包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的'業(yè)主概況表'、'業(yè)主公約'、'入住契約'、'前期服務協(xié)議'、'接房登記表'等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6 財務檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進行標準化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當的保存方法。

2.2.3 加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學化。

檔案按內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實行檔案管理工作檢查經?；?。

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第6篇 物業(yè)顧問咨詢資料、檔案管理制度

物業(yè)項目顧問咨詢資料、檔案管理制度

為使公司顧問管理工作有效進行,加強公司顧問資料和檔案的管理,確保公司顧問資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:

一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括:專業(yè)書籍、法規(guī)、技術規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

二、共用資料宜做成數據庫,以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔,需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存,由專人進行管理。

三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理,目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分,每個項目內文件按性質進行分類存檔。

四、書面顧問資料的借閱,需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。

五、對顧問咨詢資料電子文檔或數據庫由咨詢部主管設置相應權限,使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

六、同一項目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

七、顧問項目結束,該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。

八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復印后按項目存檔,特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí),更應注意保存其原始記錄。

九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

第7篇 某某廣場物業(yè)住戶檔案管理制度

某廣場物業(yè)住戶檔案管理制度

管理處的服務過程是小區(qū)管理的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各樓層的各項服務場地管理,也是面對住戶各類服務關系。管理處的工作又是銷 售工作的延續(xù)。其工作質量的優(yōu)劣還會影響到日后住戶對管理處的形象。

1.管業(yè)部的主要住戶管理任務:

管業(yè)部的主要任務就是'服務'。只有健全住戶檔案及服務內容,才 可能滿足各住戶的需求。

2.管業(yè)部住戶管理的日常工作包括:

'及時上行下達住戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

'協(xié)調與住戶之間的關系,加強橫向溝通;

'做好與住戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

'接聽住戶投訴,解決住戶投訴;

'接聽住戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

3.住戶檔案管理

住戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

住戶檔案包括以下的資料:

1)收集住戶單位資料

2)住戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3)住戶裝修工程文件

4)住戶遷入時填具之資料

5)住戶資料補充

1.住戶聯(lián)絡資料

2.緊急事故聯(lián)絡人的資料

3.管理人員在日常職務常與住戶人事變遷資料

6)住戶與管理處往來文件

7)住戶違規(guī)事項與欠費記錄

8)住戶請修記錄

9)住戶投訴記錄

10) 住戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

第8篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)

依據《中華人民共和國檔案法》,結合企業(yè)實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則

檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

二、文件資料點收、整理和歸檔

1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。

四、檔案調、借閱

1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。

2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

第9篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。

3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。

3.3.4校對、簽署

由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請蓋章

由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內部傳閱

收件人依據傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經理)等;

3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時,須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。

4月報制度

4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。

第10篇 某物業(yè)中心客戶檔案管理制度

物業(yè)中心客戶檔案管理制度

1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。

3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。

4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。

5.客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

7.客戶檔案查閱可向客務主管借出,經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改,客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理,由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

第11篇 美術館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網絡。

區(qū)內各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項目批準文件

b、用地批準文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

d.地質勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

n/新材料、構配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

s.其他技術資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網點資料

d.娛樂設施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內部崗位設置、標準**.00.01

2職業(yè)安全健康職責**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應急預案**.00.04

5水浸應急預案**.00.05

6治安應急預案**.00.06

7文件質量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構圖**.01.01

10保安運作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標準**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應急預案**.04.02

21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03

22消防設備(設施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設備(設施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10

29電梯設備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預案**.05.02

31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01

32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設備(設施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01

37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設備(設施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01

42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設備(設施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設備設施巡視內容與要求**.09.05

46設備完好率標準**.09.06

47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務供方質量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

第12篇 項目物業(yè)公司檔案管理制度

物業(yè)項目公司檔案管理制度

第一條管理原則:

一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據物業(yè)管理對檔案管理的要求,結合公司的實際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴格執(zhí)行操作。

二、檔案包括管理文書、服務記錄、小區(qū)資料等內容,反映公司的整個經營活動。

三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項目服務中心檔案由部門負責人負責。

第二條 歸集整理:

一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術資料可由相關部門指導進行。

二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應即追查歸入,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦,與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

