z公司檔案管理部門制度（十二篇）

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：31

z公司檔案管理部門制度

第1篇 z公司檔案管理部門制度

1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負責。

2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。

3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。

4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。

5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。

點收文件后,應依下列方法收拾:

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。

同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。

每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。

檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。

檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。

各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。

檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。

檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。

第2篇 z公司檔案管理制度范例

公司檔案管理制度范例

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類:

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、業(yè)務類

5、工程類

6、拓展類

二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié) 第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

第三節(jié) 機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中:

二、劃分標準:

絕密檔案包括:

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。

機密檔案包括:

1、財務資料;

2、公司重要會議紀要;

3、公司經(jīng)營情況;

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

5、技術(shù)資料;

6、金額在10萬-100萬元的合同。

秘密檔案包括:

1、重要項目資料;

2、項目合同協(xié)議。

第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。

二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)

三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第六節(jié) 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。

七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應按調(diào)檔程序重新辦理。

第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。

第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。

第3篇公司檔案管理制度最新

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條 本制度從二o xx年十月一日起執(zhí)行。

第4篇正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的

河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、總則

第一條根據(jù)《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

(一) 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

(二) 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。

第七條各部門兼職文書的職責:

(一) 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(二) 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(三) 承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

三、歸檔范圍

第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條其它應該納入檔案管理的材料。

四、平時歸檔

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

五、立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會核準后實施,修改亦然。

第5篇物業(yè)公司檔案保密制度

附件2:

檔案保密制度

為了做好檔案保密工作,根據(jù)**工業(yè)區(qū)、**地產(chǎn)控股有關規(guī)定,結(jié)合自身實際,特制定本制度。

一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴格遵守《**地產(chǎn)控股有限公司檔案保密制度》等規(guī)定,嚴守檔案秘密。

二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負責,保密的文件要在其左上角加蓋密級章。

三、嚴格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續(xù),有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準,并只能在檔案室或秘書室內(nèi)查閱,不得外借使用,未經(jīng)許可不得擅自復印。

四、如因工作需要摘錄或復印密級檔案內(nèi)容時,必須經(jīng)公司分管行政副總批準,摘錄或復印的材料必須簽注'與原件核對無誤'的字樣,并加蓋公章。由公司秘書進行使用登記,嚴加管理,限期使用,及時收回銷毀。

五、對外提供資料,公布數(shù)據(jù),發(fā)表文章等不得系統(tǒng)引用公司尚未解密的檔案。

六、經(jīng)鑒定確認已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。銷毀檔案時,必須詳細列明銷毀清單,經(jīng)公司分管行政領導審核后,由公司行政經(jīng)理主持銷毀,防止泄密。

七、公司設專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進入。

八、凡違反以上規(guī)定造成泄密者,視情節(jié)輕重,追究責任。

第6篇公司銷售客戶檔案管理制度

銷售客戶檔案管理制度

1、客戶檔案由與客戶直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負責建立,交直接上級審核,專人負責保管。

2、與公司有長期合作關系的主要經(jīng)銷商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責任人負責對客戶檔案進行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內(nèi)容按時交檔案管理人。

3、客戶檔案管理人按照公司有關規(guī)定妥善保管,分類整理。

4、檔案的保管應嚴格執(zhí)行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。

5、客戶檔案是公司的重要財產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。

第7篇公司檔案統(tǒng)計制度

為了有效管理公司的全部檔案,維護檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準確,更好地掌握和研究檔案工作開展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗,改進工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。

第一條綜合檔案室對接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計。

第二條對接收的文件材料,應整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計檔案現(xiàn)存總數(shù)量。

第三條檔案保管狀況的統(tǒng)計,對遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。

第四條每月進行一次檔案提供利用的統(tǒng)計,內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。

第五條每年統(tǒng) 度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況,庫房及設備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。

第六條每年對歸檔檔案進行綜合匯總統(tǒng)計,主要有檔案總數(shù)量,各類檔案的數(shù)量,庫房及設備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。

第七條按上級主管部門(檔案行政部門)的要求填好統(tǒng)計報表并及時上報。

第8篇工程公司檔案管理制度

************工程有限公司檔案管理制度

匯編：

行政人事部

二零一四年十二月四日

檔案管理制度

一、管理責任部門及相關人員職責1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：

檔案管理相關表格

公司檔案管理明細表

總則

(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。

一、管理責任部門及相關人員職責

(一)人事行政部負責制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負責。

(二)總經(jīng)理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

(三)部門經(jīng)理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

(四)各部門資料員/資料管理員

1、制度在部門的執(zhí)行;

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作;

3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

(一)文書檔案

1.1歸檔范圍：

1.1.1、集團資料

各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等

公司章程

集團公司發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文

1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報的各類正式行文

1.1.3、外來文件

各政府機關部門、協(xié)會、學會下發(fā)給公司的與工程項目無關的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件

1.1.4、會議資料

會議紀要利用明源流程存檔

專題會會議講義

1.1.5、法律文件

合同、協(xié)議審核;

訴訟材料

1.1.6、物資采購合同

1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料

1.2歸檔要求：

1.2.1、集團證照資料：由財務部關注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復制登記。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

(二)人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;

2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;

2.1.3職稱評定材料;

2.1.4面試表;

2.1.5勞務合同糾紛及處理材料;