四、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

第三條 分類編號

一、檔案分類

(一)檔案范圍

1、各部門制定的管理規(guī)定。

2、工程維修保養(yǎng)合同。

3、小區(qū)社區(qū)文化。

4、人事調動。

5、主任級以上管理人員的調動、晉級、變動。

6、重大事故報告。

7、重大采購合同。

(二)各部門檔案范圍

1、行政人事部行政

(1)通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。

(2)公司年度、季度、月份工作計劃、總結。

(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調函及任免報告。

(4)公司重大事投訴報告、處理決定。

(5)通報表揚。

(6)機構設置、改名稱、印章合并和啟用,擴大營業(yè)范圍報告、批復。

(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

(8)公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。

(9)公司大事記。

(10)公司固定資產說明書。

2、行政人事部人事

(1)中級職稱、員工技工職稱資料。

(2)員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規(guī)定。

(3)上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。

(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實施細則。

(5)員工的獎勵、處分的決定和通報。

(6)職工調資、轉正、定級、考核等文件。

(7)員工花名冊。

(8)采購合同。

3、安護部

(1)上級公司消防、治安工作,通知、批復。

(2)小區(qū)重大消防、治安報告及相關文件。

4、財務部

(1)上級、本公司關于財務管理,各種費用開支的規(guī)定、辦法、通知。

(2)小區(qū)管理費調整的請示、通知。

(3)上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。

5、工程部

(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改項目、圖紙。

(3)工程重大事故報告。

(4)工程重大投訴訴處理資料。

(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。

(6)小區(qū)維修資料。

6、客戶服務

(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。

(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。

(3)重大投訴、重大事故處理意見。

(4)用戶資料。

(5)裝修指南。

(6)用戶手冊。

二、檔案編號:

(一)按照分類大小級別按次序編號。

(二)按照年度時間按順序編號。

(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數字想結合的方式編號。

第四條 立卷目錄

一、立卷:

就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(一)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙。

(二)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成。

(三)制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。

二、編制目錄:

(一)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

(二)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

第五條 檔案保管:

一、保管期限

(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(二)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細則;4.董事會及股東會紀錄;5.財務報表;6.政府機關核準文件;7.不動產所有權狀及其他債權憑證;8.工程設計圖;9.其他經核定須永久保存的文書。

(四)10年保存:1.預算、決算書類;2.會計憑證;3.事業(yè)計劃資料;4.其他經核定須保存10年的文書。

(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經核定保存5年的文書。

(六)1年保存:結案后無長期保存必要者。

(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

二、保管要求

(一)便于查閱。

(二)保證檔案的安全。

(三)防止檔案的損壞。

(四)采取修復技術,延長檔案壽命。

三、保管職責:

(一)財務部保管財務檔案。

(二)綜合管理部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經營資料。

(三)工程維修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。

(四)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(五)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員。

(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號。

(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

(八、)檔案原則上保管原件。

第六條 檔案保密:

一、檔案密級

分為三級:絕密、機密、普通;

(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;

(二)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;

(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、檔案查閱

(一)查閱權限

1、總經理可查閱公司所有檔案。

2、總經理助理可查閱分管工作的檔案。

3、部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4、其他人員根據審批查閱有關檔案。

(二)檔案的查閱/借閱/復制

1、查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:

3、權限內(經授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;

4、權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

5、屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬服務中心的檔案,由服務中心總經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。

6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

7、須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。

三、檔案的銷毀

(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及清單位,報綜合管理部主管審核。

(二)綜合管理部審核無誤后報服務中心經理和總經理審批。

(三)、總經理審批同意后由行政部、人事部總經理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(四)監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

第七條 庫房管理:

一、庫房內的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據,實行科學管理。

二、要愛護檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時,要即使修補。

三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等'七防'措施,嚴格控制庫內的溫度,保持庫內清潔,每月全面清掃一次。

四、檔案庫要實行專人管理,無關人員未經許可不得進入庫房。

五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經常檢查是否完好,離開庫房時要注意關閉落鎖,關閉電源。

六、認真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀手續(xù)、案卷借出時要以代卷卡補位,案卷歸還后,要及時放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調動時,必須辦理檔案交接手續(xù)。

七、閱覽室內禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準靠近閱檔桌喝水。