2.1.6員工培訓計劃、總結(jié)、方案

2.2、歸檔要求

2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

(三)建設類檔案

3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察設計、施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同(協(xié)議)。

3.1.2預算、結(jié)算文件：

3.1.3項目核準(立項)階段

3.1.4方案審查階段

3.1.5初設審查階段

3.1.6施工許可證階段

3.1.7預售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段

3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關部門或行業(yè)管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關的管理人員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。

3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負責人保管。

(四)會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

4.1.2、會計賬簿類：

(1)總賬;

(2)現(xiàn)金日記賬，

(3)銀行存款賬、銀行明細賬;

(4)輔助賬簿;

4.1.3財務報告類：

(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務所審計后);

(2)月度、季度財務報表;

(3)不定期重要一次性報表;

(4)審計報告;

(5)驗資報告;

(6)資產(chǎn)評估報告。

4.1.4其他類：

(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;

4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內(nèi)完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;

4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

(五)實物檔案

5.1、歸檔范圍：

5.1.1、照片、音像類

(1)反映公司工程建設、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

(2)黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。

(3)公司組織或參與的重大外事活動。

(4)記錄公司重大事件。

(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。

(6)其他具有保存價值。

5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

(一)移交

1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

1.2、各部門培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

(二)整理

鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

(三)編號

(公司)簡稱+(業(yè)務部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

四、檔案的利用

(一)查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

(1)總經(jīng)理、人事行政部負責人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責范圍內(nèi)的檔案。

(4)跨部門檔案查閱需由主管領導批準，并填寫借閱單。

(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

1.2、檔案查閱程序要求

(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。

(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。

(二)借閱

2.1、借閱程序要求

(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

2.2、檔案的歸還

(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。

2.3、其他規(guī)定

會計檔案原則上不借出。

(三)檔案復制

申請復制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進行復制提供給查閱者。

五、檔案的保管

(一)檔案的保管期限

各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

(二)專項檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

2.2、電子版檔案的傳遞和保存

(1)原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

(三)檔案的正式裝盒、造冊

3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標準進行。

3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。

(四)檔案的存放

檔案建目后應存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，借用人應請有關部門協(xié)助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關人員的責任。

六、檔案的銷毀

(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

(二)程序及要求

2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前檔案管理人員應再次進行核對;銷毀時應有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認。

2.3、檔案銷毀情況應做到及時登記。

(三)會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應當由至少兩人共同銷毀并簽字確認。

3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務負責人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業(yè)務自行經(jīng)辦或處理;

5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業(yè)務秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務相關的工作;

6、嚴禁與工作無關的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地;

7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露;

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

第9篇某某集團公司檔案管理制度

某集團公司檔案管理制度

第一條范圍及職責

1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

2、各部門需存檔的資料:

2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;

2.5 商場

2.6 招商部:

2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。

4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

第二條借閱

1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。

第三條銷毀

1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。

3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

第四條其它

1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。

第10篇某某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度

一、安全生產(chǎn)檔案員職責

1、負責對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進行管理。

2、負責對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。

3、負責檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。

4、負責安全檔案的放火、防潮、防盜等。

5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。

二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容

安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀要、各種設備的檢修、運轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風記錄、防墜實驗記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。

三、檔案文檔一般要求

1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標識記錄。

2、破損文件材料要及時修復。

3、標識簽署齊全。

4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。

四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。

第11篇公司員工檔案制度

公司的員工檔案有幾種,如原始的檔案,公司員工培訓檔案,業(yè)績檔案等,對于這些不同的檔案如何進行管理呢以下是公司員工檔案管理制度的范本,僅供參考。

員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領導審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領導審批后,由人資行政部辦理。

5、員工業(yè)績、培訓檔案:

員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。

⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。

⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

⑸員工離職后,員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

涉及部門

簽發(fā)人簽名

部經(jīng)理:

現(xiàn)將《員工檔案管理制度》抄發(fā)你部門,請嚴格執(zhí)行。

總經(jīng)理:(簽名)

執(zhí)行負責人簽名

總經(jīng)理:

茲收到《員工檔案管理制度》,本人明白本職責的詳細內(nèi)容,并謹此聲明本人保證盡職盡責做好本職工作。

部門經(jīng)理:(簽名)

第12篇裝飾設計工程公司檔案管理制度

裝飾設計工程公司檔案管理制度1總則

1.2 本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔

1.3 公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

1.4 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。2檔案的收集與管理

2.1 堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應設立兼職檔案管理員,負責管理本部門的文件資料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動,應及時通知公司檔案主管部門。

2.2 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。

2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。

2.4 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。

2.5 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會議等公務活動的人員,在核報旅差費時,必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能給予報銷。

2.6 本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能報銷相關的會議費用。

2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務,掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財務檔案暫由財務部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍

3.1 重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗材料、會議紀錄等。

3.2 上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資

3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關單位往來的文書。

3.4 本公司向上級的請示與上級機關的批復。

3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、報告、會議紀錄等。

3.6 本公司與相關單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。

3.7 本公司關于中、高層管理人員職務任免的文件資料,以及員工考核、獎懲的文件資

3.8 本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。

3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。4平時歸檔

4.1 各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

4.2 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。

4.3 公文承辦人員應及時將已處理完畢或經(jīng)領導批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。